Нужно ли оформлять ао если сотрудник использовал свои деньги

Содержание
  1. Сотрудники сами покупают бумагу в офис. Это законно? | Как оформлять покупки через сотрудников
  2. Общие правила
  3. Сотрудник покупает, а компания компенсирует
  4. Сотрудник берет деньги под отчет
  5. Как оформить оплату расходов организации банковской картой
  6. Оплата банковской картой сотрудника за организацию
  7. Оплата банковской картой лица, не являющегося сотрудником предприятия
  8. Оплата расходов банковской картой. Авансовый отчет
  9. Сотрудник оплатил услуги со своей банковской карты: как отчитаться
  10. Как учесть в налоговом учете оплату с карты
  11. Заключение
  12. Возврат подотчетных сумм в кассу в 2021 году – Центр Про
  13. Правила получения и расходования из кассы наличных денег
  14. На что нельзя выдавать наличные из кассы
  15. Выплата зарплаты через кассу: сроки и правила
  16. Можно ли выплатить дивиденды наличными деньгами из кассы
  17. Что грозит АО за выплату дивидендов из кассы
  18. Возможно ли получение дивидендов наличными в кассе обслуживания для работающего акционера физического лица
  19. Ограничение наличных расчетов между юридическими лицами
  20. Существует ли максимальный срок выдачи денег в подотчет
  21. Подотчет и онлайн-касса: нужно ли выбивать чеки
  22. Что такое «подотчет»
  23. Подпадают ли расчеты по подотчетным суммам под действие закона №54-ФЗ
  24. Нужно ли применять онлайн-кассу, когда подотчетное лицо совершает покупку у другой организации или предпринимателя
  25. Как ИП и ООО снимать наличные со счёта или карты — безопасно и по закону, для бизнеса и личных расходов
  26. Что привлечёт внимание банка при снятии наличных
  27. Какие последствия, если банк посчитал снятие наличных подозрительным
  28. Как избежать рисков, связанных со снятием наличных
  29. Какие документы надо оформить при снятии наличных и оплате наличными
  30. Ещё раз кратко, что важно знать про наличные расчёты

Сотрудники сами покупают бумагу в офис. Это законно? | Как оформлять покупки через сотрудников

Нужно ли оформлять ао если сотрудник использовал свои деньги

Нет закона, который запрещает сотрудникам покупать что-то для работодателя, например пачку бумаги или кресло в офис.

Центробанк о лимите на наличные

Ограничений по сумме покупок тоже нет. Но наличными компания может платить не больше 100 000 рублей по одному договору, и неважно, напрямую платит или через сотрудников. А вот по безналу можно тратить сколько угодно.

Есть две модели покупок через сотрудников:

  • сотрудники покупают за свои деньги, и работодатель возмещает затраты. Например, маркетолог по пути на работу купил скрепки за сто рублей. Принес в офис скрепки и чек, а компания возместила ему 100 рублей;
  • сотрудники получают деньги от работодателя авансом, тратят их и отчитываются. К примеру, начальник отдела продаж покупает новые кресла в кабинет. Компания выделяет 40 000 рублей на покупку — это аванс. После покупки сотрудник сдает в бухгалтерию чек и авансовый отчет.

Если сотрудники покупают что-нибудь нужное для бизнеса, затраты можно включить в расходы компании. Но понадобятся доказательства для налоговой. Такими доказательствами будут документы: чеки, акты, счет-фактуры.

Штрафы за неправильный учет расходов — 120-я статья Налогового кодекса

Есть нюанс: нельзя купить принтер домой, а чек приложить к расходам по бизнесу. Налоговая попросит доказать, что покупка для офиса, а не для дома.

Читать в «Деле»

Если компания не докажет, что купила принтер для бизнеса, владельцу выпишут штраф: 20% от суммы покупки, но не меньше 40 000 рублей.

Общие правила

Есть правила, которые помогут доказать налоговой, что сотрудники покупали бумагу в офис, а не домой начальнику. Вот что нужно делать.

Добавить пункт о покупках в устав компании и прописать все способы покупок — мало ли какой пригодится. Если налоговая попросит обосновать переводы денег сотрудникам, например, на карты, покажите ей пункт устава о покупках. И повод начислить лишние платежи или штрафы отпадет.

Если нет времени вносить изменения в устав или дело происходит у ИП, достаточно выпустить приказ. В приказе — суммы расходов, сроки возврата и другие условия.

На примере директор разрешает сотрудникам делать покупки для компании на 50 000 рублей. Здесь же сроки, когда нужно сдать документы и возместить деньги

Собирать документы о покупках: чеки, квитанции такси и службы доставки, билеты на поезд или самолет, акты выполненных работ. Документы понадобятся бухгалтеру для отчетов.

Сотрудник после командировки сдает в бухгалтерию посадочные талоны, билет из лондонского метро и чек на покупку местной сим-карты

Оформлять покупки на имя компании. Когда сотрудник оформляет покупку, он называет продавцу не свое имя, а название компании и должность. Тогда продавец в накладной или счете-фактуре укажет получателем организацию, а не физлицо.

В счете-фактуре вместо имени покупателя или получателя товара указывают название компании. Это нужно, чтобы вычесть НДС

Это были общие правила для покупок через сотрудников. Их нужно соблюдать всегда, и неважно, как именно сотрудник покупает что-нибудь нужное. А еще есть специальные правила.

Сотрудник покупает, а компания компенсирует

Первый способ: сотрудник покупает за свой счет, и работодатель возмещает расходы. Это удобно, потому что не нужно заранее оформлять документы и рисковать, что работа встанет из-за ерунды. Бывает, что в офисе закончилась бумага, а плановая закупка будет через три дня. Чтобы работа не останавливалась, сотрудник идет в магазин и покупает пачку бумаги.

У этого способа правило одно: не возмещать расходы без документов. Понадобится авансовый отчет и приказ.

Авансовый отчет. Работает так: сотрудник покупает нужное, собирает чеки и заполняет авансовый отчет. Авансовый отчет вместе с чеками отдает бухгалтеру, гендиректору или человеку, который ведет отчетность.

Вторая страница авансового отчета: сотрудник перечисляет документы, которые подтверждают расходы на покупку. Оригиналы чеков прикладывают к отчету и сдают в бухгалтерию

Приказ о возмещении денег сотруднику. Нельзя просто так заплатить деньги сотруднику, даже если он потратился на благо компании. Для перевода понадобится приказ. У приказа нет строгой формы, можно написать так:

Шаблон приказа о возмещении расходов сотруднику

Пример приказа о возмещении расходов. В нем директор указывает сумму возмещения и основания для выплаты

Когда готовы авансовый отчет, чеки и приказ директора, бухгалтер возмещает сотруднику расходы: выдает наличными или переводит на карту. Возместить нужно за срок, который написан в уставе или приказе директора.

С возмещением расходов есть риски. Причем рискуют и компания, и сотрудник.

Первый риск — сотруднику придется платить НДФЛ, если налоговая посчитает возмещение доходом.

Второй риск — расход не получится учесть в налогах для упрощенки 15%. Это может случиться, если в графе «Покупатель» в чеке стоит имя сотрудника, а не название компании.

Еще возможная проблема: сотрудник потратит больше, чем нужно. Например, купит компьютерную мышку за 25 000 рублей, хотя мог за 500. Тогда компания может отказаться возмещать эти деньги, а взамен выдать дешевую мышку.

Чтобы не вызывать подозрения налоговой, лучше просить сотрудников платить картой и возмещать безналично.

Сотрудник берет деньги под отчет

Второй способ: сотрудник сначала оформляет документы, а уже потом получает деньги компании и отчитывается о тратах.

Секретарь в офисе пишет заявление и получает авансом деньги на бумагу. Закупается в магазине у дома, а потом возвращает компании сдачу и сдает отчет с чеками в бухгалтерию.

Если в магазине неожиданно выросли цены на бумагу, не нужно оформлять новые документы: секретарь добавляет из своих, а компания возмещает.

Лимит расходов руководитель устанавливает приказом один раз. Можно писать приказ с разными условиями для каждого сотрудника или сделать один приказ на всех.

Деньги авансом компания выдает на представительские, расходы в командировке и расчеты по договорам от имени организации. Чтобы оформить покупку через аванс, нужны документы:

  • заявление сотрудника;
  • приказ о выдаче аванса;
  • документы от сотрудника: билеты, чеки, счета из гостиницы;
  • авансовый отчет: бухгалтер готовит, сотрудник подписывает.

Последовательность такая: сотрудник пишет заявление в свободной форме. Мол, прошу выдать авансом пять тысяч рублей на ужин с клиентом. Директор оформляет приказ и бухгалтерия выдает деньги. Сотрудник оплачивает ужин с клиентом деньгами компании, а в бухгалтерию сдает чек и авансовый отчет.

Вот так сотрудник может написать заявление на деньги:

Заявление на выдачу денег под отчет

В заявлении на аванс под отчет сотрудник пишет сумму цифрами и прописью. С заявлением и подписью директора сотрудник получает деньги в бухгалтерии

Отчитываться о покупках нужно бухгалтеру, а когда его нет — руководителю. Сотрудник приносит все чеки и сдает остаток денег. Если потратил больше, чем выдали, компания возмещает перерасход на основании чеков и квитанций.

Если сотрудник потерял чеки или потратил деньги компании на что-нибудь ненужное, а теперь не может отчитаться, у него есть два выхода:

  • добровольно вернуть деньги компании из своих;
  • по согласованию с работодателем признать деньги своим доходом, заплатить с них НДФЛ и страховые взносы.

С деньгами под отчет сотрудник не рискует, а компания может лишиться денег, если вдруг сотрудник решит их присвоить. Взыскать из зарплаты можно только по согласию сотрудника, если не согласится — через суд.

Еще одно правило — нельзя выдавать новый аванс, пока сотрудник не отчитался по предыдущему. Деньги выдают на срок, который указан в приказе. Когда срок истечет, у работника есть три дня, чтобы отчитаться о расходах.

Источник: https://delo.modulbank.ru/all/shopping

Как оформить оплату расходов организации банковской картой

Нужно ли оформлять ао если сотрудник использовал свои деньги

Для удобства расчетов сотрудников организаций от лица предприятия банки предлагают руководителям и владельцам бизнеса надежный финансовый инструмент – корпоративную банковскую карту. Такая банковская карта привязана к расчетному счету предприятия.  Корпоративная банковская карта – мобильное средство для осуществления платежей лицами, которым эта карта выдана.

Наличие такой карты на предприятии позволит сделать более простыми и удобными расчеты сотрудников организации, например, в командировках. Ведь при расчетах картой, представителям компании нет необходимости расплачиваться наличными деньгами.

Все операции по карте отражаются в отчетах из банка и направляются на привязанный к карте телефон, чаще всего руководителя компании, и на электронную почту, например, главного бухгалтера.   Кроме оплат нужд сотрудников в командировках, с помощью карты могут быть оплачены покупки и услуги других коммерческих организаций в интересах предприятия – владельца карты.

  Средства, списанные со специального счета компании в результате совершения операции с использованием корпоративной карты, считаются выданными под отчет работнику. В срок, установленный положением об использовании корпоративных карт, работник должен представить авансовый отчет о расходовании денег с корпоративной карты.

Может ли директор оплачивать корпоративной картой свои личные покупки? Личные нужды даже директор должен оплачивать исключительно из своей заработной платы. Денежные средства, находящиеся на расчетном счете компании, принадлежат не директору, а организации.

  Поэтому, если все же денежные средства, потраченные с корпоративной банковской карты директором или другим сотрудником предприятия, не соответствуют профилю работы организации, они признаются личными нуждами сотрудника.

  Такие траты сотрудник или директор обязан возместить в кассу или написать заявление, в соответствии с ним данная сумма в полном размере будет удержана из зарплаты работника, должность которого не имеет никакого значения. При любых оплатах, совершенных посредством корпоративной банковской карты, сотрудникам надлежит сохранять все отчетные документы, подтверждающие оплату.

На основании предоставленных в бухгалтерию чеков, квитков, квитанций составляется авансовый отчет, который работник подписывает, а бухгалтер составляет необходимые проводки.

  Чтобы избежать лишних вопросов от проверяющих инспекторов, рекомендуется издать внутренний документ, регламентирующий права и обязанности сотрудников, использующих корпоративную банковскую карту в интересах компании.

  Следует четко прописать, как фиксируется выдача карты на руки сотрудникам, установить лимиты на расходование средств по той или иной статье затрат, а также порядок снятия денежных средств с карты.  Важно указать, что распоряжением руководителя предприятия не предусмотрена процедура приходовать снятые в банкомате денежные средства в кассе организации.

  В правилах отчетности не лишним будет указать, кто из сотрудников вправе получать карту и каким образом проходит в компании отчет о потраченных суммах, так как деньги на корпоративной банковской карте – это те же подотчётные денежные средства, которые могли бы быть получены работников в кассе организации наличными.   Преимущества расчетов с помощью корпоративной банковской карты вместо выдачи подотчетных сумм заключается в оперативности расчетов, по сравнению с другими безналичными перечислениями, и контроле операций по расходованию средств компании подотчетными лицами.  Кроме того, деньги на карте невозможно потерять, без кода злоумышленники не смогут воспользоваться финансами компании. 

С корпоративной картой уполномоченный сотрудник без труда оплатит бронь в гостинице, заплатит за топливо в поездке по служебной необходимости, оплатит товары, способствующие улучшению качества работы предприятия. А что, если работник оплатил расходы своей картой?

Оплата банковской картой сотрудника за организацию

Если сотрудник расплатился своей картой, он вправе рассчитывать на компенсацию затрат, если расходы были согласованы руководителем, и у сотрудника на руках все оправдательные документы, подтверждающие расходы.  Законодательство не запрещает использование личной банковской карты работником для осуществления платежей от лица компании.

Так как, если сотрудник оплачивает товары и услуги за свой счет, не получив для совершения платежа предварительно денежные средства под отчет в кассе, то не важно наличными средствами он это сделал или с помощью банковской карты.

  В данном случае банковская карта лишь означает, что платеж совершен за безналичный расчет, но все также от работника и в интересах компании. Авансовый отчет не оформляется, так как работник не получал деньги авансом.

  Если не получавший денежные средства под отчет сотрудник оплатил товар со своей кредитной карты, как отчитаться в финансовом отделе?  Сотрудник предоставляет в бухгалтерию заявление о возмещении потраченных средств и для оформления расходов прикладывает все документы, подтверждающие эти самые траты.

В заявлении работник вправе указать, каким способом он желает получить возмещение понесенных расходов: на банковскую карту, принадлежащую работнику, или наличными — в кассе. Если это вариант с зачислением денежных средств на личную или зарплатную банковскую карту сотрудника, то работник указывает реквизиты своей банковской карты в заявлении. 

Оплата банковской картой лица, не являющегося сотрудником предприятия

Законом допустим также вариант, когда сотрудником производится за товар или услугу оплата картой лица, не работающего в организации.  В этом случае к заявлению сотрудника на возмещение затрат прикладывается уведомление от лица, на чье имя оформлена карта, с которой осуществлялся платеж.

В этом уведомлении владелец карты поясняет, что не возражал против оплаты товара или услуги принадлежащей ему картой.  

Если платеж произведен с банковской карты супруги или супруга, работающего на предприятии сотрудника, осуществившего платеж, заявление с подтверждением согласия не потребуется.

Оплата расходов банковской картой. Авансовый отчет

Если сотрудник получил денежные средства под отчет в кассе предприятия, а расплатился, оплачивая услуги или товары, действуя в интересах компании и по согласованию с руководством организации, то это тоже законом не возбраняется. В этом случае налоговики потребуют предъявить авансовый отчет на выданную сумму и оправдательные чеки, бланки, квитанции.

  Еще один вариант, разрешенный законом – это внесение подотчетной суммы бухгалтером компании на банковскую карту работника, которой сотрудник оплачивает, например, расходы по ГСМ. Если сотрудник расплачивается кредитной картой, а не дебетовой, то это не меняет алгоритма действий по оплате и сбору документации ни со стороны работника, ни с позиции компании, и законом тоже допускается.

Налоговики также не возражают против осуществления платежей за организацию сотрудником его кредитной картой, то есть можно оплатить товар кредитной картой сотрудника.

В случае, если денежные средства под отчет были выданы в бухгалтерии одному сотруднику, а оплата совершена банковской картой другого сотрудника этого же предприятия, то работником, который получил сумму под отчет, предоставляет в финансовый отдел авансовый отчет.

Оплата банковской картой другого сотрудника отражается в заявлении, приложенным к авансовому отчету подотчетного лица, в котором указывается, что оплата произведена с согласия владельца карты. 

Рекомендуется также к такому авансовому отчету приложить расписку от владельца карты о том, что он получил компенсацию за расходы по принадлежащей ему банковской карте от подотчетного лица в полном размере.

Сотрудник оплатил услуги со своей банковской карты: как отчитаться

Используя, например, в аренду автомобиль или заказав перевозку мебели из офиса на склад, и действуя в интересах компании, сотрудник оплатил услуги со своей кредитной карты, как отчитаться в бухгалтерии, чтобы получить возмещение? Услуга ничем не отличается по алгоритму возмещения в этом случае от товара.

Работнику достаточно предоставить в финансовый отдел или бухгалтерию заявление о возмещении расходов и приложить к нему все чеки и квитанции, подтверждающие платежи. Требованием по предоставлению отчета о потраченных средствах является своевременность предоставления отчетности.

Законом определен срок – три дня после совершения сотрудником платежа или приезда из командировки и выхода на работу.

  При нарушении сроков подачи оправдательной документации в бухгалтерию организации, расходы признаются руководителем необоснованными, и работнику откажут в возмещении затрат, а если сумма была выдана ранее под отчет, то она будет высчитана из зарплаты сотрудника. 

Налоговый и бухгалтерский учет услуги не отличаются от учета товара. 

Как учесть в налоговом учете оплату с карты

Деньги, которые бухгалтер перечисляет на карты сотрудникам подотчет или на корпоративную карту, остаются деньгами компании. При получении оправдательной документации, подтверждающей правомерность учета таких расходов, бухгалтер учитывает затраты для уменьшения налогооблагаемой базы.

  НДФЛ в этом случае не начисляется, так как сотрудник не получает экономической выгоды, такие суммы, при зачислении на карту сотруднику, представляются задолженностью работника перед компанией.

После предоставления чеков, бланков, квитанций, подтверждающих расходы в пользу компании, расходы распределяются в затратах компании бухгалтером в соответствии со статьей расхода.

  Если сотрудник не предоставил необходимых подтверждений того, что деньги были потрачены в интересах компании, подотчетная сумма вычитается бухгалтером из заработной платы сотрудника с начислением на нее НДФЛ 13 процентов. Так как такие суммы принимаются в качестве экономической выгоды работника.

 

Например, при принятой в компании практики оплаты работникам мобильной связи за счет компании, сотрудник пополнил связь со своей банковской карты (проводки в бухгалтерском учете отражают расход на нужды компании и возмещение затрат работнику). Такую оплату бухгалтер учитывает, как расходы компании. Если же работник пополнил счет личного телефона, а политикой компании не предусмотрена компенсация мобильной связи, то эти расходы не будут учтены, как затраты компании.

Заключение

Чтобы избежать спорных ситуаций с проверяющим инспектором, руководителю организации надлежит подписать приказ, предусматривающий правила перечисления денежных средств на банковские карты работников, компенсаций платежей без выдачи денег подотчет и с перечислением авансов.

Рекомендуется регламентировать порядок об оплате товаров или услуг банковскими картами сотрудников и корпоративной картой организации.  Соответствующие указания надлежит зафиксировать и в учетной политике компании.

Сотрудники, которым разрешено руководителем расплачиваться личными банковскими картами и корпоративной картой, обязаны расписаться в документации о том, что они осведомлены о порядке оплаты товаров и услуг в интересах компании банковскими картами.

  Утвержденный список таких сотрудников надлежит прикрепить к приказу руководителя о правилах работы предприятия по расчетам банковскими картами. Сотрудники, совершившие платеж посредством личной банковской карты без получения аванса, вправе рассчитывать на возмещение.

Возмещение возможно, если понесенные расходы признаны руководителем, как нужды предприятия, и на затраты предоставлена подтверждающая документация в виде чека, бланка строгой отчётности, квитанции и т.п. Допускается оплата расходов в интересах компании с банковской карты лица, не оформленного в штате компании.

С 2013 года налоговики позволили бухгалтеру перечислять подотчетные деньги на зарплатные карты работникам. А вот перечисление заработной платы сотрудников на корпоративную карту запрещено.

Если при расходах на нужды компании произведена оплата банковской картой, подтверждающий документ предоставляется в обязательном порядке, независимо от того, товар или услуга были оплачены сотрудником и какой банковской картой это было сделано.

Если документация, подтверждающая правомерность расходов с помощью личной или корпоративной банковской карты не предоставлена, или не оформлена надлежащим образом, сотрудник обязан предоставить объяснительную записку, а сумма затрат возмещается из его зарплаты.    

Источник: http://NalogObzor.info/publ/stati_iz_tematicheskikh_zhurnalov/kak_kompanii_otrazit_v_nalogovom_uchete_pokupku_esli_ee_oplatil_sotrudnik_lichnoj_bankovskoj_kartoj/71-1-0-2233

Возврат подотчетных сумм в кассу в 2021 году – Центр Про

Нужно ли оформлять ао если сотрудник использовал свои деньги

Здравствуйте!

Прежде чем рассказать об изменениях в бухгалтерском учете в 2021 году и можно ли выплатить дивиденды из кассы, опишу в общих чертах кассовую дисциплину. Как вообще наличка попадает в кассу и куда ее можно потратить?

Правила получения и расходования из кассы наличных денег

Центробанк прописал, на какие нужды разрешено расходовать наличку. Есть ряд организаций, которым разрешено работать без ККТ. Но большая часть компаний все же сталкивается с «живыми» начислениями, даже если они не ведут торговлю за нал. Для начала возникает логичный вопрос: «Откуда берется наличка в кассе?».

Так вот, это:

  • выручка;
  • средства с расчетного счета;
  • различные возвраты (авансы, займы).

Вот вроде рубли есть, а тратить их куда захочется нельзя. Тут есть несколько правил.

Поступления из этих источников тратятся только на зарплату, пособия, приобретение товаров, возврат денег, например, недовольным клиентам.

На что нельзя выдавать наличные из кассы

С выручкой все очень строго. При расчетах с разными ООО, ИП, ФЛ по:

  • договорам аренды недвижимости;
  • операциям с ЦБ;
  • выдаче/возврату кредитов.

Все это оплачивается только с расчетного счета. Из выручки брать деньги на эти цели запрещено.

Например, арендовать машину можно, оплатив расход из выручки. Это движимое имущество. А вот чтобы снять помещение, нужны средства с расчетного счета, так как нецелевое расходование карается законом. Нераспределенная прибыль в этот список, как видите, не входит.

Выплата зарплаты через кассу: сроки и правила

Все, что касается заработной платы, сроков и правил выплаты, документально закрепляется на предприятии – например, это трудовой или коллективный договор.

Сроки едины для всех фирм. Даже если сами работники изъявят желание получать з/п единожды в месяц или в другие дни, это не может сместить сроки. Поэтому аванс выдается до 30 числа текущего месяца, а расчет – до 15 числа следующего месяца.

Если день X выпадает на выходной, то з/п выдается в предшествующий день. К тому же продолжительность выдачи зарплаты строго ограничена все тем же Центробанком: 5 дней зарплата может храниться в кассе, потом остаток сдается в банк.

Если сотрудники получают зарплату наличными, в обязанность работодателя входит обеспечить наличие денег в кассе в день зарплаты. Весь процесс выдачи з/п учитывается документацией начиная с приказа начальника и заканчивая записями в кассовой книге.

Можно ли выплатить дивиденды наличными деньгами из кассы

Банк России установил перечень того, куда и как можно выплатить наличку из ККТ. Выплатить дивиденды из выручки нельзя. Но зато возможно выплатить дивиденды другим способом – из денег, ранее выданных под отчет, неизрасходованных и возвращенных в ККТ, так эта наличка будет относиться к прочим средствам.

Что грозит АО за выплату дивидендов из кассы

Если выплатить дивиденды налом, контролирующие органы могут заподозрить, что тем самым АО пытается воспрепятствовать реализации права акционеров на безналичный расчет по дивидендам.

Налоговые органы, проверяя кассовую дисциплину, могут придраться к способу выплаты дивидендов. Еще притянут сюда «нарушение порядка хранения свободных средств» в ККТ, которые должны вроде как храниться в банке.

Лучше с ними не спорить. Штраф за такие операции составляет 500–700 тысяч рублей.

Возможно ли получение дивидендов наличными в кассе обслуживания для работающего акционера физического лица

Если участникам ООО дивиденды можно выдать «живыми» деньгами или безналом, то акционерам выплатить прибыль разрешается только в безналичной форме. Это установлено законом.

Еще раз уточню, что перечислить доходы участников – это не та операция, которую можно выплатить из выручки. Так вот, способ получения дивидендов наличными есть. Для этого наличка поступает с расчетного счета организации в ККТ, только потом их можно выплатить учредителю.

Ограничение наличных расчетов между юридическими лицами

Центральный Банк России в своем указе установил лимит по расчетам наличкой между ЮЛ. Он составляет 100 тыс. руб. по одному договору между ЮЛ и ИП.

А вот между ФЛ таких ограничений нет. ИП могут забрать любую сумму из выручки на личные цели. Для этого нужно оформить только РКО.

Существует ли максимальный срок выдачи денег в подотчет

Стоит сказать, что закон не запрещает выплатить деньги подотчетным лицам даже на срок в несколько лет. Единственное условие – обоснованная необходимость и целевое расходование. В ином случае те же контролирующие органы могут посчитать эти средства займом или доходом. А налог с этих денежек не выплачен – вот и штраф. Получите, распишитесь.

Подотчет и онлайн-касса: нужно ли выбивать чеки

Выдача средств под отчет — это опосредованная форма расчетов за товары (работы, услуги) покупателя с продавцом через уполномоченное покупателем лицо (через подотчетное лицо). И в этом случае встает вопрос: нужно ли организации, выдавшей деньги под отчет и принимающей обратно неизрасходованный их остаток, проводить данные операции через онлайн-кассу (пробивать кассовые чеки)?

Что такое «подотчет»

Выдать деньги под отчет — означает предоставление средств для покрытия расходов, связанных с деятельностью юрлица или индивидуального предпринимателя. Данное определение дано в п. 6.3 Указания Банка России №3210-У от 11.03.2014 (ССЫЛКА). Оформляется такая выдача средств расходным кассовым ордером, который, в свою очередь, составляется на основе одного из вариантов:

  • распорядительного документа о выдаче подотчетных средств (чаще всего специального приказа);
  • письменного заявления подотчетного лица.

Кроме того, не будет лишним (но закон это не обязывает делать), если на предприятии будет издан распорядительный документ, в котором будут определен список лиц, которым могут выдаваться денежные средства под отчет. Образец такого приказа:

Заявление подотчетником пишется в произвольной форме, но с обязательным указанием запрашиваемой суммы наличных денег, направления их расходования и срока, на какой выдаются данные средства.

Подтверждается расход средств или его отсутствие путем оформления подотчетным лицом авансового отчета. Этот документ согласно формулировке п.6.

3 Указаний №3210-У служит отражением состояния сумм, выданных сотруднику под отчет, в том числе и неизрасходованных.

Фактически подотчетные средства — это форма реализации расходов предприятием, необходимых для осуществления его деятельности. И указанные средства могут быть потрачены на что угодно: на покрытие задолженности перед поставщиками, на покупку материалов, и т.д.

И выполнение таких платежей предприятие доверяет своему сотруднику, который после получения денег под отчет, является одновременно подотчетным лицом (с позиции происхождения средств) и уполномоченным лицом (с позиции порядка их расходования). Т.е.

подотчетник в ходе закупочной деятельности и при оплате счетов выступает от имени и за счет своего работодателя и обычно в пределах выданной ему суммы.

Чтобы понять, кому можно выдавать деньги под отчет, стоит обратиться к банковскому Указанию №3210-У. В нем сказано, что подотчетным лицом может быть сотрудник предпринимателя либо юрлица, с которым заключен трудовой или гражданско-правовой договор.

Об этом прямо говорит п. 5 Указания №3210-У и письмо Банка России от 02.10.

2014 №29-Р-Р-6/7859 (ССЫЛКА), которое для целей оформления и ведения кассовых операций признает работником организации лицо, с каким у данного предприятия заключен гражданско-правовой договор.

При этом длительность такого договора не имеет значения. Более того, не важна и должностная принадлежность подотчетного лица. Поэтому деньги под отчет может получить и директор компании.

Подпадают ли расчеты по подотчетным суммам под действие закона №54-ФЗ

Подотчетные суммы могут выдаваться, как в наличной форме, так и путем их перевода на корпоративную и даже личную карточку сотрудника с пометкой «Подотчетные деньги».

Стоит напомнить, что банковская карточка согласно пп.19 ст.

3 закона №161-ФЗ (о национальной платежной системе) относится к электронным средствам платежа, которые на основании Положения Банка России № 383-П являются безналичной формой расчета.

А в июльской редакции закона №54-ФЗ от 2021 года утверждено, что онлайн-касса используется при наличных и почти любых безналичных формах расчетов. Однако расчеты по подотчетным суммам в любой их форме в случае их возврата и выдачи не являются расчетами в понимании закона №54-ФЗ, поскольку не относятся:

  • к получению и выплате денег непосредственно за товары, работы, услуги (т.е. к денежным отношениям, которые возникают между покупателем и продавцом);
  • к приему ставок, интерактивных ставок и к выплате выигрышей по ним;
  • к приему денег в ходе продажи лотерейных билетов (включая электронные);
  • к приему лотерейных ставок;
  • к выплате выигрышей по лотереям.

Все эти виды операций признаются ст. 1.

1 закона №54-ФЗ расчетами, при осуществлении которых применяется онлайн-касса, за исключением тех случаев, в каких сам закон предусматривает возможность не работать с ККТ.

Кроме того, к расчетам, на которые распространяется обязанность по использованию ККТ или право ее не применения, еще относятся следующие операции, направленные на оплату товаров, работ, услуг:

  • прием и выплата денег в форме предварительной оплаты и (или) авансов;
  • зачет и возвращение предварительной оплаты и (или) авансов;
  • выдача и погашение займов (включая кредитование ломбардами);
  • предоставление либо получение встречного предоставления для расчетов за товары, работы, услуги.

И к этим операциям выдача и возврат подотчетных сумм тоже не относится, поскольку данные деньги являются лишь кассовой операцией, которая направлена на будущее совершение расхода, а не отражает сам факт оплаты товаров (работ, услуг). Да и подотчетное лицо не является по отношению к своему работодателю покупателем.

Поэтому, выдавая своему сотруднику или получая от него остаток либо всю сумму неиспользованных подотчетных денег, предприятие не должно использовать онлайн-кассу, но обязано соблюдать требования Указаний банка №3210-У по оформлению кассовых документов (авансовых отчетов, кассовых ордеров, Кассовой книги).

Нужно ли применять онлайн-кассу, когда подотчетное лицо совершает покупку у другой организации или предпринимателя

В этой ситуации подотчетное лицо выступает в качестве покупателя, действующего от имени и за счет своего работодателя. А значит, на продавца распространяются все требования закона №54-ФЗ по применению онлайн кассы и по выдаче (предоставлению) кассового документа такому покупателю. Такие разъяснения даются в пункте 2 письма ФНС России от 10.08.2021 № АС-4-20/15566@ — ССЫЛКА.

Исключение составляют те виды безналичных расчетов между юрлицами и (или) предпринимателями, в том числе через подотчетных лиц, при которых не происходит предъявления электронного средства платежа (например, банковской карты).

В этом случае ККТ продавцом не применяется (п. 9 статьи 2 закона №54-ФЗ — ССЫЛКА).

Если наоборот, — и электронное средство платежа при подобных расчетах предъявлено, — то продавец должен использовать контрольно-кассовую технику для оформления расчетной операции.

Источник: https://centrproh.ru/obraztsy/vozvrat-podotchetnyh-summ-v-kassu-v-2021-godu.html

Как ИП и ООО снимать наличные со счёта или карты — безопасно и по закону, для бизнеса и личных расходов

Нужно ли оформлять ао если сотрудник использовал свои деньги

По работе я постоянно сталкиваюсь с тем, что предприниматели слишком часто снимают деньги со счёта или карты.

В статье я расскажу, как это может навредить бизнесу, какие лимиты учитывать при наличных расчётах и какие документы оформлять, чтобы подтвердить банку законность операций. А также как лучше заменить наличные расчёты в бизнесе и снимать крупные суммы на личные расходы, если вы ИП.

Лейля Хасаншина
Руководитель и основатель бухгалтерской компании ООО «Хелп»

Что привлечёт внимание банка при снятии наличных

Банки обязаны контролировать операции по снятию наличных с расчётных счетов и банковских карт ИП и ООО. Это предусмотрено законом № 115-ФЗ от 07.08.2001 г.

Внимание сотрудников банка привлечёт:

  • если со счёта постоянно снимают крупные суммы
  • и объём снятия наличных — более 80% от оборота по счёту.

Такие операции расценят как сомнительные.

Какие последствия, если банк посчитал снятие наличных подозрительным

Если сотрудники банка расценят операции по снятию наличных как сомнительные, они могут:

  • Приостановить эту операцию. Т.е. вы не сможете снять деньги, пока не подтвердите цель обналичивания средств со счёта.
  • Попросить вас предоставить документы, которые подтвердят, что вы сняли или хотите снять наличные на бизнес-расходы (это касается ИП и ООО) или для личных целей (если вы ИП).

ИП могут снимать деньги на личные расходы. Но внимание сотрудников банка могут привлечь операции по крупным суммам. И тогда они могут попросить вас подтвердить эти расходы.

Если вы ИП и вам нужно снять деньги со счёта на крупную покупкуЛучше переведите деньги со счёта на личную карту. И снимайте наличные с этой карты. Так безопаснее и выгоднее (нет комиссии за снятие наличных). Такие переводы мне рекомендовали делать в службе безопасности моего банка.

  • Заблокировать интернет-банк и карты, если вы не сможете доказать свои траты. 

Если два раза в течение года банк заподозрил сомнительные операции по снятию наличных, он может закрыть счёт в одностороннем порядке, а другие банки могут отказать в открытии счёта.

Дело в том, что банк должен уведомить Росфинмониторинг, а тот сообщает Центробанку. ЦБ, в свою очередь, отправляет уведомление всем остальным банкам, что иметь дело с таким ИП или ООО рискованно — есть подозрение в отмывании доходов.

Как избежать рисков, связанных со снятием наличных

Снимать наличные деньги со счёта и карты вы можете. Например, на хозяйственные нужды или чтобы рассчитаться с поставщиком. Но чтобы избежать рисков и проверок банка, рекомендую вам следующее.

1. Переведите все расчёты с поставщиками в безналичную форму.

Если ваш поставщик настаивает на оплате наличными, то для вашего бизнеса такие сделки с высоким риском. Поставщик может не выполнить условия по договору, и привлечь его к ответственности будет сложнее. А банк и налоговая могут заинтересоваться крупными расчётами по вашим сделкам, которые прошли наличными деньгами.

Учитывайте при наличных расчётах с поставщиком два важных момента:Сумма наличных расчётов по одному договору — не больше 100 тысяч рублей (пункт 4 Указания Банка России № 5348-У от 09.12.2021 г.).Расчёты должны быть подтверждены документами.
В договоре с поставщиком должно быть условие об оплате наличными.

И поставщик должен дать вам «закрывающие» документы — товарную и товарно-транспортную накладную, акт об оказании услуг, счёт-фактуру (если он работает с НДС) или универсальный передаточный документ. Кроме этого, на пищевые продукты — документы по пищевой безопасности: ветеринарные свидетельства, этикетки, сертификаты качества и т.д.

2.

Выплачивайте зарплату сотрудникам на карты, для этого есть зарплатные проекты в банках.

Если у вас небольшое число сотрудников, посчитайте, что вам будет выгоднее по комиссии банка — открывать зарплатный проект или самостоятельно переводить зарплату на карты персонала.

Если выплачиваете зарплату наличными из выручки или снимаете деньги со счёта, то это должно подтверждаться документами:

  • Условие о выплате зарплаты наличными можно прописать в трудовом договоре с сотрудником.
  • При получении зарплаты сотрудник должен расписаться в её получении. Для этого можно использовать общую для всех сотрудников ведомость на выплату зарплаты или отдельные расходные кассовые ордера на каждого сотрудника (ссылки на формы этих документов я приведу дальше).

3. Оформите корпоративную карту и оплачивайте с неё закупки (например, продукты от поставщиков) и командировки. Такие карты вы можете выдавать сотрудникам, если они ведут расчёты с поставщиками или ездят в командировки.

Вы можете установить лимиты по корпоративным картам для сотрудников — больше какой суммы они не могут потратить, например, за неделю, месяц или другой период.

Использование корпоративных карт — частая практика, поскольку это законно, проще учитывать эти расходы и по таким операциям нет банковских комиссий, как при снятии наличных.

Важно! Не используйте корпоративные карты только для снятия наличных, совершайте с них покупки.

4. Доля снятия наличных денег в неделю не должна превышать следующий процент от оборота по счёту: 30% для ООО и 80% для ИП. Эти проценты называют в своих рекомендациях банки. 

5. Снимайте до 600 тысяч рублей, так как операции на эту или большую сумму подлежат обязательному контролю по статье 6 закона 115-ФЗ.

Также учитывайте, что банк могут заинтересовать и суммы меньше 600 тысяч рублей, если они являются крупными для оборотов по вашим счетам и картам.

Обязательно храните документы, которые подтвердят, на что потрачены наличные деньги. Особенно это важно по крупным расходам.

6. Оперативно реагируйте на вопросы сотрудников банка, не игнорируйте их. Чем быстрее вы предоставите документы, объясняющие снятие наличных средств, тем больше шансов избежать блокировки счёта.

Какие документы надо оформить при снятии наличных и оплате наличными

Если у вас ООО, эти требования обязательны. Если вы ИП или относитесь к субъектам малого предпринимательства, для вас установлен особый порядок. Давайте разберёмся подробнее.

1. Вам надо установитьлимит наличных денег, которые могут находиться у вас в кассе. Суммы выше этого лимита надо сдавать в банк.

Лимит можно не устанавливать, если:

  • Вы являетесь ИП.
  • У вас ООО, которое относится к субъектам малого предпринимательства. Проверить, входите ли вы в реестр малого бизнеса, можно через сервис на сайте налоговой службы.

2. Вам надо оформить бухгалтерские документы, если вы снимаете наличные со счёта или выдаёте их из кассы.

Все поступления наличных со счёта и их выдачу надо отражать в кассовой книге. Это не относится к операциям по онлайн-кассе. Например, когда принимаете от гостя оплату наличными или выдаёте сдачу.

Особый порядок для ИП: если вы работаете на упрощённой системе налогообложения, ЕНВД или патенте, то оформлять кассовые документы необязательно. Но если вы выдаёте зарплату или подотчётные суммы наличными, делать эти документы надо — сотрудники должны где-то расписаться, что получили деньги.

Ещё раз кратко, что важно знать про наличные расчёты

Наличные — не самый удобный и безопасный способ расчётов. Поэтому старайтесь проводить все операции безналично, через банковские счета и карты. Можно оформить корпоративные банковские карты, чтобы вы или сотрудники могли оплачивать покупки или другие расходы для заведения. 

Если у вас были бизнес-расходы или личные покупки за счёт наличных, снятых со счёта или карты, храните документы по этим тратам. Особенно по крупным суммам — именно они привлекают внимание банка.

И если у сотрудников банка возникнут вопросы по вашим операциям с наличными, оперативно отвечайте на их запросы. Это поможет избежать блокировки операций или закрытия счёта.

Редактор: Виктория Царенкова

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5ab8e75c55876b8d17d0a93e/kak-ip-i-ooo-snimat-nalichnye-so-scheta-ili-karty--bezopasno-i-po-zakonu-dlia-biznesa-i-lichnyh-rashodov-5eeca1c97da0501b7e587f93

Ваш юрист
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: