Нужен ли приказ на предприятии о работе с персональными данными

Содержание
  1. Приказ об утверждении положения о персональных данных
  2. Пример документа
  3. Приказ № 24 об утверждении Положения о персональных данных
  4. Обязателен ли приказ об утверждении положения о персональных данных
  5. Структура акта о персональных данных
  6. Как ввести в организации положение
  7. 5 шагов по организации учета и хранения персональных данных
  8. Какие данные являются персональными
  9. Обработка персональных данных
  10. Организация учета и хранения персональных данных
  11. Подведем итоги
  12. Приказ о назначении ответственного за персональные данные: обязательно ли составлять, кого назначить ответственным, образец заполнения
  13. Для чего назначается ответственный за персональные данные
  14. Кого назначать ответственным
  15. Есть ли ответственность за отсутствие приказа
  16. Защита персональных данных: что надо знать бухгалтеру
  17. Запасаемся бумагами
  18. Каким должно быть содержание Положения
  19. Обязательно ли уведомлять Роскомнадзор?
  20. Организация работы с персональными данными
  21. Что такое персональные данные
  22. Оператор по обработке персональных данных
  23. Положение о работе с персональными данными
  24. Фрагмент Положения о персональных данных работников
  25. Если есть профсоюз
  26. Ознакомление работников с Положением
  27. Образец приказа о персональных данных работников
  28. Организация защиты (пакет документов)
  29. Порядок разработки и утверждения
  30. Образец приказа о персональных данных работников 2020
  31. Допуск к персональным данным
  32. Особые случаи
  33. Как организовать работу с персональными данными на предприятии, видео

Приказ об утверждении положения о персональных данных

Нужен ли приказ на предприятии о работе с персональными данными

Работодатель издает приказ об утверждении положения о персональных данных. И этот документ является одной из гарантий защиты персональных данных работника. Фактически это обязанность работодателя.

Которую устанавливает статья 87 Трудового кодекса РФ. Положение о персональных данных не что иное, как локальный акт, который устанавливает порядок хранения и использования такие сведений.

А приказ вводит Положение в действие.

Пример документа

Акционерное общество “Праймериз”

Приказ № 24 об утверждении Положения о персональных данных

г. Бердск                                                                                                                      19 марта 2022 г.

Во исполнение требований главы 14 Трудового кодекса Российской Федерации, Федерального закона от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ “О персональных данных”,

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1.  Утвердить Положение о персональных данных работников АО “Праймериз” с 20 марта 2022 года.
  2. Назначить ответственным лицом за получение, обработку и хранение персональных данных сотрудников – начальника отдела кадров АО “Праймериз” Иванову Светлану Игоревну.
  3. Утвердить перечень должностей, допущенных к работе с персональными данными работников АО “Праймериз” (доступ без ограничений):
  • генеральный директор АО
  • заместитель генерального директора АО
  • коммерческий директор АО
  • начальник отдела кадров АО
  • ведущий специалист отдела кадров АО
  • главный бухгалтер АО 

   4. Ивановой Светлане Игоревне ознакомить всех работников АО с Положением о защите персональных данных работников, с лицами, замещающими должности с допуском к работе с персональными данными заключить Обязательство о неразглашении персональных данных работников.

Приложение:

  1. Положение о персональных данных 

Генеральный директор          Агонян                   Агонян В.Д.

Обязателен ли приказ об утверждении положения о персональных данных

На сайте мы разместили много образцов приказов. Как по кадровым вопросам (о приеме на работу, об увольнении), так и об утверждении локальных актов (например, приказ об учетной политике). В принципе, такой документ как приказ об утверждении положения о персональных данных составляется достаточно просто. В отличие от самого положения, которое должно содержать ряд сведений. 

Положение о персональных данных – обязательный локальный акт, который должен быть в организации. Порядок обработки, хранения и использования таких данных работодатель устанавливает именно в Положении. Соответственно, отсутствие его в организации может стать основанием административной ответственности. И назначения штрафа трудовой инспекции.

Структура акта о персональных данных

Персональные данные работника работодатель обрабатывает исключительно в рамках трудового договора. Только в целях трудовой деятельности в связи с трудовыми отношениями. И работник в силу ст. 86, 68 ТК РФ обязательно должен быть знаком с Положением о персональных данных. Его работодатель составляет на основании Трудового кодекса и Закона о  персональных данных.

Структура документа может выглядеть следующим образом:

  1. Общие положения. Или цель, нормативно-правовая основа документа. Все то, о чем мы говорили выше. Общие принципы (ст. 86 ТК РФ).
  2. Основные понятия. Состав персональных данных работников. Здесь можно указать, какие документы организации содержат персональные данные, общие понятия (Закон о персональных данных).
  3. Обработка персональных данных. Доступ к персональным данным. Здесь указываем условия, ограничиваем доступ к данным. Перечень лиц и уровень доступа лучше отдельно упомянуть в приказе об утверждении Положения. Или в отдельном приказе.
  4. Передача персональных данных. Как внутри организации, так и третьим лицам и государственным органам.
  5. Ответственность за нарушение Положения.

Все общие правила, которые входят в структуру Положения, на сайте рассмотрены с точки зрения актуального законодательства, в том числе трудового.

Как ввести в организации положение

Руководитель организации или лицо, уполномоченное им, издает приказ. Которым утверждает Положение о персональных данных. Именно так документ обретает юридическую силу в стенах организации. Если в организации есть представительный орган работника, учитывается его мнение. 

Затем работодатель должен ознакомить каждого работника под роспись с указанным документом. Отсутствие самого Положения или подписи работника – основание привлечь работодателя по ст. 5.27 КоАП РФ. 

Ознакомить можно путем получения подписи на отдельном листе, на самом Положении. Или указать в перечне документов, с которыми работник ознакомлен при подписании трудового договора.

Возможно, в организации будет журнал ознакомления с локальными актами работодателя. А вот рассылать, например, по электронной почте, не стоит.

Трудовой кодекс содержит требование ознакомить с документами под роспись.

Если при подготовке приказа об утверждении положения о персональных данных возникли трудности, можно задать вопросы дежурному юристу сайта.

Источник: https://iskiplus.ru/prikaz-ob-utverzhdenii-polozheniya-o-personalnyx-dannyx/

5 шагов по организации учета и хранения персональных данных

Нужен ли приказ на предприятии о работе с персональными данными

Сохранности персональных данных стоит уделить особое внимание, так как с прошлого года законодатель ужесточил ответственность для работодателя за несоблюдение обязанности по их защите. В статье расскажем, что считается персональными данными, какие обязанности по их защите установлены для работодателей и как организовать правильный учет и хранение персональных данных сотрудников.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Работодатель, принимая сотрудника на работу, должен запросить у него определенные сведения, которые необходимы в рамках трудового, налогового и бухгалтерского законодательства.

Федеральный закон от 27.07.

2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» требует от работодателя, который в данном случае является оператором персональных данных и выполняет их обработку, обеспечить безопасность этой информации.

Какие данные являются персональными

Персональными данными является любая информация, прямо или косвенно относящаяся к субъекту персональных данных — определенному или определяемому физическому лицу (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», далее — Закон о персональных данных).

К общим персональным данным можно отнести следующие сведения:

  • фамилия, имя, отчество;
  • дата и место рождения;
  • адрес (место регистрации);
  • образование, профессия;
  • изображение человека (фотография и видеозапись), которое позволяет установить личность и с этой целью используется оператором (Разъяснения Роскомнадзора от 30 августа 2013 года «О вопросах отнесения фото- и видео- изображения, дактилоскопических данных и иной информации к биометрическим персональным данным и особенности их обработки»);
  • семейное положение, наличие детей, родственные связи;
  • факты биографии и предыдущая трудовая деятельность (место работы, судимость, служба в армии, работа на выборных должностях, на государственной службе и др.);
  • финансовое положение. Сведения о заработной плате также являются персональными данными (письмо Роскомнадзора от 07.02.2014 № 08КМ-3681);
  • деловые и иные личные качества, которые носят оценочный характер;
  • прочие сведения, которые могут идентифицировать человека.

Кроме того, в Законе о персональных данных упоминаются:

  • специальные персональные данные (касаются расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни). По общему правилу обработка этих данных не допускается. Исключение — случаи, предусмотренные частью 2 статьи 10 Закона о персональных данных;
  • биометрические персональные данные (характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно идентифицировать его личность). Для обработки таких сведений необходимо согласие субъекта персональных данных. Исключение — случаи, установленные ч. 2 ст. 11 Закона о персональных данных.

Работодатель вправе получать и использовать только те сведения, которые характеризуют гражданина как сторону трудового договора (например, сведения о социальном и имущественном статусе человека не имеют отношения к его трудовому процессу). Эта информация содержится в следующих документах, предъявляемых работником при приеме на работу:

  • в паспорте или ином документе, удостоверяющем личность;
  • трудовой книжке;
  • документах о воинском учете, образовании, составе семьи;
  • справке о доходах с предыдущего места работы;
  • анкете, заполняемой при трудоустройстве;
  • личной карточке работника (форма Т-2);
  • свидетельствах о заключении брака, рождении ребенка;
  • медицинских справках и др.

У работодателя хранятся копии перечисленных документов, за исключением анкет, трудовых книжек и личных карточек.

Обработка персональных данных

Обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение данных (ст. 3 Закона о персональных данных).

Закон о персональных данных обязывает работодателя соблюдать определенные требования по обработке этих данных. Например, обработка персональных данных осуществляется только с согласия работника (п. 1 ст. 6, ст. 9 Закона о персональных данных). Во избежание судебных споров лучше, если это согласие будет оформлено письменно. То же самое правило действует в отношении соискателей.

В некоторых случаях письменная форма согласия прямо предусмотрена законом (ч. 4 ст. 9 Закона о персональных данных). Например, письменное согласие работника на обработку его персональных данных требуется:

1) при получении персональных данных работника у третьей стороны (п. 3 ст. 86 ТК РФ). Но в этом случае работника нужно предварительно уведомить об этом и получить его письменное согласие (п. 3 ст. 86 ТК РФ).

В уведомлении необходимо указать (п. 3 ст. 86 ТК РФ):

  • цели получения персональных данных работника у третьего лица;
  • предполагаемые источники информации (лица, у которых будут запрашиваться данные);
  • способы получения данных, их характер;
  • возможные последствия отказа работодателю в получении персональных данных работника у третьего лица. При отказе работника ознакомиться с уведомлением о предполагаемом получении его персональных данных у другого лица целесообразно составить соответствующий акт.

Если работник передумал, то в любое время вправе отозвать согласие на обработку персональных данных (ч. 2 ст. 9 Закона о персональных данных).

В такой ситуации продолжение обработки персональных данных работника без его согласия возможно при наличии веских причин. Они перечислены в пунктах 2 — 11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10, части 2 статьи 11 Закона о персональных данных (ч. 2 ст. 9 Закона о персональных данных).

Определенную информацию (которая не имеет отношения к перечисленным в пункте 1 статьи 86 ТК РФ целям), работодатель не вправе запрашивать у третьих лиц даже, если работник согласен.

2) при передаче персональных данных работника третьим лицам, кроме тех случаев, когда это необходимо для предупреждения угрозы жизни и здоровью работника (абз. 2 ст. 88 ТК РФ);

3) для обработки специальных категорий персональных данных работника, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений (п. 4 ст. 86 ТК РФ, п. 1 ч. 2 ст. 10 Закона о персональных данных). К этим данным относятся сведения о расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных и философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни.

При недееспособности работника письменное согласие на обработку его данных дает его законный представитель (родитель, опекун) (ч. 6 ст. 9 Закона о персональных данных). А в случае смерти работника такое согласие оформляют его наследники, если только оно не было получено от самого работника при его жизни (ч. 7 ст. 9 Закона о персональных данных).

Не во всех случаях требуется согласие работника на обработку персональных данных. Например, в том случае, если данные получены (п. 2 ч. 1 ст. 6, п. 2.3 ч. 2 ст. 10 Закона о персональных данных, абз. 1 Разъяснений Роскомнадзора):

  1.  из документов (сведений), предъявляемых при заключении трудового договора;
  2. по результатам обязательного предварительного медицинского осмотра о состоянии здоровья (ст. 69 ТК РФ, п. 3 Разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 года «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве», далее — Разъяснения Роскомнадзора от 14.12.2012);
  3. в объеме, предусмотренном унифицированной формой № Т-2, в том числе персональных данных близких родственников, и в иных случаях, установленных законодательством РФ (получение алиментов, оформление допуска к государственной тайне, оформление социальных выплат) (п. 2 Разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012);
  4. от кадрового агентства, действующего от имени соискателя (абз. 12 п. 5 Разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012);
  5. от соискателя, который сам разместил свое резюме в Интернете, сделав его доступным неограниченному кругу лиц (п. 10 ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, абз. 12 п. 5 Разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012).

Работодатель с согласия работника может поручить обработку его персональных данных другому лицу (ч. 3 ст. 6 Закона о персональных данных, абз. 2 п. 5 Разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012). Но при этом именно работодатель несет ответственность перед работником за действия указанного лица (ч. 5 ст. 6 Закона о персональных данных).

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Организация учета и хранения персональных данных

Работодатель должен обеспечивать защиту персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты за счет своих средств (п. 7 ст. 86 ТК РФ).

Разберем пошагово действия работодателя по учету и хранению персональных данных в организации.

Шаг 1. Работодатель должен издать локальный акт, который будет регулировать порядок хранения и использования персональных данных. Таким актом обычно является Положение о персональных данных работников, с которым работники должны быть ознакомлены под подпись (п. 8 ст. 86 ТК РФ).

Ознакомиться с Положением о персональных данных, как и с остальными локальными нормативными актами, работник должен до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Ознакомить работника с документом путем рассылки его по электронной почте нельзя, это не будет считаться ознакомлением под подпись.

При отсутствии подписи работника работодатель не сможет доказать, что работник был ознакомлен с данным документом.

Положение о персональных данных, как и любой другой локальный нормативный акт, издается и утверждается приказом, который подписывает руководитель организации или иное уполномоченное на это лицо. 

В случае проверки организации, проверяющие органы могут запросить данный документ и проверить, ознакомлены ли с ним работники.

Отсутствие такого документа или неознакомление работников с ним может являться основанием для привлечения работодателя к ответственности согласно части 1 статьи 5.27 КоАП РФ, а в случае совершения аналогичного нарушения повторно — по части 2 статьи 5.27 КоАП РФ.

Такой вывод также подтверждается судебной практикой (Постановление ФАС Московского округа от 26.10.2006 № КА-А40/10220-06 № А40-20745/06-148-194).

Шаг 2. Работодатель утверждает документ, содержащий перечень персональных данных, которые используются в деятельности организации. В этот документ включаются все сведения, которые работник письменно сообщает о себе при поступлении на работу, а также используемые в дальнейшем при оформлении кадровой документации.

Помимо этого в перечне должны быть указаны документы, содержащие те сведения о сотрудниках, которые организация представляет в различные государственные органы (налоговую и трудовую инспекции, органы статистики).

Шаг 3. Работодатель приказом должен назначить ответственных за работу с персональными данными и ответственных за обеспечение безопасности персональных данных.

Таким ответственным может быть как конкретное лицо, так и подразделение. В последнем случае личную ответственность несет руководитель такого подразделения.

Этот приказ необходимо довести до сведения всех указанных в нем сотрудников, что должно подтверждаться их подписью.

Шаг 4. На случай проверки во избежание споров с проверяющими лучше подготовить следующие документы:

  • заявления работников о согласии на обработку персональных данных;
  • журналы учета персональных данных, их выдачи и передачи другим лицам и представителям различных организаций, государственным органам;
  • журнал проверок наличия документов, содержащих персональные данные работника.

Шаг 5. Приказом руководителя организации установить перечень мест хранения документации, являющейся носителем персональных данных работников, а также перечень мер, необходимых для обеспечения сохранности персональных данных, порядок их принятия.

Все документы, содержащие персональные данные работников, такие как личные дела, картотеки, учетные журналы, следует хранить в специально оборудованных шкафах или сейфах, которые запираются и опечатываются.

Трудовые книжки работников нужно хранить в сейфе отдельно от личных дел.

Подведем итоги

Что можно порекомендовать работодателям во избежание привлечения к ответственности, а также дополнительных затрат в случае проведения проверок? Обязательно проверьте:

  • от всех ли работников получено согласие на обработку персональных данных;
  • ознакомлены ли работники с локальными актами, устанавливающими порядок обработки таких данных, и с их правами и обязанностями в этой области;
  • должным ли образом осуществляется хранение и защита персональных данных;
  • соответствует ли документация об их обработке требованиям законодательства и т.д.

Источник: https://School.Kontur.ru/publications/1583

Приказ о назначении ответственного за персональные данные: обязательно ли составлять, кого назначить ответственным, образец заполнения

Нужен ли приказ на предприятии о работе с персональными данными

Когда хозяйственный субъект заключает трудовой контракт с наемными работниками или вступает в иные отношения с физлицами, то ему приходится иметь дело с их персональными данными. Существующие нормы права обязывают субъектов обеспечивать сохранность персональных данных. Поэтому в компаниях издается приказ о назначении ответственного за персональные данные.

Для чего назначается ответственный за персональные данные

Законодательство о персональных данных определяет, что организация должна обеспечивать соответствующую защиту этих сведений и не допускать разглашения их. За обеспечение данных требований несет ответственность непосредственно руководитель компании.

Также с этой целью на предприятии создается нормативный документ — Положение о защите персональных данных, в котором закрепляются основные понятия, процедуры и мероприятия по защите личных сведений.

Так как у директора фирмы достаточно много обязанностей, необходимо еще закрепить ответственное лицо или нескольких лиц, в обязанности которых будет входить работа с этой информацией, а также осуществление процедуры защиты персональных данных.

Именно это лицо может без получения предварительного разрешения работать с персональными данными. Чтобы закрепить за выбранным сотрудником данные функции, руководство компании должно издать приказ.

Как правило, таким человеком является представитель кадровой службы. В своей работе он должен руководствоваться действующим на предприятии локальным нормативным актом. При этом даже ему для работы с подобной информацией необходимо от поступающего сотрудника получить согласие на обработку персональных данных.

Внимание! Кроме этого, в связи с важностью данных сведений, за допущение несанкционированного их использования, может устанавливаться не только дисциплинарная ответственность, но и материальная, административная и уголовная. Поэтому очень важно в письменном виде установить кто и за что отвечает.

Существующие нормативные акты определяют, что издание приказа о назначении ответственного лица по персональным данным является обязательным для всех юридических лиц.

Именно в этом документе происходит обозначение всех лиц организации, которые имеют право работать с этими сведениями, начиная от рядовых сотрудников фирмы и заканчивая ответственным, кто организует и координирует защиту данной информации.

Если этого приказа на предприятии не будет, это считается нарушением законодательства, за которое существуют меры наказания, определенные в КоАП.

Кого назначать ответственным

Закон определяет, что субъект бизнеса должен самостоятельно назначить лицо, которое будет отвечать за работу с персональными данными сотрудников. Это значит, что таким работником может быть любой человек, который трудится в компании.

Закон не устанавливает для него каких-либо требований — к должности, образованию, навыкам и т. д.

Однако, это лицо должно будет исполнять функции и обязанности, которые возлагаются на ответственного по защите персональных данных:

  1. Выполнять контроль внутри компании за соблюдением требований закона о персональных данных, в том числе требований по их защите;
  2. разъяснять работникам компании положения нормативных актов, связанных с обработкой и защитой персональных данных;
  3. Осуществлять прием и обработку запросов на персональные данные.

Кроме этого, исполнение этих обязанностей требует навыков по подготовке распорядительной документации, а также разбираться в законодательных актах. Самым оптимальным вариантом для этой должности будет сотрудник юридического отдела. Если такого нет, то такие обязанности можно возложить на кадровика или секретаря.

Допускается назначить ответственными целый отдел. Но в этой ситуации личную ответственность за работу с персональными данными будет нести руководитель этого отдела.

Внимание! В случае, если сотрудник, назначенный выполнять данные обязанности, увольняется, то необходимо выбрать и назначить нового ответственного. При этом первым пунктом нового приказа должно быть объявление недействительным предыдущего распоряжения.

Для такого рода приказа не устанавливается какая-либо специальная форма. Компания может составлять его на фирменном бланке, либо в произвольном формате, но с использованием перечня обязательных реквизитов.

При составлении такого приказа «с нуля», в верхней части бланка необходимо проставить наименование субъекта бизнеса, его регистрационные коды, адрес расположения и банковские реквизиты.

После этого посередине строки ставится наименование документа «Приказ». Рядом можно указать номер распоряжения. Под ним этот документ нужно будет зафиксировать в книге учета распоряжений по предприятию.

На следующей строке обычно указывается краткое название распоряжения. Например, «о назначении ответственного по работе с персональными данными».

Также нужно указать в приказе дату его оформления и место (город, населенный пункт).

Вводная часть приказа должна сообщать об основании для назначения ответственного лица — ст. 22.1 закона 152-ФЗ.

После этого идет слово «Приказываю», а затем попунктно перечисляются распоряжения:

  • Назначить ответственное лицо за работу с персональными данными, с указанием его должности и Ф.И.О.;
  • Определить, какой работник должен будет выполнять эти обязанности, если основной ответственный не будет находиться на своем месте (будет в отпуске, на больничном, в командировке и т. д.);
  • Дать указание упомянутым работникам обеспечивать режим обработки данных на предприятии;
  • Определить, кто будет отвечать за исполнение указанного приказа.

Иногда в число распоряжений также включается пункт о внесении изменений в должностную инструкцию лица, назначенного приказом.

Распоряжение подписывается руководителем компании.

После этого в столбик перечисляются все работники, которые были упомянуты в документе. Напротив своих фамилий они должны будут проставить дату и подпись как подтверждение ознакомления с ним.

Есть ли ответственность за отсутствие приказа

Закон о персональных данных требует, чтобы субъект бизнеса выбрал работника, который будет отвечать за работу с персональными данными. Это требование выполняется путем оформления приказа. Только это лицо должно иметь полный доступ к персональным данным, разграничивать доступ к ним и защищать от несанкционированного использования.

Внимание! Если данного приказа в компании нет, то это будет расценено, как прямое нарушение закона о персональных данных.

КОАП за данные нарушения предусматривает вынесение предупреждения, либо наложение денежного штрафа:

  • на обычных граждан — 300-500 рублей;
  • на должностных лиц — 500-1000 рублей;
  • на организации — 5-10 тысяч руб.

Помогите нам в продвижении проекта, это просто:
Оцените нашу статью и сделайте репост! (2 5,00 из 5)

Источник: https://buhproffi.ru/dokumenty/prikaz-o-naznachenii-otvetstvennogo-za-personalnye-dannye.html

Защита персональных данных: что надо знать бухгалтеру

Нужен ли приказ на предприятии о работе с персональными данными

Ответственность за нарушения в сфере охраны персональных данных законодатель отнесен к административной. Значит, санкции за подобные проступки надо искать в Кодексе об административных правонарушениях.

Заглянув туда, мы обнаружим, что штрафы не так уж и высоки. Согласно статье 13.11 КоАП РФ они составляют 5-10 тысяч рублей для организации и 500-1000 рублей для ее руководителя, если в нарушении есть его вина.

Однако надо учитывать, что этот штраф может налагаться за каждое допущенное нарушение. А правил для тех, кто работает с персональными данными, законодатели установили очень много (них мы подробно поговорим чуть ниже). Так что 10 тысяч рублей штрафа легко могут превратиться в 50 или 100 тысяч рублей даже в рамках одной проверки. А за год эти суммы могут оказаться еще внушительнее.

Раз уж мы затронули вопрос проверок, то сразу скажем, что ведомством, полномочным контролировать соблюдение режима персональных данных, является Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (сокращенно — Роскомнадзор).

Однако права налагать и взыскивать штрафы у этой организации нет. Все материалы по тем проверкам, где обнаружены нарушения, Роскомнадзор передает в прокуратуру. Прокурор уполномочен принимать решения о возбуждении производства по административному правонарушению (п. 1 ст. 28.4 КоАП РФ).

Вопрос же о наложении штрафов решается судьей (п. 1 ст. 23.1 КоАП РФ).

Статистическая справка

По данным Роскомнадзора, всего с момента возложения на эту организацию полномочий по контролю и надзору за соответствием обработки персональных данных требованиям законодательства Российской Федерации нами (т.е. с ноября 2007 года) проведено 3307 проверок.

Результатами этих проверок стали более чем 4500 предписаний об устранении выявленных нарушений, и 7591 протокол об административных правонарушениях.

В 2011 году проведено 1743 проверки — то есть, более половины от общего числа за 4 года! При этом количество плановых и внеплановых (т.е. тех, которые проводятся по жалобам) проверок примерно равно 954 и 789 соответственно. При этом количество жалоб, поступающих от граждан и организаций, также постоянно растет — с 465 в 2009 году до 3240 на 26 декабря 2011 года.

По результатам проверок в 2011 году в прокуратуру было передано около 900 материалов.

Возросли в прошлом году и суммы взыскиваемых штрафов. Так, за период с 2007 по 2009 год к административной ответственности было привлечено всего 37 организаций и взыскано административных штрафов на общую сумму чуть менее 22 тысяч рублей. А на сегодняшний день эта сумма уже превысила 12,5 миллионов рублей. При этом средний размер штрафа не так уж и велик и составляет 3-5 тысяч рублей.

Источник: сайт Роскомнадзора.

Запасаемся бумагами

Итак, с ответственностью за нарушение правил работы с персональными данными мы разобрались. Давайте теперь посмотрим, что же надо сделать организации, дабы избежать штрафов.

Надо отметить, что правила, установленные Федеральным законом от 27.07.06 № 152-ФЗ «О персональных данных», касаются не только тех организаций, которые имеют дело с клиентскими базами данных.

Соблюдать требования этого закона должны все организации, в которых есть хотя бы один работник. Связано это с тем, что к персональным данным законодатели среди прочего отнесли и те сведения, которые предприятие получает от своих сотрудников, принимая их на работу.

А это значит, что организация обязана их защищать в полном соответствии с законом.

Отметим, что закон не делает каких-то различий между тем, на каких носителях в организации существуют документы, содержащие персональные данные.

Так что, и тот работодатель, который внедрил высокотехнологические информационные системы, и тот, который ведет работу с кадровыми документами на бумаге, обязаны принять ряд организационных и технических мер по защите персональных данных сотрудников.

Именно формальное выполнение этих мер в большинстве случаев и контролируют специалисты Роскомнадзора.

Первое, что захотят увидеть проверяющие, — это приказ руководителя о назначении ответственного за работу с персональными данными и обеспечении их защиты. Таким ответственным может быть как конкретное лицо (образец приказа можно скачать здесь), так и подразделение (образец приказа можно скачать здесь). В последнем случае личную ответственность несет руководитель такого подразделения.

Далее потребуется утвердить документ, содержащий перечень персональных данных (образец приказа можно скачать здесь), которые реально используются в деятельности организации. Составляя такой документ, не забудьте включить в него все сведения, которые работник письменно сообщает о себе при поступлении на работу, а также используемые в дальнейшем при оформлении кадровой документации.

В этом перечне должны быть:

  • заявление о приеме на работу;
  • анкета сотрудника;
  • личная карточка;
  • личное дело;
  • трудовой договор;
  • приказы;
  • трудовая книжка;
  • материалы аттестационных комиссий.

Это один раздел перечня. Если же в организации имеется внутренний документооборот, содержащий сведения о сотрудниках (например, отчеты и материалы, которые составляются для акционеров, учредителей, головной организации и т.п.), то эти отчеты тоже нужно включить в перечень.

Помимо этого, в перечне должны быть указаны документы, содержащие те сведения о сотрудниках, которые организация представляет в различные государственные органы (налоговую и трудовую инспекции, органы статистики).

Здесь заметим, что подготовка такого перечня важна не только для соблюдения требований законодательства. Он позволит упорядочить работу с персональными данными внутри организации. Дело в том, что трудоемкость защиты персональных данных напрямую зависит от степени важности обрабатываемых сведений.

Например, информация о политических и религиозных взглядах, личной жизни человека, здоровье, национальности законом отнесена к категориям информации, которые подлежат более надежным методам и средствам защиты, чем данные, идентифицирующие личность.

Поэтому анализ составленного перечня и исключение из него данных, не являющихся безусловно необходимыми в деятельности организации, позволит существенно удешевить систему защиты персональных данных.

Следующий этап работы — подготовка и утверждение списка лиц, допущенных к работе с персональными данными. Этот документ утверждается приказом руководителя и доводится под подпись до всех указанных в нем сотрудников (образец приказа можно скачать здесь).

Еще один документ, который нужно подготовить и утвердить — Положение о работе с персональными данными (примерный образец Положения см. здесь; на основании этого образца нужно составить свое Положение, дополнив его особенностями сбора, обработки и использования персональных данных работников вашей компании).

В Положении о работе с персональными данными нужно детально прописать все требования к получению, хранению, комбинированию, передаче и любому другому использованию персональных данных, а также гарантии по их защите.

С Положением нужно под подпись ознакомить всех сотрудников, включенных в список лиц, допущенных к работе с персональными данными.

Каким должно быть содержание Положения

Что же должно быть зафиксировано в Положении о персональных данных? На практике такой документ обычно состоит из разделов, описывающих каким именно образом в организации должен происходить сбор и обработка персональных данных; кто и в каком порядке имеет доступ к этим данным; какие меры предпринимаются для предотвращения разглашения персональных данных.

Так что начать Положение мы рекомендуем с раздела «Сбор и обработка персональных данных».

В нем обязательно нужно зафиксировать, что персональные данные в организации можно получить и обрабатывать исключительно на основании письменного согласия работника (образец согласия можно скачать здесь).

А значит, не лишним будет сразу разработать и утвердить форму такого заявления. На подпись такое заявление работнику надо давать сразу при приеме на работу. А по действующим сотрудникам такую работу придется провести сразу же после утверждения Положения.

Далее может следовать раздел «Доступ к персональным данным». В нем последовательно описывается порядок доступа к таким данным работников организации и третьих лиц (отдельно родственников, государственных органов, представителей других организаций).

При необходимости тут можно ввести уровни доступа в зависимости от должности сотрудника.

Например, директор и аппарат дирекции имеют доступ ко всем персональным данным; сотрудники бухгалтерии — только к тем сведениям, которые необходимым для расчета заработной платы и налогов; представители кадровой службы — к сведениям, необходимым для оформления кадровой документации и т.п.

Продолжит Положение раздел «Порядок обработки и передачи данных». Здесь надо зафиксировать правила для передачи данных о сотрудниках определенным  органам или лицам.

В случаях, когда передача данных регулируется законодательно (налоговые органы, органы статистики, Пенсионный фонд и т.п.) достаточно сделать ссылки на порядок передачи сведений, установленный законодательством.

Но при этом следует обязательно зафиксировать, кто и в каком порядке вправе готовить данные сведения для передачи в госорганы.

А вот родственникам, членам семьи, страховым компаниям, банкам, благотворительным организациям, негосударственным пенсионным фондам и т. п. персональные данные предоставляются только при наличии письменного согласия работника на каждый конкретный факт передачи данных.

Закончить Положение лучше разделом «Ответственность». Тут изобретать велосипед не нужно — достаточно будет сделать ссылки (или привести целиком) на нормы Трудового кодекса (увольнение за разглашение персональных данных по статье 81 ТК РФ), Кодекса об административных правонарушениях (уже знакомая нам статья 13.11 КоАП РФ) и, если есть такая необходимость  Уголовного кодекса (ст. 137 УК РФ).

Обязательно ли уведомлять Роскомнадзор?

Есть еще один немаловажный момент. Речь идет об уведомлении Роскомнадзора о том, что организация работает с персональными данными. Ситуация тут крайне неоднозначная.

На первый взгляд, закон освобождает от подачи такого уведомления, если обрабатываются только персональные данные сотрудников.

Однако на практике органы Роскомнадзора зачастую требуют предоставлять уведомление, даже если кроме работы с данными сотрудников организация никакой другой работы с персональными данными не ведет. При этом контрольное ведомство пользуется противоречивостью положений закона.

Статья 22 Закона о персональных данных, которая освобождает от необходимости направлять уведомление в части персональных данных сотрудников организации, сформулирована так, что использование данных сотрудников в отношениях с банком при начислении им заработной платы, а также с государственными органами при предоставлении сведений о работниках формально под это исключение не подпадает. Поэтому во избежание лишних споров и штрафов советуем все же направить уведомление.

Источник: https://www.BuhOnline.ru/pub/comments/2012/4/5895

Организация работы с персональными данными

Нужен ли приказ на предприятии о работе с персональными данными

С конца лета Закон о персональных данных действует в новой редакции. Изменились правила получения и защиты информации. Для работодателя это означает лишь одно – дополнительный документооборот. В статье расскажем о том, как составить положение о работе с персональными данными сотрудников и назначить ответственного за организацию работы с персональными данными.

Что такое персональные данные

Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ “О персональных данных” (далее – Закон N 152-ФЗ) определяет персональные данные как любую информацию, прямо или косвенно относящуюся к физическому лицу (субъекту персональных данных). Об этом сказано в п. 1 ст. 3 Закона N 152-ФЗ.

Согласно ч. 1 ст. 85 Трудового кодекса под персональными данными сотрудника понимают информацию, касающуюся конкретного работника, которая необходима работодателю в связи с трудовыми отношениями. Речь идет о таких данных, как:

  • фамилия, имя, отчество;
  • дата и место рождения;
  • пол;
  • адрес;
  • семейное положение;
  • должность (профессия);
  • зарплата, другие доходы;
  • владение недвижимым имуществом, денежные вклады и др.;
  • образование, квалификация, профессиональная подготовка, сведения о повышении квалификации;
  • привычки и увлечения, в том числе вредные (алкоголь, наркотики и др.);
  • факты биографии и предыдущая трудовая деятельность (место работы, размер заработка, судимость, служба в армии, работа на выборных должностях, на государственной службе и др.);
  • физиологические особенности, здоровье;
  • деловые и иные личные качества;
  • другие сведения.

Перечень кадровых документов, в которых содержатся персональные данные работников, приведен в табл. 1 на с. 76.

Таблица 1. Документы, в которых содержатся персональные данные работников

NДокументСведения
1Анкета, автобиография, личный листок по учету кадров (заполняется при приеме на работу)Анкетные и биографические данные работника
2Копия документа, удостоверяющего личность работникаФ.И.О., дата рождения, адрес регистрации, семейное положение, состав семьи
3Личная карточка (форма N Т-2, утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1)Ф.И.О. работника, место его рождения,состав семьи, образование, а также данные документа, удостоверяющего личность
4Трудовая книжкаСведения о трудовом стаже, предыдущихместах работы
5Копии свидетельств о заключениибрака, рождении детейСостав семьи, изменения в семейном положении
6Документы воинского учетаИнформация об отношении работника к воинской обязанности, необходимая работодателю для осуществления воинского учета работников
7Справка о доходах с предыдущегоместа работыФ.И.О., данные о сумме дохода и удержанного НДФЛ
8Документы об образованииПодтверждают квалификацию работника, обосновывают занятие определенной должности
9Документы обязательного пенсионного страхованияФ.И.О., личные данные
10Трудовой договорСведения о должности работника, заработной плате, месте работы, рабочем месте, а также иные персональные данные работника
11Приказы по личному составуИнформация о приеме, переводе, увольнении и иных событиях, относящихся к трудовой деятельности работника

Оператор по обработке персональных данных

Согласно Закону N 152-ФЗ лицо (юридическое или физическое), которое организует и (или) осуществляет обработку персональных данных, определяет их состав, цели обработки, действия, совершаемые с персональными данными, называют оператором (п. 2 ст. 3 Закона N 152-ФЗ). В нашем случае это работодатель.

Обработка персональных данных – любое совершаемое с ними действие. Операции по обработке персональных данных:

  • сбор;
  • запись;
  • систематизация;
  • накопление;
  • хранение;
  • уточнение (обновление, изменение);
  • извлечение;
  • использование;
  • передача (распространение, предоставление, доступ);
  • обезличивание;
  • блокирование;
  • удаление;
  • уничтожение персональных данных.

Положение о работе с персональными данными

Порядок выполнения обработки оператором персональных данных может быть установлен в Положении о работе с персональными данными сотрудников (далее – Положение). Унифицированной формы документа нет.

Рассмотрим, как составить этот документ с учетом требований Закона N 152-ФЗ. Положение состоит из нескольких разделов. Они представлены в табл. 2. В ней же кратко указаны сведения, которые должны содержать разделы.

Развернутая информация представлена во фрагменте Положения о персональных данных работников, которое приведено на с. 80.

Таблица 2. Структура Положения о персональных данных работников

NОбязанность раздела
1Общие положенияЦель принятия Положения
Вопросы, которые регулирует Положение
Ссылки на нормативные акты. Указывают, на основании каких документов составляется Положение. В организациях, где работают государственные гражданские служащие, дается ссылка на: – Федеральный закон от 27.07.2004 N 79-ФЗ “О государственной гражданской службе РоссийскойФедерации”; – Указ Президента РФ от 30.05.2005 N 609 “Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела”; – нормативные акты субъекта РФ
2Основные понятия. Состав персональных данных работниковОсновные понятия. Даются определения понятий “персональные данные”, “обработка персональных данных”, “использование персональных данных”, указывается срок хранения документов и т.д. Отдельно должно быть указано, что относится к персональным данным в конкретной компании с учетом ее особенностей (данные, используемые в работе, например сведения о работе на режимных объектах, об оформлении допуска к государственной тайне, о соответствии здоровья для профессий, связанных с тяжелыми и вредными условиями, и т.д.)
Перечень документов организации, которые содержат персональные данные
3Получение персональных данных работниковПроцедура получения персональных данных. Указывается, что данные получают и обрабатывают на основании письменного согласия работника. Указываются случаи, когда согласие не нужно
4Использование персональных данныхЦели использования личной информации сотрудников
5Обработка персональных данныхУсловия, соблюдаемые при обработке персональных данных работника
6Передача персональных данных (доступ к персональным данным)Порядок передачи персональных данных внутри организации (внутренний доступ), сторонним лицами государственным органам (внешний доступ)
7Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данныхУказывают тех, кто несет ответственность за нарушение правил хранения и использования персональных данных

Фрагмент Положения о персональных данных работников

Введение Положения в действие

Положение о персональных данных утверждается руководителем компании и вводится в действие приказом по организации (образец приведен на с. 90). Запись об утверждении Положения нужно сделать в журнале регистрации локальных нормативных актов.

Образец приказа

Если есть профсоюз

Если в компании есть профсоюз, с ним нужно согласовать Положение. Для этого проект положения направляют в выборный орган профсоюза (ст. 372 ТК РФ). Тот должен выразить свое мнение (в письменной форме) не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта.

Если профсоюз не согласен с проектом или имеет предложения по его совершенствованию, у администрации есть два выхода. Первый – согласиться.

Второй – в течение трех дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с профсоюзом в целях достижения взаимоприемлемого решения. Если и это не поможет, следует оформить протокол разногласий.

После этого администрация имеет право принять Положение без учета требований профсоюза. Однако тот сможет обжаловать Положение или начать процедуру коллективного трудового спора в порядке, предусмотренном гл. 61 Трудового кодекса.

Ознакомление работников с Положением

Работники должны быть ознакомлены с Положением под роспись (п. 8 ст. 86 ТК РФ). Данный факт может фиксироваться:

  • в тексте трудового договора каждого работника (перечисление локальных нормативных актов, с которыми работник ознакомлен до подписания договора);
  • – листе ознакомления с Положением (образец на с. 91);
  • – журнале ознакомления работников с локальными нормативными актами (образец на с. 91).

Образец листа ознакомления с локальными нормативными актами

N п/пНаименование локального нормативного актаДатаПодпись
1Правила внутреннего трудового распорядка ООО “Черный лес”

Источник: https://hr-portal.ru/article/organizaciya-raboty-s-personalnymi-dannymi

Образец приказа о персональных данных работников

Нужен ли приказ на предприятии о работе с персональными данными

Развитие информационных технологий сделало тему защиты персональных данных одной из наиболее обсуждаемых на самых разных уровнях.

Масштабные скандалы с утечками конфиденциальной информации из Белого дома или личных сведений миллионов посетителей международного сайта знакомств прогремели на весь мир.

Есть случаи и помельче, на уровне организаций (например, использование сотрудницами отдела кадров страниц с личной информацией сотрудников в качестве черновиков-«обороток», размещение в открытом доступе сведений об учениках образовательных учреждений или пациентах клиник).

Часто это происходит по незнанию: не все должностные лица понимают, что входит в состав персональных данных. Тем не менее, поисковая фраза «скачать образец приказа о защите персональных данных работников 2020 год» находится на лидирующих позициях в поисковых системах. И на это есть вполне понятные причины.

Отношение государства к таким «оплошностям» решительно меняется в сторону ужесточения наказаний за них. Чтобы не иметь неприятностей, нужно организовать защиту персональных данных так, как этого требует глава 14 ТК РФ и закон № 152-ФЗ. В статье мы коротко расскажем о том, какой пакет документов нужно подготовить, а также дадим образец приказа о защите персональных данных работников.

Организация защиты (пакет документов)

Руководитель предприятия должен своим приказом назначить одного из сотрудников ответственным за обработку и хранение конфиденциальной информации и поручить ему составить локальные нормативные акты. Вот их небольшой перечень:

  • политика организации в отношении персональных данных (в данном случае будет составлен образец приказа об утверждении политики обработки персональных данных в целом по организации);
  • положение об обработке и защите конфиденциальной информации (приказ на утверждение положения о защите персональных данных);
  • перечень лиц, имеющих к ней доступ;
  • согласие на обработку (в общем случае согласие нужно получить от сотрудников, в частных случаях, например, для школ — от родителей, для медучреждений — от пациентов, для газет, журналов и издательств — от авторов и т. д.);
  • соглашение о неразглашении;
  • журнал учета передачи данных.

Порядок разработки и утверждения

Насколько хорошо организации выполняют требования 152-ФЗ, проверяет Роскомнадзор в соответствии с Административным регламентом, утвержденным Приказом Минкомсвязи России от 14.11.2011 № 312.

Для того чтобы у инспектора не было повода «принимать меры», нужно подготовить документы, перечисленные выше, и утвердить их приказами руководителя.

Основополагающим станет распоряжение об утверждении Положения — смотрите образец приказа об утверждении положения о персональных данных (2020 год).

Образец приказа о персональных данных работников 2020

Скачать

Крайне важно соблюдать правило, сформулированное в ст. 86 ТК РФ: все, что мы знаем о работнике, мы должны узнать от него самого.

В крайнем случае можно обратиться к так называемой третьей стороне, если работник не владеет необходимой информацией (забыл, потерял…), но только с его ведома (например, запросить копию диплома в архиве вуза).

Работника необходимо поставить об этом в известность и получить его согласие: это делается в форме заявления-согласия на получение сведений у третьей стороны.

Все это надо прописать в положении, с которым работник должен быть ознакомлен до момента подписания трудового договора.

Допуск к персональным данным

Персональные данные работников — это, образно говоря, «золото и бриллианты», доступ к которым ограничен даже для сотрудников организации. Кто будет иметь к ним доступ — решает директор.

Общие требования по работе в данном направлении прописываются в положении (образец приказа об утверждении положения о защите персональных данных 2020 году можно сделать в свободной форме, унифицированной формы данного документа не существует).

В то же время отдельным нормативным документом пишут, кто, когда и с какой целью имеет доступ к тем или иным персональным данным. Полный допуск, как правило, имеют:

  • генеральный директор и его заместитель по безопасности;
  • начальник отдела кадров.

Остальные специалисты, в том числе и бухгалтеры, могут иметь доступ только к той информации, которая им необходима для выполнения своих должностных обязанностей.

Особые случаи

Бывает, что сведения меняются (например, женщина выходит замуж и меняет фамилию или студент получает диплом о высшем образовании).

В этом случае сотрудник подает заявление, и на его основе издается приказ о внесении изменений в ряд документов (см. образец приказа об изменении персональных данных работника).

Однако это распоряжение не относится к документам, наличие которых продиктовано ФЗ-152, — это один из стандартных приказов по кадрам.

Скачать

Есть информация, которая является максимально конфиденциальной (см. образец приказа о допуске к персональным данным работников), и попытки выведать у сотрудника, в каких он состоит сообществах, каковы его религиозные убеждения, как он себя чувствует и каких политических взглядов придерживается, незаконны. Однако существует длинный перечень условий, при которых это все-таки возможно (ст. 10 ФЗ № 152-ФЗ). К таким исключениям (среди прочих) относятся, например, случаи получения мотивированных запросов (содержащих цель запроса, обоснование компетенции органа и правовые основы запроса) прокуратуры, органов МВД или Трудовой инспекции, а также информация медицинского характера, если она необходима для оказания помощи больному. Действительно, пациенты медицинских организаций очень чувствительны к соблюдению приватности, но их защищает обязанность медработника соблюдать врачебную тайну (ст. 73 ФЗ № 323-ФЗ).

Медицинская организация обязана особенно внимательно относиться к обработке данных и готовить свою, отраслевую документацию, например иметь приказ о утверждении положения о защите персональных данных и приказ «Перечень персональных данных пациентов, подлежащих защите».

Как организовать работу с персональными данными на предприятии, видео

Источник: https://clubtk.ru/forms/personalnyye-dannyye/obrazets-prikaza-o-personalnykh-dannykh-rabotnikov-2017

Ваш юрист
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: