Можно ли уведомить с приказом сотрудника по электронной почте

Содержание
  1. Увольнение по СМС: когда можно использовать электронную переписку в трудовых спорах и отношениях
  2. Способы извещения работников: есть ли выбор у работодателя
  3. Уведомление работников посредством СМС-сообщений и мессенджеров
  4. Уведомление работодателя с помощью СМС-сообщений и мессенджеров 
  5. В каких случаях не получится ограничиться смс-сообщениями
  6. Как подтвердить факт направления сообщений
  7. Электронная переписка с работниками в качестве доказательства в суде
  8. Организация электронной переписки в рабочих целях
  9. Использование электронной переписки по кадровым вопросам
  10. Ознакомление работников с внутренними документами по электронной почте
  11. Запрос объяснений от работника
  12. Направление приказа о дисциплинарном взыскании
  13. Как правильно уведомить работника о составе зарплаты в электронной форме
  14. Можно ли использовать электронные расчетные листки
  15. Сведения, которые указывают в расчетных листках
  16. МИНТРУД СЧИТАЕТ, ЧТО РАСЧЕТНЫЕ ЛИСТКИ МОЖНО НАПРАВЛЯТЬ ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ
  17. Что сделать, чтобы внедрить электронные расчетные листки
  18. Варианты массового ознакомления сотрудников с приказом | Статья
  19. Вариант 1. Подключение в DIRECTUM всех пользователей
  20. Плюсы данного варианта реализации:
  21. Минусы данного варианта реализации:
  22. Вариант 2. Использование Outlook в связке с программой Overdoc
  23. Преимущества данного варианта реализации:
  24. Недостатки данного варианта реализации:
  25. Вариант 3. Интеграция системы DIRECTUM с ЮЗДО системой Synerdocs
  26. Плюсы варианта:  
  27. Минусы варианта:
  28. Подведем итоги

Увольнение по СМС: когда можно использовать электронную переписку в трудовых спорах и отношениях

Можно ли уведомить с приказом сотрудника по электронной почте

  • Новости
  • Трудовые отношения

Увольнение по СМС: когда можно использовать электронную переписку в трудовых спорах и отношениях

5 июня 2018 Алексей Крайнев Юрист по налоговым, трудовым и гражданским правоотношениям

Электронные способы общения — СМС, переписка в мессенджерах или по электронной почет уже настолько прочно вошли в повседневную жизнь, что многие компании решают придать этим видам коммуникации официальный характер.

В трудовых договорах и локальных нормативных актах организаций появляются положения о допустимости использования «цифрового» уведомления сторон трудового договора о тех или иных фактах.

Но насколько законны такие способы общения? Признают ли их контролирующие органы и суды, если возникнет трудовой спор? Давайте разбираться.

Трудовое законодательство предусматривает довольно много ситуаций, когда работодатель вынужден общаться с работником на официальном уровне. Например, работодатель обязан официально (в письменной форме) направить сотруднику следующие извещения и предупреждения:

  • о размере и составных частях заработной платы (ст. 136 ТК РФ);
  • о предстоящих изменениях условий трудового договора (ст. 74 ТК РФ);
  • о прекращении срочного трудового договора (ст. 79 ТК РФ);
  • об увольнении в связи с сокращением штата, либо ликвидацией организации (ст. 180 ТК РФ);
  • о необходимости явиться за трудовой книжкой (ст. 84.1 ТК РФ).

Помимо этого, в письменной форме запрашиваются объяснения по факту совершения работником проступков для решения вопроса о привлечении его к ответственности (ст. 193 ТК РФ).

Работник, в свою очередь, также обязан письменно обращаться к работодателю в определенных ситуациях. Самый распространенный случай — предупреждение об увольнении по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ). Есть и другие ситуации.

Например, статья 379 ТК РФ обязывает работника известить работодателя в письменной форме об отказе от выполнения работы, не предусмотренной трудовым договором.

Также письменное извещение требуется, если работник решил приостановить работу из-за невыплаты зарплаты (ст. 142 ТК РФ).

Общим для всех перечисленных случаев является тот факт, что Трудовой кодекс обязывает составлять названные документы в письменной форме, но не регулирует порядок их передачи между сторонами трудового договора. Значит ли это, что указанные извещения, предупреждения и прочие документы можно направить по электронным каналам связи (например, по электронной почте, в виде СМС или ММС-сообщения или сообщения в мессенджере)?

Также возникает вопрос о том, можно ли использовать названные средства электронного общения для передачи информации (извещений, сообщений, предупреждений, уведомлений и проч.) в случаях, которые прямо не предусмотрены Трудовым кодексом.

Например, может ли работник уведомить работодателя СМС-сообщением о том, что заболел и задерживается из-за этого в командировке? Вправе ли работодатель направить сотруднику через Viber или WhatsApp сообщение о том, что ему необходимо приступить к работе? Об этих и других ситуациях пойдет речь далее.

Способы извещения работников: есть ли выбор у работодателя

В некоторых случаях ответ на вопрос, можно ли применять современные средства коммуникации для направления уведомления, извещения или другого документа есть в Трудовом кодексе.

Если в статье ТК РФ, которая регулирует порядок вручения работнику соответствующего документа, сказано, что это надо делать под подпись, то очевидно, что никакие электронные способы общения в данном случае применяться не могут.

Документ необходимо составить на бумаге и передать его лично работнику для подписания. К таким «бумажным» документам относятся:

  • документы, подтверждающие ознакомление работника с локальными актами организации, включая правила внутреннего трудового распорядка, и коллективным договором (ст. 22 и 68 ТК РФ);
  • приказы о приеме на работу, об увольнении и наложении дисциплинарного взыскания (ст. 68, 84.1 и 193 ТК РФ);
  • документы, регулирующие порядок обработки персональных данных (ст. 86 и 88 ТК РФ);
  • уведомление о праве инвалидов и женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет, на отказ от сверхурочной работы, а также работы в выходные и праздничные дни (ст. 99 и 113 ТК РФ);
  • уведомление о времени начала отпуска (ст. 123 ТК РФ);
  • уведомление о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата (ст. 180, 292 и 296 ТК РФ).

Бесплатно составлять кадровые документы по готовым шаблонам и вести кадровый учет в веб-сервисе

Исключением является случай, когда человек принимается на дистанционную работу. Ознакомление такого сотрудника с необходимыми документами может происходить путем обмена электронными версиями документов (ст. 312.1 ТК РФ).  

В остальных ситуациях возможен выбор способа извещения работника. Так, например, Минтруд России в письме от 21.02.17 № 14-1/ООГ-1560 прямо разрешил направлять расчетные листки по электронной почте. А ведь статья 136 ТК РФ требует информировать работника о составных частях зарплаты в письменной форме.

Получается, что Минтруд признал: извещение по электронной почте для целей ТК РФ является извещением в письменной форме. При этом чиновники указали, что такой порядок информирования работника нужно закрепить в трудовом договоре, коллективном договоре или локальном нормативном акте (см.

«Минтруд: работодатели могут направлять работникам расчетные листки по электронной почте»).

Бесплатно рассчитать аванс и зарплату с учетом всех актуальных на сегодня показателей

Из этого частного случая можно сделать общий вывод: если Трудовой кодекс не говорит о необходимости получить подпись сотрудника под извещением, предупреждением либо иным документом, работодатель может направить его работнику по электронной почте. При этом нужно заранее закрепить такую возможность в локальном нормативном акте, коллективном или трудовом договоре.

Уведомление работников посредством СМС-сообщений и мессенджеров

Можно ли для уведомления работников использовать СМС-сообщения и сообщения в мессенджерах? Приравниваются ли такие сообщения к письменным документам, и могут ли подтверждать факт уведомления работника в тех случаях, когда его подпись не требуется? К сожалению, разъяснений контролирующих органов на этот счет нет. А вот анализ судебной практики дает повод для оптимизма.

Как правило, суды принимают подобную переписку в качестве доказательств. Так, нам удалось найти лишь одно дело, в котором суд признал СМС-сообщения недопустимым доказательством и отказался их рассматривать. При этом никаких пояснений такому решению судьи не дали. Возможно потому, что в данном споре были чисто процедурные нарушения при представлении доказательств (см.

апелляционное определение Свердловского областного суда от 01.03.17 по делу № 33-3376/2017). В остальных изученных нами спорах суды считали сообщения в мессенджерах и СМС-сообщения допустимым способом извещения сотрудников.

Например, Хабаровский краевой суд признал сообщение, переданное посредством мессенджера, в качестве доказательства надлежащего уведомления работника о том, что его отпуск закончен, и ему необходимо приступить к работе (апелляционное определение от 29.05.17 по делу № 33-4096/2017).

А Пермский краевой суд счел допустимым уведомление работника посредством электронной почты, сообщений через мобильные приложения Viber и WhatsApp, социальную сеть «ВКонтакте». Этими способами работодатель известил сотрудника о необходимости явки на работу для объяснения причины длительного отсутствия на рабочем месте (апелляционное определение от 04.10.17 по делу № 33-10980/2017).

Использование для уведомления работников СМС-сообщений также признается правомерной практикой. Например, Приморский краевой суд согласился, что работодатель мог уведомить сотрудника о наложении дисциплинарного взыскания и об увольнении посредством СМС. Правда, в данном случае работа сотрудника носила удаленный характер.

Несомненно, этот факт повлиял на выводы судей, которые прямо указали: с учетом удаленности места осуществления трудовой функции работника, компания предприняла достаточные, разумные и обоснованные усилия по извещению сотрудника, в том числе СМС-сообщениями, о применяемых дисциплинарных взысканиях (апелляционное определение от 11.10.16 по делу № 33-9899/2016).

Сразу же отметим, что удаленный характер работы вовсе не является обязательным условием использования СМС-сообщений для официального общения с работниками. В качестве примеров можно привести апелляционные определения Ростовского областного суда от 17.11.16 по делу № 33-18542/2016 и Иркутского областного суда от 22.06.17 по делу № 33-5844/2017.

В первом деле судьи сочли СМС-сообщение надлежащим уведомлением работника о необходимости явиться на рабочее место, чтобы ознакомиться с приказом о переводе на другую работу. А во втором споре СМС-сообщение послужило доказательством истребования у работника письменного объяснения по факту проступка для привлечения его к ответственности.

При этом в обоих случаях речь шла об «обычных», а не дистанционных работниках.

Уведомление работодателя с помощью СМС-сообщений и мессенджеров 

Заметим, что возможность направлять «цифровые» уведомления имеется не только у работодателя, но и у работников. Так, в судебной практике есть примеры, когда суды признавали СМС-сообщения и переписку в мессенджерах в качестве доказательств добросовестного поведения работника.

Например, судьи соглашались, что работник мог такими способами согласовать с начальством свое отсутствие на рабочем месте, а значит, не прогулял работу (апелляционные определения Хабаровского краевого суда от 12.10.12 по делу № 33-5847/2012 и Свердловского областного суда от 20.05.

16 по делу № 33-8564/2016). Еще в одном споре судьи подтвердили право работника на компенсацию задержки зарплаты, применив в качестве доказательства СМС-сообщения из банка.

Из этих сообщений следовало, что работодатель перечислял зарплату позже установленного срока (апелляционное определение Самарского областного суда от 14.11.17 по делу № 33-14588/2017).

Также суды признают СМС-сообщения допустимым способом предупреждения работодателя об увольнении работника по собственному желанию (апелляционные определения Оренбургского областного суда от 14.01.16 по делу № 33-35/2016 и Свердловского областного суда от 20.05.16 по делу № 33-8564/2016).

В некоторых случаях СМС-переписка может выступать в качестве доказательства наличия трудовых отношений. Так, в упомянутом апелляционном определении Свердловского областного суда от 20.05.16 по делу № 33-8564/2016 судьи пришли к следующему выводу.

СМС-сообщения, которыми сотрудник отпрашивался с работы и уведомил о своем желании уволиться, а также ответные сообщения от начальника с соответствующими подтверждениями, являются доказательством того, что между сторонами имелись трудовые отношения.

А из апелляционного определения Московского городского суда от 16.05.

17 № 33-13015/2017 следует, что факт заключения трудового договора может подтверждаться электронной перепиской, если она свидетельствует о том, что работник соблюдал трудовую дисциплину, подчинялся локальным нормативным актам организации и выполнял возложенные на него обязанности.

Бесплатно составить и распечатать трудовой договор

В каких случаях не получится ограничиться смс-сообщениями

Однако в ряде случаев суды отказываются принимать «цифровую» переписку в качестве доказательства определенных фактов.

Например, не получится подтвердить СМС-сообщением факт болезни, так как по закону единственным документом, который доказывает неспособность работника осуществлять трудовую деятельность, является листок нетрудоспособности (апелляционное определение Московского городского суда от 02.06.17 № 33-14843/2017). При этом заметим, что хотя СМС-сообщение и не является доказательством болезни, но вполне может быть подтверждением того, что сотрудник не вышел на работу по уважительной причине. Другими словами, работник не вправе рассчитывать, что работодатель выплатит ему больничное пособие на основании лишь СМС-сообщения о болезни, но и уволить такого сотрудника будет сложно.  

Попадают в такие ситуации и работодатели. Например, суд не признал СМС-сообщение надлежащим письменным уведомлением работника о необходимости явиться за трудовой книжкой (апелляционное определение Ростовского областного суда от 11.07.16 по делу № 33-10321/2016).  Таким образом, в подобных случаях лучше направлять работнику также официальную бумагу, а не ограничиваться «цифровым» общением.

Как подтвердить факт направления сообщений

Как видим, суды довольно часто принимают СМС-сообщения и электронную переписку в качестве допустимого способа коммуникации в трудовых отношениях. Однако надо иметь в виду, что в суде может понадобиться доказательство того, что стороны использовали электронный способ общения.

  Основные сложности здесь связаны с тем, что цифровые сообщения (СМС-сообщения и сообщения в мессенджерах) сами по себе не позволяют идентифицировать лиц, участвующих в переписке (апелляционные определения Верховного суда Республики Башкортостан от 06.06.

16 по делу № 33-10730/2016 и Верховного суда Чувашской Республики от 02.10.17 по делу № 33-4947/2017).

Поэтому если имеются основания полагать, что другая сторона будет отрицать получение соответствующего сообщения, то стоит запастись детализацией по номеру и расшифровкой СМС-сообщений (апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 29.06.16 по делу № 33-4838/2016).

А в особо сложных ситуациях может пригодиться специальный вид доказательства — заверенный нотариусом протокол осмотра (апелляционное определение Свердловского областного суда от 16.06.16 по делу № 33-10508/2016).

Проследите, чтобы в таком протоколе были отражены текст сообщения, а также иные данные: номера телефонов отправителя и получателя, дата, время сообщения, информация о доставке и прочтении, если она предоставляется мессенджером.

Понятно, что составление такого протокола потребует дополнительных затрат (как финансовых, так и временны́х), но зато и шансы, что доказательство будет принято и рассмотрено судом, возрастают практически до 100 процентов.

Бесплатно вести кадровый учет в веб‑сервисе

Источник: https://www.BuhOnline.ru/pub/comments/2018/6/13548

Электронная переписка с работниками в качестве доказательства в суде

Можно ли уведомить с приказом сотрудника по электронной почте

В компании переписка руководства с работниками часто ведется в электронном виде или через смс-сообщения. Принимают ли суды такие сообщения в качестве доказательства фактов, имеющих значение для разрешения трудовых споров?

Во многих компаниях переписка с работниками по электронной почте или посредством смс-сообщений уже давно сложившаяся практика. С помощью таких сообщений работодатель может давать задания работникам, знакомить их с новыми внутренними документами и уведомлять о каких-то важных для работника и работодателя событиях.

Впоследствии распечатки такой переписки могут стать важным (а иногда и единственным) доказательством в суде при рассмотрении трудового спора. На этот случай лучше подстраховаться заранее.

В частности, можно предусмотреть во внутренних документах и трудовых договорах обязанность работников проверять электронную почту и читать смс-сообщения, а также закрепить в специальном документе порядок использования такой переписки.

При этом следует учитывать, что в некоторых случаях документы желательно отправлять все-таки в бумажном, а не электронном виде.

Организация электронной переписки в рабочих целях

Многим работодателям удобно направлять работникам различные задания, вопросы, а также документы, связанные с текущей работой, по электронной почте, а иногда и в смс-сообщениях или посредством таких сервисов, как Skype, WhatsApp, Viber и др.

Плюсов такой организации работы немало: электронные сообщения позволяют не только оперативно донести до работника необходимую информацию, но еще и подтвердить, что руководитель работника действительно направлял своему подчиненному конкретное сообщение — например, служебное задание (за счет того, что сообщения сохраняются у отправителя в папке исходящих). Распечатки такой переписки могут стать эффективным доказательством в суде. Например, если работник будет утверждать, что не получал никаких поручений и выполнил свои обязанности в полном объеме. Но чтобы впоследствии не возникло проблем в суде, лучше включить в локальные нормативные акты, должностные инструкции, а также трудовые договоры с работниками ряд дополнительных положений.

Во-первых, если в компании в целом работа устроена таким образом, что все или некоторые задания отправляются с помощью электронных средств связи, то необходимо закрепить порядок такой работы в локальном акте (например, в Правилах внутреннего трудового распорядка или отдельном документе).

При этом важно закрепить, что переписка между работодателем и работником по вопросам, связанным с выполнением работником своих обязанностей (письма, уведомления и т. д.

), имеет такую же юридическую силу, как и обмен документами в бумажном виде, а использование в такой переписке электронной цифровой подписи не обязательно.

Во-вторых, не лишним будет предусмотреть в числе обязанностей работников проверять электронную почту с определенной периодичностью (например, каждые два часа в течение рабочего дня или смены).

В практике есть случаи, когда даже без документального закрепления этой обязанности работодателям удавалось доказать, что это входило в обязанности работника. Но лучше подстраховаться заранее и включить такую обязанность.

Тогда и в суде будет проще доказывать, что работник не выполнил задание и тем самым нарушил трудовую дисциплину.

В-третьих, если работодатель установил возможность ведения электронной переписки с работником, то в трудовом договоре нужно указать конкретные способы связи, а также адреса электронной почты работника и его руководителя или номера их мобильных телефонов, по которым будет осуществляться связь. Причем желательно указать в трудовом договоре адрес не только корпоративной, но и личной почты работника (на случай, если он окажется вне рабочего места без доступа к корпоративной почте).

Использование электронной переписки по кадровым вопросам

Помимо переписки по чисто рабочим вопросам электронная почта может использоваться и для направления кадровых документов: например, для ознакомления работника с внутренними документами или для отправления ему документов, связанных с наложением дисциплинарного взыскания. Однако как показывает практика, предоставление такой переписки не всегда помогает работодателям в суде.

Ознакомление работников с внутренними документами по электронной почте

Согласно статье 22 Трудового кодекса, работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Поэтому, если работодатель ознакомит работника с внутренним документом только по электронной почте, а затем решит наложить на этого работника дисциплинарное взыскание за нарушение такого внутреннего документа, есть риск, что суд признает дисциплинарное взыскание незаконным по чисто формальной причине — именно из-за отсутствия ознакомления под роспись.

Если предусмотреть во внутреннем документе, что ознакомление с новыми локальными актами возможно не только под роспись, но и по электронной почте, то будет больше шансов на выигрыш в суде.

Например, в одном деле банк объявил выговор директору службы безопасности за то, что тот одобрил заемщику кредит, не проверив необходимые сведения о нем. Проверять эти сведения сотрудник был обязан на основании инструкции по обеспечению экономической безопасности бизнеса.

Работник обжаловал приказ о наложении дисциплинарного взыскания. В суде он настаивал на том, что не был ознакомлен под роспись с указанной выше инструкцией.

Суд установил, что инструкция высылалась ему по электронной почте с целью ознакомления личного состава подразделения банка и в силу своей должности он был обязан и сам ознакомиться с ее содержанием (это подтверждала выписка из архива электронной переписки).

Причем работник был ознакомлен с порядком использования корпоративной электронной почты под роспись. Кроме того, аналогичные обязанности по идентификации заемщиков были предусмотрены в должностной инструкции, с которой работник тоже был ознакомлен под роспись. На этом основании суд отказал работнику в иске (определение Приморского краевого суда от 06.03.14 по делу № 33–1126).

Запрос объяснений от работника

Довольно часто руководители отправляют своим подчиненным электронные письма или смс-сообщения с требованием объяснить отсутствие на рабочем месте. При этом они считают, что этого достаточно для соблюдения порядка наложения дисциплинарного взыскания в случае прогула или опоздания.

Логика следующая: работодатель затребовал письменное объяснение, а значит, требования статьи 193 Трудового кодекса соблюдены. Но в такой ситуации на электронный адрес работника лучше отправить сканированную копию документального запроса письменных объяснений (с собственноручной подписью уполномоченного лица).

Тогда суд, возможно, признает порядок назначения дисциплинарного взыскания соблюденным (определение Московского областного суда от 20.10.11 по делу № 33–23754).

Если же запрос о причинах отсутствия будет отправлен работнику просто в «теле» обычного сообщения по электронной почте или смс, то велика вероятность, что суд из-за этого признает несоблюденным весь порядок вынесения дисциплинарного взыскания (определение Санкт-Петербургского городского суда от 09.06.14 № 33–9039).

Направление приказа о дисциплинарном взыскании

Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе.

Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт (ч. 6 ст. 193 ТК РФ).

Это императивные правила, и в этой норме четко говорится о необходимости уведомления работника именно под роспись.

Однако в некоторых ситуациях суды не видят нарушения порядка применения дисциплинарных взысканий в случае направления работнику сканированной копии приказа (например, об увольнении) по электронной почте. Особенно если работодатель и работник находятся в разных городах.

Например, в одном деле суд рассматривал иск работника о понуждении работодателя к ознакомлению с распоряжением о наложении дисциплинарного взыскания в виде выговора.

Работник настаивал на том, что работодатель нарушил порядок наложения дисциплинарного взыскания, поскольку отправил ему только скан распоряжения по электронной почте. То есть суть нарушения порядка, по мнению работника, заключалась в том, что его не ознакомили с распоряжением очно и под роспись.

Суд в иске отказал.

Правда, главным образом это произошло из-за того, что работник пропустил процессуальный срок, но попутно суд отметил, что часть 6 статьи 193 Трудового кодекса предоставляет работнику право своевременно узнать о том, что его привлекают к дисциплинарной ответственности, и направлена на обеспечение возможности своевременного обжалования действий работодателя. С учетом этого, а также принимая во внимание тот факт, что работник и работодатель находились в разных городах, суд решил, что, отправив распоряжение о наложении выговора по электронной почте, работодатель не нарушил порядок наложения дисциплинарного взыскания (апелляционное определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 21.05.13 по делу № 33–1953/2013).

Полную версию статьи «Электронная переписка с работниками. Имеют ли доказательственную силу сообщения, направленные по e-mail и смс» читайте в №6, 2015

Источник: https://zakon.ru/blog/2015/11/27/elektronnaya_perepiska_s_rabotnikami_v_kachestve_dokazatelstva_v_sude

Как правильно уведомить работника о составе зарплаты в электронной форме

Можно ли уведомить с приказом сотрудника по электронной почте
расчетный листок

  • Где можно размещать электронные расчетные листки
  • Как не нарушить закон о персональных данных при использовании электронных расчетных листков
  • Можно ли полностью уйти от расчетных листков в бумажной форме

В статье разобрал, можно ли направлять расчетные листки по электронной почте или размещать их в личном кабинете на корпоративном сайте. Также показал, какие правила нужно соблюдать и какие документы составлять, если компания решит делать расчетные листки электронными.

Можно ли использовать электронные расчетные листки

ТК говорит, что работодатель обязан извещать работника о сумме зарплаты, ее составных частях и удержаниях в письменной форме. Обычно это толкуют буквально. Но суды полагают, что необязательно вручать именно бумажные листки. Уведомлять можно через страницу в сети, через которую лицо, вводя логин и пароль, получает доступ к расчетным листкам.

Сведения, которые указывают в расчетных листках

  • Составные части зарплаты, причитающейся за соответствующий период
  • Размеры и основания произведенных удержаний
  • Размеры иных сумм, начисленных работнику
  • Общая денежная сумма, подлежащая выплате (ч. 1 ст. 136 ТК)

Судебная практика
Работник требовал взыскать задолженность по зарплате.

Суды отказали из-за пропуска срока, так как истец знал о начисляемой и выплачиваемой зарплате. На основании трудового договора расчетные листки предоставлялись в электронном виде. Сотрудник имел свободный доступ к сведениям о зарплате и начислениях, так как расчетные листки размещались на внутреннем сайте работодателя.

Истец неоднократно заходил туда и знакомился с расчетами, используя логин и пароль (апелляционное определение суда ХМАО-Югры от 15.04.2014 по делу № 33–1540/2014).

Аналогичные выводы о законности размещения расчетных листков на внутреннем сайте компании делали и другие суды (апелляционное определение Новосибирского областного суда от 24.06.

2014 по делу № 33–5183/2014, определение ВС Республики Башкортостан от 31.03.2015 № 33–4385/2015 и др.). Полагаю, что позиция судов обоснованна. Вход работника и работодателя в личный кабинет посредством логина и пароля может рассматриваться как простая электронная подпись.

В свою очередь, подписанная ей электронная информация признается электронным документом, равнозначным подписанному собственноручно документу на бумажном носителе (ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ, далее — Закон № 63-ФЗ).

Особая ситуация возникает с дистанционными работниками. Согласно ч. 4 ст. 312.1 ТК, если гл. 49.

1 ТК предусмотрено взаимодействие путем обмена электронными документами, используются усиленные квалифицированные электронные подписи. К таким ситуациям как раз относится ознакомление с расчетными листками.

Получается, что в случае с дистанционными работниками использовать простую электронную подпись нельзя, хотя риски в данном случае малы.

Некоторые суды также признают правомерность использования электронной, в том числе корпоративной, почты для отправки расчетных листков работнику.

Из решения суда:
«Довод жалобы о ненадлежащем извещении истца о составных частях зарплаты судебная коллегия считает несостоятельным, поскольку в соответствии с приказом утверждена форма расчетных листков и порядок их выдачи, согласно которому расчетные листки согласно письменному заявлению работника направляются на корпоративную электронную почту» (апелляционное определение Тюменского областного суда от 16.08.2017 по делу № 33–4774/2017).

Оренбургский областной суд также допускает использование электронной почты для отправки расчетных листков работнику, если есть письменное согласие последнего (апелляционное определение от 25.01.

2017 по делу № 33–578/2017 (33–10750/2016)). Однако с указанной позицией судов сложно согласиться. ТК требует извещения именно в письменной форме.

Согласовывать изменение императивных требований ТК работник и работодатель не могут.

Обратите внимание. Если работник запросит копии расчетных листков в порядке ст. 62 ТК, работодателю придется их распечатать и заверить. Таким образом, полностью избежать бумажной формы не получится.

МИНТРУД СЧИТАЕТ, ЧТО РАСЧЕТНЫЕ ЛИСТКИ МОЖНО НАПРАВЛЯТЬ ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ

Ведомство пишет, что извещение о составе зарплаты посредством электронной почты не нарушает закон, если предусмотрено в трудовом, коллективном договоре, ЛНА.

Минтруд в письме от 21.02.2017 № 14–1/ООГ-1560 указал, что расчетные листки можно направлять по электронной почте. Такой порядок не нарушает ст. 136 ТК, если он предусмотрен в трудовом, коллективном договоре, ЛНА. Это связано с тем, что «ТК не регламентирует порядок извещения работника о составных частях зарплаты (расчетный листок)».

Формулировки и оговорки в письме подобраны достаточно тщательно — так, чтобы нельзя было предъявить претензий. Во-первых, Минтруд отмечает, что письмо — не разъяснения.

Во-вторых, ведомство ссылается на то, что порядок извещения не установлен в отношении расчетных листков. И это действительно так: в ст. 136ТК отдельно рассматриваются вопросы извещения о составных частях зарплаты в ч.

1 и утверждения формы расчетного листка в ч. 2, как будто эти вопросы и не связаны.

В-третьих, Минтруд указывает, что можно известить посредством электронной почты, но не пишет как.

В-четвертых, Минтруд через запятую перечисляет документы, в которых надо предусмотреть возможность извещения работника посредством электронной почты. Если трактовать это буквально, то получается, что возможность отправки расчетных листков по электронной почте надо предусмотреть сразу в трех документах: ЛНА, трудовом и коллективном договорах.

Что сделать, чтобы внедрить электронные расчетные листки

Если решите использовать расчетные листки, предпримите следующие действия.

Оформите простые электронные подписи. Как уже отмечалось, простая электронная подпись может быть реализована путем создания личного кабинета, доступ к которому требует ввода пароля и логина.

Это может быть личный кабинет в Интранете, то есть внутренней сети организации, или в файлообменнике, например SharePoint.

Файлы листков, которые будут выкладываться, должны содержать в свойствах ссылку на компанию-работодателя и ее представителя.

Заключите соглашения с работниками. Создать простую электронную подпись недостаточно. Нужно также заключить с каждым работником соглашение об ее использовании. Сделать это можно в форме допсоглашения к трудовому договору. Среди прочего укажите в соглашении:

— обязанность лица, создающего ключ простой электронной подписи, сохранять его конфиденциальность. Работник и работодатель должны хранить пароль и логин в тайне и не передавать их третьим лицам;

— порядок определения лица, подписывающего документ электронной подписью. Работник должен использовать только свои логин и пароль для входа в систему;

— порядок проверки электронной подписи (ч. 2 ст. 6, ч. 2 ст. 9 Закона № 63-ФЗ).

Закрепите порядок выдачи расчетных листков в ЛНА. ГИТ при плановых проверках выясняет, извещал ли работодатель работников о составных частях зарплаты.

Чтобы минимизировать претензии ГИТ, закрепите порядок выдачи расчетных листков с использованием простой электронной подписи в ЛНА. Во время проверки предъявите ЛНА инспекторам. Отметьте, что согласно ст.

136ТК работодатель обязан извещать работников о составных частях зарплаты, но не обязательно под роспись.

Установите в ЛНА правила использования простой электронной подписи. Кроме того, закрепите обязанность работников знакомиться с расчетными листками.

Пример
Расчетные листки размещаются в личных кабинетах работников на корпоративном сайте. Работодатель в дни выплаты зарплаты отправляет на корпоративную электронную почту каждого работника письмо со ссылкой на личный кабинет, где размещается расчетный листок. Работник обязан регулярно проверять корпоративную электронную почту.

Соблюдайте законодательство о персональных данных. Ограничьте доступ к данным со стороны третьих лиц, возьмите с работников согласие на хранение данных в системе, а также в зависимости от ситуации и другие формы согласия.

Совет. Рекомендую, чтобы в системе функционировал электронный автоматический журнал, который фиксировал бы загрузку листков работодателем и действия работника по получению доступа к ним. Такой журнал поможет в случае спора подтвердить направление расчетных листков работнику.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/bestjurist/kak-pravilno-uvedomit-rabotnika-o-sostave-zarplaty-v-elektronnoi-forme-5df239e216ef9000acf9a95f

Варианты массового ознакомления сотрудников с приказом | Статья

Можно ли уведомить с приказом сотрудника по электронной почте

У одного из наших действующих заказчиков, к использованию системы DIRECTUM подключено порядка 1/3 от общего числа сотрудников.

При этом в системе формируются различные приказы / распоряжения / нормативная документация, с которыми периодически возникает необходимость в короткий срок ознакомить всех сотрудников организации.

Для заказчика важно, чтобы в системе DIRECTUM обязательно проставлялась отметка, что сотрудник ознакомился с документом, а не просто его просмотрел. Также, в организации закуплены квалифицированные ЭП на всех сотрудников, которые подходят и для использования их в DIRECTUM.

Цель, которую преследует заказчик: организовать массовое ознакомление всех сотрудников с приказом в короткий срок, с возможным использованием «подручных средств», и максимально оптимизировав при этом свои расходы. Использование квалифицированной ЭП – принципиально для заказчика. Отметка «ознакомлен» сотрудника в том числе может использоваться организацией в дальнейшем в судебных разбирательствах.

Рассмотрим варианты реализации этой задачи.

Вариант 1. Подключение в DIRECTUM всех пользователей

На самом деле это самый простой вариант решения при заданных условиях, т.к. он не требует никаких доработок и интеграций с внешними системами.

Просто требуется расширить состав лицензий системы до полного охвата всех сотрудников организации и привязать к карточке каждого пользователя системы его действующий сертификат ЭП.

Тогда, в рамках типового маршрута, после согласования и утверждения приказа руководителем, на группу сотрудников будет падать задание на ознакомление с вложенным документом.

Рис.1. Карточка входящего задания на ознакомление сотрудника с приказом

Для комфортной работы «мобильных» сотрудников, просмотр документа и его подписание ЭП в системе DIRECTUM может осуществляться не только через desktop-приложение, но и через веб-браузер, а также различные мобильные приложения.

Уведомление о поставленной задаче может дублироваться на электронную почту сотрудников, для их своевременного оповещения. Права доступа на документ регулируются администратором системы – любое случайное изменение документа исключено.

В подтверждение об ознакомлении с документом, система просит каждого сотрудника проставить ЭП на документе по нажатию на кнопку «Ознакомлен» в карточке задания. ЭП сотрудника автоматически привязывается к карточке документа и в дальнейшем доступна для просмотра с его карточки.

Рис.2. Карточка привязанных подписей к документу

Немного отойдя в сторону, отмечу, что в принципе, вполне можно обойтись и простой ЭП и при этом все же иметь возможность использовать подписанный сотрудником такой подписью документ в судебных разбирательствах. Для этого нужно всего лишь верно оформить ее назначение внутри вашей организации.

Итак, для признания электронного документа, подписанного простой подписью, равнозначной документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, организации необходимо заранее зафиксировать данный факт во внутренних нормативных документах, в частности: в положении о документообороте и/или инструкции по делопроизводству.

В нормативных документах обязательно должны быть разграничены:

  1. Правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой ЭП.
  2. Обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой ЭП, соблюдать его конфиденциальность.

Удобство рассматриваемого варианта состоит в том, что все подписи будут привязаны в системе к одной версии документа. Для большего удобства можно настроить отчет по аналогии с листом согласования по выполненным заданиям (рис.3) – тогда в одном списке можно будет просмотреть информацию о том, кто уже ознакомился с документом, а кто – еще нет.

Рис.3. Пример сформированного по документу листа согласования

Также в системе DIRECTUM может быть дополнительно настроено периодическое (например, раз в день) оповещение ответственных о не ознакомленных с приказом сотрудников, с указанием их ФИО. Рекомендуется, чтобы эта проверка проводилась не ранее чем за 50% от отведенного срока исполнения задачи.

Плюсы данного варианта реализации:

  1. Единое информационное пространство для взаимодействия всех сотрудников организации.
  2. Если в приказ, по каким-либо причинам вносятся повторные правки, сотрудники всегда видят актуальную версию документа.
  3. Подписи всех ознакомленных сотрудников будут сохранены в системе на карточке документа и привязаны к одной версии.
  4. Доставка документа получателю и обработка результата ознакомления осуществляется исключительно средствами службы Workflow, что означает повышенную оперативность и надежность.
  5. Может использоваться и квалифицированная, и простая ЭП.
  6. Дополнительно система может отслеживать и уведомлять ответственных об истечении сроков действия сертификатов пользователей.

Минусы данного варианта реализации:

  1. Необходимость расширения количества лицензий системы. Если лицензирование конкурентное, то потребуется точный расчет достаточного количества лицензий для комфортной работы пользователей.
  2. При попытке подписания документа одновременно несколькими пользователями возникает конфликт блокировок документа.

Вариант 2. Использование Outlook в связке с программой Overdoc

А этот вариант позволит организации вообще обойтись без каких-либо дополнительных затрат, кроме настройки службы ввода.

После согласования и утверждения приказа, инициатором в системе формируется список внешних адресатов (офлайн сотрудников, контактная информация которых также хранится в системе, в справочнике «Персоны»).

Причем DIRECTUM рассылает документ на электронную почту сотрудников в специальном структурированном ESD-формате. Для просмотра и подписания документа в таком формате для внешних пользователей существует свободно распространяемая программа OverDoc, которая устанавливается на компьютер сотрудника.

Сотрудник получает приказ, направленный ему по электронной почте, открывает его в приложении OverDoc, и ставит на нем свою ЭП. После подписания приказа ЭП, сотрудник формирует исходящее письмо на закрепленный служебный адрес с вложением в него уже подписанного документа.

Рис.4. Окно программы OverDoc

Благодаря службе ввода системы DIRECTUM, при получении входящего письма на закрепленный служебный адрес запускается прикладной сценарий, который анализирует наличие подписи на переданном вложении (узел DigitalSignatures в ESD-документе) и фиксирует факт ознакомления сотрудника по его контактной почте непосредственно на карточке документа (ФИО, дата постановки подписи на документе). ЭП сотрудника также может быть импортирована в систему, вместе с документом в качестве новой версии.

Преимущества данного варианта реализации:

  1. Для ознакомления с документом и его подписания ЭП сотруднику не требуется работать в системе, т.е. компания экономит на лицензиях.

Недостатки данного варианта реализации:

  1. Для подтверждения ознакомления с документом, внешнему сотруднику необходимо каждый раз производить ряд дополнительных действий: сохранить документ из вложения, открыть его в OverDoc, подписать документ, сформировать исходящее письмо на закрепленный служебный адрес, вложить подписанный документ.

    В любом действии из этой цепочки легко можно ошибиться, например, при формировании ответного письма, сотрудник может случайно направить документ не на тот адрес.

  2. Подтверждение ознакомления сотрудника будет передаваться по протоколу электронной почты (SMTP), не гарантирующему доставку сообщений;
  3. В случае, если ЭП внешнего сотрудника должна попадать в систему DIRECTUM вместе с документом, то она будет загружаться в качестве новой версии.

    Таким образом, при необходимости ознакомить всех сотрудников с приказом, к карточке документа в системе DIRECTUM в результате будет привязано большое количество версий.

Примечание. Отмечу, что в рамках этого же варианта реализации нами исследовалась возможность подписания документа средствами Outlook.

В целом, протокол S/MIME шифрования Outlook обеспечивает аутентификацию, целостность сообщения, сохранение авторства и безопасность данных. Чтобы иметь возможность подписания сообщения усиленной квалифицированной электронной подписью всего лишь нужно указать сертификат сотрудника в настройках Outlook.

В сформированном системой DIRECTUM письме будет вложен документ-приказ в обычном формате и ссылка, для подтверждения ознакомления с ним. При подтверждении ознакомления сотрудником будет формироваться и подписываться исходящее письмо с вложенным документом на закрепленный служебный адрес. Служба ввода DIRECTUM также будет обрабатывать полученное письмо и фиксировать отметку об ознакомлении сотрудника на электронной карточке документа.

Недостатками этого альтернативного варианта является то, что:

1. Подпись ставится на тело исходящего письма с вложением, а не на сам документ.

2. Подпись остается в почтовом клиенте. А если настройки почтового сервера будут настроены на периодическое очищение, то отметка о подписании, в итоге будет вообще потеряна.

Вариант 3. Интеграция системы DIRECTUM с ЮЗДО системой Synerdocs

Примечание. Synerdocs – это сервис обмена электронными документами, который позволяет решать любые задачи отправки, приема и обработки юридически значимых электронных документов, подходит для любых пользователей.

В рамках данного варианта решения предполагаем, что оставшиеся внешние пользователи подключены к системе Synerdocs. Для текущих клиентов DIRECTUM напоминаю, что коннектор к системе обмена Synerdocs бесплатный и входит в базовую комплектацию системы. И единственные расходы, которых не удастся избежать – это тарификация по объему исходящих документов, т.е. по количеству адресатов рассылки.

Как это будет выглядеть? После согласования и утверждения приказа в системе DIRECTUM формируется комплект документов для всех адресатов и направляется через сервис Synerdocs. За это в системе DIRECTUM отвечает специальный коннектор «Интеграция с системами обмена», который, напоминаю, входит в базовую поставку системы.

Рис.5. Модуль интеграции Synerdocs с DIRECTUM

Работа внешнего сотрудника в Synerdocs происходит с любого современного браузера. При этом, все данные передаются по шифрованным каналам связи.

Система Synerodcs поддерживает множественное подписание документа квалифицированной ЭП сотрудниками одной организации.

Информация об ознакомлении сотрудника с документом передается и хранится в системе DIRECTUM, которая в данном случае выступает в качестве электронного архива подписанных документов.

Рис.6. Веб-интерфейс системы Synerdocs 

Плюсы варианта:  

  1. Прозрачная тарификация решения, небольшая стоимость.
  2. Для ознакомления с документом и его подписания ЭП, сотруднику не требуется работать в системе, что экономит бюджет компании на расширение количества лицензий и стоимость ежегодного абонемента.
  3. Для подтверждения ознакомления с документом внешнему сотруднику не нужно производить никакие «лишние» действия: он изучает документ прямо в интерфейсе Synerdocs и там же ставит ЭП на документ.

    Данная отметка будет автоматически передаваться в DIRECTUM и фиксироваться в карточке электронного документа.

  4. Расширение функционала DIRECTUM.

    Система Synerdocs также может использоваться для обмена другими документами (включая накладные, счета-фактуры и договоры) с внешними контрагентами и быстрой подготовки документов к отправке в контролирующие органы.

Минусы варианта:

  1. Более сложная инфраструктура решения, т.к. требуется настройка интеграции с системой обмена Synerdocs.
  2. К сожалению, совсем без затрат в данном варианте не обойтись – потребуется оплата тарификации

Подведем итоги

Наверное, самый оптимальный вариант реализации массового ознакомления сотрудников в заданных рамках – первый «Подключение в DIRECTUM всех пользователей», где ничего не надо придумывать.

За вас уже все сделано и настроено в самой системе: workflow назначит задания на сотрудников, сценарий на карточке напомнит о необходимости подписать документ ЭП.

При этом все подписи в любой момент будут доступны для просмотра с электронной карточки самого документа, а ваши сотрудники всегда будут видеть только актуальные версии.

Интересно, что наш заказчик в конечном итоге выбрал все же второй вариант «Использование Outlook в связке с программой Overdoc» не смотря на кажущееся неудобство.

Прелесть этого варианта оказалась в том, что от ИТ-департамента заказчика не потребовалось «выбивать» бюджет и все сотрудники организации работали на местах, т.е.

со стационарных компьютеров, иначе бы установка OverDoc была для них не возможна. 

Тем не менее, призываю вас, не отбрасывать и третий вариант «Интеграция системы DIRECTUM с ЮЗДО системой Synerdocs» из рассмотрения. Использование системы обмена в подобных кейсах скорее редкость, но и их наши коллеги из Synerdocs решают на раз!

Я решила поделиться с вами нашими вариантами. Коллеги, если были у кого-то аналогичные ситуации, поделитесь опытом. Расскажите, как у вас решались подобные задачи или как вы предполагали их решать? Делалось ли это в DIRECTUM или в какой-то другой программе? Нам интересно и важно знать ваше мнение!

Источник: https://club.directum.ru/post/117701

Ваш юрист
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: