Образец сопроводительного письма на выемку документов

Содержание
  1. Как оформить письмо
  2. Как правильно оформить сопроводительное письмо, образец составления
  3. Как оформить сопроводительное письмо к документам
  4. Образец оформления сопроводительного письма
  5. Как правильно оформить сопроводительное письмо к резюме. Образец
  6. Образец написания сопроводительного письма к резюме
  7. Как оформить сопроводительное письмо к торговому предложению
  8. Образец сопроводительного письма к торговому предложению
  9. Как правильно написать сопроводительное письмо к документам
  10. Чего указывать не надо
  11. Кто подписывает письмо
  12. Бланк сопроводительного письма к документам
  13. Что такое сопроводительное письмо в суд — образец
  14. Образец сопроводительного письма в суд
  15. Образец ходатайства о приобщении документов
  16. Малина-групп. Сопроводительное письмо в суд
  17. Как правильно называется письмо о приобщении к делу?
  18. Сопроводительное письмо в арбитражный суд при подаче документов
  19. Письмо в арбитражный суд о направлении документов
  20. Правила составления письма в судебную инстанцию о направлении документации
  21. Копия сопроводительного письма в судебную инстанцию
  22. Как зарегистрировать сопроводительную деловую бумагу?
  23. Сопроводительная бумага в судебную инстанцию. Пример, регламент оформления, цель
  24. Суть письма
  25. Когда оно необходимо?
  26. Пример
  27. Как заполнить?
  28. Письмо в арбитражный суд о направлении документации
  29. Для чего это нужно?
  30. Сопроводительное письмо для госслужащих
  31. Структура и реквизиты
  32. Дополнительные рекомендации
  33. Деловой этикет
  34. Сопроводительное послание в суд о передаче документации 
  35. Послание в судебную инстанцию
  36. Дополнительное послание к документации
  37. Регламент оформления
  38. Сопроводительное письмо в арбитражный суд
  39. Послание к документации
  40. Заявление о приобщении документов к делопроизводству. Пример
  41. Что можно приобщить к делопроизводству?
  42. Оформление ходатайства
  43. Пример ходатайства
  44. Регламент подачи
  45. Подлинники или копии?
  46. Сроки для ответа
  47. Процедура хранения
  48. Как правильно написать сопроводительное письмо к документам в госзакупках
  49. Проведение торгов
  50. Заключение договора
  51. Исполнение контракта
  52. Другие случаи
  53. Как писать
  54. Частые ошибки при составлении
  55. Образец сопроводительного письма на выемку документов
  56. Пишем сопроводительное письмо заказчику
  57. Сопроводительное письмо к пакету документов образец
  58. Сопроводительное письмо о передаче документов: образец
  59. Что представляет собой сопроводительное письмо
  60. Зачем составляют сопроводительное письмо на передачу документов
  61. Кем подписывается сопроводительное письмо
  62. Какие виды сопроводительных писем существуют
  63. Что должно быть в образце сопроводительного письма на передачу документов
  64. Основные правила составления сопроводительного письма

Как оформить письмо

Образец сопроводительного письма на выемку документов

Сопроводительным письмом называется разновидность делового письма, которое прилагается к отправляемым документам, торговым предложениям, резюме.

Оформление сопроводительного письма не является обязательным требованием делопроизводства, но желательно для отправителя, так как содержит ряд нужных реквизитов:

  1. Дата отправления, что в случае необходимости докажет, что документы были отправлены в срок;
  2. список направляемых документов, что позволит проследить их наличие у получателя;
  3. получатель обязан зарегистрировать его у себя, что позволяет контролировать сроки исполнения.

Чтобы перестраховаться о получении, пакет документов можно переправить почтой заказным письмом, что гарантирует личную подпись получателя.

Как правильно оформить сопроводительное письмо, образец составления

  • Вступление, в котором указывается заглавие письма, его цель, обращение к адресату;
  • Ключевая часть, в которой содержится описание основной мысли письма;
  • Завершение, где указаны реквизиты отправителя – его должность, ФИО, подпись.

Текст сопроводительного письма не имеет обязательной формы, но существуют негласные правила:

  • сопроводительные письма к документам включают в себя список документов, которые отправляются;
  • текст письма к резюме должен заинтересовать работодателя;
  • текст письма к торговой пропозиции – привлечь внимание покупателя.

Оформлять сопроводительное письмо можно как на бланке, на котором указаны все реквизиты организации или физического лица, так и на чистом листе.

Как правильно оформить сопроводительное письмо стилистически, помогут советы:

  • Список отправленных документов должен быть в единственном числе – либо в тексте письма, либо в приложении;
  • Письмо и сопутствующие бумаги к нему отправляются одним способом – либо на бумаге, либо в электронном виде;
  • Название «сопроводительное письмо» не пишут, используют заглавие «О направлении…».

Как оформить сопроводительное письмо к документам

Сопроводительное письмо к документам – письмо, в котором указаны отправленные документы и меры, которые должен принять получатель в отношении этих документов.

При оформлении сопроводительного письма к документам придерживаются следующей структуры:

  • В шапке пишут ФИО адресата, название фирмы;
  • Затем пишут дату, исходящий номер и заглавие письма;
  • После этого обращаются к адресату, используя слова «высылаем», «направляем», представляем», после которых перечисляются названия документов, их номера и даты;
  • Далее указывают, что следует предпринять в отношении документов;
  • В письме может содержаться просьба касательно пакета документов, например, об их возврате или другое;
  • Затем следуют отметки о приложениях;
  • Заключают сопроводительное письмо ФИО отправителя, его должностью и подписью.

Сопроводительное письмо как правило, оформляется на бланке фирмы.

Образец оформления сопроводительного письма

Должность Название фирмы ФИО

Дата исх.N

Уважаемый(ая)________________!

Направляем Вам _________________ документы (название документа, его номер и дата) с ______ (указываются приложения). Далее указывается инструкция, что необходимо выполнить с этими документами.

Приложения:

В пронумерованном списке указывают названия документов, количество экземпляров и общее количество листов.

Должность отправителя ________

Подпись ________________

Инициалы, фамилия _______________

Как правильно оформить сопроводительное письмо к резюме. Образец

В сопроводительном письме к резюме отправитель излагает информацию о своих профессиональных качествах, успехах, лучших сторонах своей личности. Все это преследует цель заинтересовать работодателя.

К примеру, оформить сопроводительное письмо к резюме можно так:

  • В шапке документа указывается ФИО, должность кадрового представителя или директора компании, название компании.
  • Затем следует обращение: «Добрый день!», или «Здравствуйте!».
  • Далее должно быть написано, какую должность хотелось бы занять соискателю, как стало известно о ней. Также можно коснуться положительных сторон компании.
  • Затем следует упомянуть о том, почему была выбрана эта фирма, описать свои качества в профессии и другие полезные знания.
  • Потом следует выразить признательность за оказанное внимание на письмо.
  • В заключение выражают свое уважение, указывают ФИО, способ связи.

Образец написания сопроводительного письма к резюме

Здравствуйте, уважаемый(ая) _____________ (обращение по имени или по имени и отчеству)!

На сайте (указать источник информации о вакансии) я узнала, что свободна вакансия _______.

Приняв во внимание предъявленные условия к кандидату, я заключила, что могу работать на этой должности в Вашей фирме, принимая во внимание, что опыт работы в этой сфере у меня имеется.

Уровень зарплаты, на которую я претендую, _________.

Подробные сведения о моих профессиональных достижениях прилагаются в резюме. Буду рада встретиться и в личном общении рассказать детально об опыте работы. Связаться со мной можно _______ (указываются контакты).

Благодарю за оказанное внимание и выделенное время.

С уважением, (указываются фамилия, имя, отчество полностью).

Как оформить сопроводительное письмо к торговому предложению

В сопроводительном письме к торговому предложению в сжатой форме излагают приглашение к сотрудничеству. Его составляют, если само торговое предложение имеет большой объем.

  • Начинают написание письма с обращения к представителю фирмы.
  • Далее описывают фирму, ее предложение, чем будет взаимовыгодна совместная работа, контакты.
  • Заключают написание письма выражением уважения и указанием координат отправителя.

Образец сопроводительного письма к торговому предложению

Добрый день, уважаемый(-ая) ___________ имя, отчество!

Рада приветствовать Вас фирма (название фирмы), далее повествуется о роде деятельности фирмы. Отправляем на Ваше рассмотрение условия нашего с Вами партнерства.

Наше предложение:

  • Перечисление основных характеристик предложения.
  • В приложениях находятся (перечисление вложенных документов).
  • Будем рады ответить на вопросы по (указывают контакты).

С уважением, Должность отправителя

Фамилия, имя

Оформлять сопроводительное письмо к торговому предложению желательно на фирменном бланке фирмы.

Источник: https://WorkKing.ru/doc/pisma/kak-oformit-soprovoditelnoe-pismo.html

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Образец сопроводительного письма на выемку документов

Сопроводительное письмо — это формой делового этикета. Помимо простого реестра передаваемых документов оно содержит рекомендации по обращению с ними. Кроме того, по регистрационным данным можно определить сроки исполнения и факт отправки. Образец, как написать сопроводительное письмо к документам – смотрите в статье.

Единой унифицированной формы письма не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003. Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил:

  • на фирменном бланке;
  • с указанием даты и регистрационного номера.

Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.

Раздел письмаКраткое описаниеПример
ВступлениеКраткое содержаниеО направлении ответа на претензию
ЗаголовокТема, определяющая его цельСопроводительное письмо передаваемых документов
ОбращениеКонкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчестваУважаемый Иван Иванович!
Цель посланияКраткая формулировкаВ ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.
Основная частьИзложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр.По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора. В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду. Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07.2021, считаю выполненными в полном объеме. Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении. Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество.
ЗаключениеПеречень приложений. Вежливая подписьПриложения:
  1. Договор поставки, количество листов.
  2. Товарная накладная, количество листов.
  3. Заказ-наряд, количество листов.
  4. Фото установленного баннера, количество листов.

Руководитель, Сидорова Мария Ивановна.ФИО и контакты исполнителя.

Пример сопроводительного письма к документам

https://www.youtube.com/watch?v=csQNzcax–I

Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам.

Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение.

Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.

Образец сопроводительного письма о передаче документов. Бланк, разработанный для заполнения контрагентом:

Чего указывать не надо

Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должнодавать оценку происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя. Пример фраз, которые нельзя использовать, и варианты их замены:

Пример недопустимой формулировкиСледует писать
«Надеемся на скорую встречу»«Надеемся на дальнейшее сотрудничество»
«Приветствуем самого нашего любимого клиента»«Уважаемый Иван Иванович!»
«В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование»«В ответ на требование от 20.07.2021 №321Н»
«Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной»«Направляем подтверждение сроков и качества»
«Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе»«Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки»

Кто подписывает письмо

Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель.

Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица. Печать в данном случае не является обязательной.

При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент.

Бланк сопроводительного письма к документам

Источник: https://ppt.ru/forms/rabota/sopr-pismo

Что такое сопроводительное письмо в суд — образец

Образец сопроводительного письма на выемку документов

Из данного материала вы узнаете, что представляет собой сопроводительное письмо в суд, а также причины, которые служат основанием для его составления. Ознакомьтесь с образцами сопроводительных писем в суд и регламентом их подачи.

Образец сопроводительного письма в суд

Начнём сразу изучать примеры этих заявлений. Чтобы представлять себе, как они выглядят, взгляните на образец.

Образец ходатайства о приобщении документов

Такой документ потребуется, если заявителю необходимо прикрепить к ходатайству дополнительные доказательства к материалам дела.

Специалисты рекомендуют оформлять бумагу в письменном варианте. Дополнительные документы могут прикрепить к делу только в том случае, если подтверждают определённые обстоятельства, которые входят в рамки доказательств по конкретному делопроизводству.
В большинстве случаев приобщать к делу придётся оригиналы справок и бумаг.

Скачать сопроводительное письмо в суд вы сможете, пройдя по этой ссылке

Малина-групп. Сопроводительное письмо в суд

Направить ходатайство можно несколькими способами:

  • Персонально, в письменном варианте.
  • В электронной форме.
  • В устной форме, но с обязательным занесением просьбы в протокол судебного заседания.

Если заявитель пожелает, то впоследствии эти документы могут быть ему возвращены. Здесь достаточно написать соответствующее заявление.

Как правильно называется письмо о приобщении к делу?

Заявитель должен чётко понимать, как составить этот документ. Здесь не допускаются грубые нарушения или размытые формулировки. Всё это может сильно затруднить понимание текста работниками суда, а в некоторых ситуациях вообще могут отказать в рассмотрении.

В письме необходимо указать, что же необходимо сделать с документацией. К примеру: «Просим подписать, заверить печатью и отправить один экземпляр на наш адрес…». В конце всегда ставится подпись и должность заявителя, дата составления. 

Сопроводительное письмо в арбитражный суд при подаче документов

В тексте укажите ваш вопрос и адрес вашей электронной почты. Юрист в течение дня даст рекомендации о дальнейших действиях. Образец сопроводительного письма в суд. Как это выглядит?

  1. Партнёр, к примеру, присылает контракт поставки.
  2. Его вы размещаете в деле «договоры поставки».
  3. Письмо к нему отправляете в дело «сопроводительные письма к договорам поставки».

Письмо в арбитражный суд о направлении документов

Структура текста должна выглядеть примерно так:

  1. В «шапке» указываете название судебного органа, его адрес, персональные данные об истце и ответчике.
  2. Заголовок и номер делопроизводства.
  3. Перечень приложений.

Важно указать обоснование, почему именно эти справки и бумаги должны быть приобщены к делу.

В конце ставите дату и подпись.

Правила составления письма в судебную инстанцию о направлении документации

Главное, указать цель, для которой вы оформили текст письма, а также, что должен сделать с ним получатель. К примеру: «Прошу подписать акт…».

Копия сопроводительного письма в судебную инстанцию

Текст документа должен быть составлен в деловом стиле, в вежливой форме. Что позволяет письмо?

  • Конкретизировать срок исполнения благодаря регистрационным данным.
  • Поддерживать взаимоотношения с партнёрами и контрагентами.
  • Для уточнения налоговой декларации.
  • При направлении иска в арбитражный суд.
  • При обращении в кредитную организацию.

Как зарегистрировать сопроводительную деловую бумагу?

Отправляется документ, как правило, с помощью почтового отправления или заказной корреспонденции. Фирма-отправитель должна проставить исходящий номер в журнале регистрации документов.

Сопроводительная бумага в судебную инстанцию. Пример, регламент оформления, цель

Если говорить простыми словами, то сопроводительное письмо является перечнем приложений и рекомендацией по обращению с ними.

Суть письма

цель бумаги — пояснить адресату, какие документы были отправлены и для чего они нужны.

Функции:

  • Опись полностью дублирует список, в котором указано наименование и точное количество переданных справок и бумаг. Это позволяет сильно сократить вероятность ошибок.
  • Средство для ведения деловой переписки.
  • Дублирующий перечень может понадобиться в случае потери документации.
  • Получатель может легко понять смысл обращения к нему.
  • Значительно ускоряет обработку присланных материалов.

Когда оно необходимо?

Основная задача письма — пояснить, кому предназначены документы, указать на отправителя, указать цели отправки.

Пример

Структура текста должна соответствовать ГОСТу. Рассмотрим это на примере:

  1. Получатель: название организации, её адрес, сведения лица, которому оно предназначено. Номер ему присваивается в соответствии с журналом документооборота предприятия.
  2. Номер обращения, дата отправления.
  3. Текст должен начинаться со следующей фразы: «Направляем/Высылаем вам…». Название справок и бумаг должно быть кратким, а инструкция по их использованию — понятной.
  4. Детальный перечень документации с полным их названием.
  5. Сведения об отправителе.

Подписать письмо могут:

  • Генеральный директор, руководитель, управляющий.
  • Главный бухгалтер.
  • Юрист.

Как заполнить?

Для сведения ошибок к минимуму лучше воспользоваться готовым бланком.

Скачать бланк вы можете здесь

Письмо в арбитражный суд о направлении документации

Любая компания имеет свой документооборот. Иногда важную документацию можно направить без сопроводительного письма. Однако есть ситуации, когда оно просто необходимо.

Для чего это нужно?

Сопроводительное сообщение представляет собой вид делового письма, в котором кратко изложен список прилагаемой документации и пояснения к нему.
Задачи послания:

  1. Подтверждает факт отправки справок и бумаг.
  2. Даёт пояснения получателю.
  3. Позволяет определить срок исполнения.

Сопроводительное письмо для госслужащих

Зачастую такое послание требуют работники налоговой инспекции. В нём они просят указывать основания для корректировок в отчётах. Стоит отметить, чем серьёзнее ошибка, тем больше пояснений придётся дать.

Если предприниматель обращается в арбитражный суд, то сопроводительное письмо необходимо подавать вместе с заявлением. Как правило, он должен предоставить в орган дополнительные бумаги в виде контрактов, выписок и прочее. Именно для этого и есть сопроводительное послание, чтобы перечислить весь список приложений. В противном случае иск суд не примет.

Структура и реквизиты

Желательно оформлять его на принятом компанией шаблоне.
Принципы составления здесь такие:

  • В «шапке» прописывается название организации, должность и сведения об отправителе.
  • Дата и номер документа, заголовок.
  • Обращение к адресату.
  • Должность, подпись, дата.

Полный перечень реквизитов выглядит так:

  • Название предприятия.
  • Справочные сведения о компании.
  • Код организации.
  • ОГРН/ИНН.
  • Исходящий номер послания.
  • Сведения об адресате.
  • Дата, заголовок.
  • Подпись.
  • Данные об исполнителе, наличие приложений.

Сам текст включает в себя две части:

  1. Уведомление об отправке документации.
  2. Просьба о своевременном ответе.

Дополнительные рекомендации

Советуем придерживаться следующих принципов:

  1. Всегда указывайте, с какой целью вы отправляете справки и бумаги.
  2. Можно высказать свои пожелания относительно каждого документа.
  3. Если получателей несколько, а некоторые бумаги нужно направить только одному из них, то можно сделать отметку: «Приложение 3: на 5 л. в 2 экз. только во второй адрес».
  4. Иногда есть случаи, когда нужно не только подтвердить факт передачи, но и выждать определённое время.

Деловой этикет

Стиль послания должен соответствовать деловой переписке, а сама форма письма — вежливая.
Не допускается ставить условия. Если просите ответить на письмо быстрее, то обязательно об этом попросите. Помните, что стандартный срок ответа — 30 дней.

Сопроводительное послание в суд о передаче документации 

В конце текста проставьте отметку о количестве приложений.

Послание в судебную инстанцию

В судебной практике, как правило, все заинтересованные участники подают сопроводительное письмо.
При этом документация может приобщаться к делопроизводству в виде подлинников или правильно заверенных копий.

Оригиналы документов обязательно должны присутствовать в следующем случае. Факты по иску могут быть подтверждены исключительно этими документами.

Согласно закону, иск невозможно рассмотреть в судебном порядке без наличия подлинника.

Дополнительное послание к документации

В тексте всегда указывается полный список прилагаемых справок и бумаг, количество экземпляров, количество листов. Без этой информации послание теряет свою суть.

Регламент оформления

Послание составляется, как правило, на имя первого руководителя предприятия или его подразделения.

Обращение следует начинать со слова «Уважаемый/Уважаемая».

Если письмо безадресное, то этот пункт можно пропустить.

Фраза описательной части будет зависеть от организации, в которую послание будет отправлено:

  • Сторонняя компания — «высылаем Вам».
  • В вышестоящую организацию — «представляем Вам».
  • В подведомственную фирму — «направляем Вам».

Затем указывается цель сообщения.

Сопроводительное письмо в арбитражный суд

Пример послания вы сможете скачать, пройдя по этой ссылке

Послание к документации

Ещё раз закрепим, что данный вид текста подразумевает деловой стиль переписки с полным указанием названия каждой справки и бумаги.

Заявление о приобщении документов к делопроизводству. Пример

Иногда участники процесса получают дополнительные сведения, которые могут повлиять на исход дела. Всё это должно быть грамотно оформлено.

Что можно приобщить к делопроизводству?

Приобщить можно следующее:

  1. Документацию, выданную официальным источником.
  2. Записи беседы в отличном качестве.
  3. Фотографии и видеозаписи.
  4. Результаты исследования, сделанные сторонними экспертами.
  5. Детализацию звонков.

Это неполный список, его можно расширить.

Оформление ходатайства

Заявление должно обязательно содержать:

  1. Перечень документов, необходимых для приобщения.
  2. Просьба о приобщении их к делу.

Ходатайство можно подавать до начала судебного разбирательства, здесь не имеет значения, какая инстанция будет его рассматривать.

Пример ходатайства

Стандартная структура выглядит так:

  • Наименование суда, его адрес, полные сведения о заявителе и ответчике.
  • Далее указывают название документа: «ходатайство или заявление о приобщении документов к материалам дела». Номер иска.
  • Ссылка на нормативные акты.
  • Перечень приложений.
  • Просьба о рассмотрении заявления и приобщении документов.
  • Дата и подпись.

Регламент подачи

Форма подачи может быть разной:

  1. Устная, тогда вся информация будет занесена в протокол судебного заседания.
  2. Письменная.

Заявление составляется по количеству участников спора.

Важно выделить и другие требования:

  • Иногда суд просит только оригиналы документации.
  • Если оригинала нет, то суд может отказать в рассмотрении дела.
  • Все телефонные разговоры должны быть предъявлены на диске или флешке.

Заявление рассматривается на открытом заседании. Стороны могут возразить относительно допустимости таких доказательств. По окончании слушания заявитель может затребовать оригиналы справок обратно.

Подлинники или копии?

Разберём ситуации, когда в суд необходимо предоставить только подлинники:

  • Требование судьи.
  • Копия не может быть признана без оригинала.
  • Подлинники и копии отличаются.
  • Есть несколько копий и все они отличаются друг от друга.
  • По требованию закона.
  • Если есть сложность в принятии решений.

Сроки для ответа

Стандартный срок для получения ответа составляет примерно тридцать дней. Если отправитель ждёт более ранний ответ на послание, то необходимо это дополнительно указать в тексте.

Важно! В контактах некоторых фирм есть регламент ответа, к примеру, на претензию. В этом случае необходимо придерживаться именно его.

Процедура хранения

Правила таковы:

  • Ценность представляет не само сопроводительное письмо, а именно документация. Именно её нужно беречь.
  • После изъятия документации компания сама определяет срок её хранения.
  • Некоторые предприятия создают специальную папку для хранения таких писем.
  • Если документооборот большой, то создаётся специальная номенклатура дел.

Источник: https://pravozakoniya.ru/sud/obrazets-soprovoditelnogo-pisma-v-sud/

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам в госзакупках

Образец сопроводительного письма на выемку документов

Сопроводительное письмо — это необязательный документ, но поможет избежать разногласий при взаимодействии с поставщиком и быстрее подписывать и согласовывать документы. Рассказываем, когда заказчику необходимо писать сопроводительные письма, какая информация должна в них содержаться, и составляем образец, как написать сопроводительное письмо к документам.

Прежде чем ответить на вопрос, как писать сопроводительное письмо к документам, необходимо разобраться, когда и зачем его нужно составлять. Сопровод — не просто оповещение об определенном факте, но и подтверждение, что заказчик выполнил обязательства.

Это пригодится, к примеру, если ФАС не получила сведения для проверки, при обвинении заказчика в том, что проект контракта направлен позже установленного срока или что он не уведомил о форс-мажорных обстоятельствах.

Далее рассмотрим, когда нужно писать сопровод на разных этапах госзакупки.

Проведение торгов

Если участник подал запрос на разъяснение положений документации, заказчик обязан дать разъяснение. Ответ публикуют в ЕИС без указания наименования участника, от которого поступил запрос (поскольку нельзя разглашать потенциальных участников заказа), а также отправляют участнику вместе с сопроводительным письмом (СП).

Заключение договора

Заключение договора в электронной форме через сайт электронной торговой площадки (ЭТП) предусмотрено только для аукционов в электронной форме. От заказчика не требуется составление дополнительных актов, кроме как оформить по итогам аукциона контракт и направить его участнику на подпись. В этот момент понадобится образец сопроводительного письма о направлении документов.

По остальным же видам торгов договор может быть заключен в письменной форме без непосредственно программно-аппаратного комплекса ЭТП.

При этом на заказчика возложена обязанность направить победителю договор с приложением протокола рассмотрения и оценки заявок.

Целесообразно при этом составить сопроводительное письмо с указанием сроков подписания договора, необходимых приложений (платежное поручение, банковская гарантия), а также последствий уклонения от заключения контракта.

Поставщик может направить протоколы разногласий. В этом случае заказчик также составляет сопровод, отображающий, что контракт составлен с учетом требований поставщика, или же акт, содержащий информацию по аргументированному отказу учесть полностью или частично замечания поставщика.

Не стоит забывать и о сопроводе, направляемом в финансовые органы для получения согласования в заключении контракта (единственная заявка на участие в конкурсных процедурах, согласно п. 25 ч. 1 ст. 93, пример сопроводительного письма к документам о согласовании утвержден Приказом Минэкономразвития от 31.03.2015 № 189).

Исполнение контракта

Все изменения по договору нужно оформить дополнительными соглашениями. К примеру, сторона, у которой возникли обстоятельства непреодолимой силы, обязана в течение периода, зафиксированного в договоре, письменно информировать другую сторону о случившемся и его причинах. Любые уведомления, которые одна сторона направляет другой, высылаются с подтверждением о получении.

Расторжение также оформляется дополнительным соглашением, к примеру, решение, уведомление об отказе от исполнения.

Другие случаи

На каждом из этапов от заказчика может потребоваться направить сведения в контролирующие или судебные органы по факту проведения плановых и внеплановых проверок, а также при подаче исковых заявлений.

Направление сведений в Федеральную антимонопольную службу о включении поставщика в реестр недобросовестных также требует оформления сопроводительного письма.

Порядок ведения реестра недобросовестных исполнителей утвержден Постановлением Правительства РФ от 25.11.2013 № 1062.

Как писать

Бланк сопроводительного письма к документам должен быть подписан руководителем или иным наделенным полномочиями лицом. Целесообразно составлять его в двух экземплярах, один из которых отдается участнику, а второй, с подписью, подтверждающей получение, хранится у заказчика.

Законодательно требований к формату сопровода не установлено. Однако есть важные моменты. Образец сопроводительного письма о передаче документов должен содержать следующие пункты:

  • дату документа;
  • реквизиты сторон (отправителя и получателя);
  • наименование (уведомление о расторжении, о направлении сведений на согласование, о включении в РНП и др.);
  • текст обращения;
  • опись прилагаемых документов;
  • контактные данные составителя, к которому необходимо обращаться при наличии вопросов другой стороны.

Частые ошибки при составлении

Составляя текст сопроводительного письма для передачи документов, придерживайтесь делового стиля. Даже если вы возвращаете договор, потому что он составлен безграмотно, не стоит давать волю эмоциям. Также недопустима фамильярность, любая оценка ситуации, даже положительная. Коротко изложите суть дела, какую реакцию ожидаете от получателя, и в какие сроки.

Вот несколько фраз, использовать которые не стоит:

  1. «В ответ на вопиюще необоснованное требование сообщаем».
  2. «Приветствуем нашего самого лучшего клиента».
  3. «Ваши специалисты не потрудились разобраться в вопросе».

Лучше формулировать так:

Источник: https://goskontract.ru/kontrakt/kak-pravilno-napisat-soprovoditelnoe-pismo-k-dokumentam-v-goszakupkakh

Образец сопроводительного письма на выемку документов

Образец сопроводительного письма на выемку документов

— это письмо, которое сопровождает отправляемые документы и в котором содержится наименование направляемого документа и дальнейшие действия получателя. удобно тем, что:

  • во-первых, оно является доказательством отправки определенных документов. Адресат не сможет сказать, что не получил какой-то документ, поскольку в письме находится описание содержимого всего пакета отправляемых документов;
  • во-вторых, в нем есть инструкция получателю, что делать с полученными документами: какие экземпляры необходимо подписать, скрепить печатью, какие вернуть обратно отправителю.

Пишется сопроводительное письмо к документам согласно общей .В самом верху, в шапке данного документа указывается должность, наименование компании и ФИО получателя письма.Затем проставляется дата, номер документа, а также прописывается заголовок письма.Ниже следует обращение к получателю.Текст сопроводительного письма к документам обычно начинается со слов:

  • Направляем Вам…
  • Высылаем Вам…
  • Представляем Вам…

Здесь необходимо указать наименование отправляемых документов, их дату, номер и прописать инструкцию получателю: что ему делать с полученными документами.Основная часть сопроводительного письма к документам также может содержать . В данном случае применяются следующие шаблонные фразы:

  • Просим подтвердить получение…
  • Просим передать…
  • Просим информировать…
  • Просим возвратить…
  • Просим руководствоваться… и т.п.

Под основным текстом письма также может быть отметка о наличии приложений с целью облегчения обработки почты и уменьшения вероятности потери отправленных экземпляров документов (см.

образец).Заключительная часть сопроводительного письма к документам содержит подпись отправителя, его должность и ФИО.ДиректоруООО «Стандарт»Е.С. Кузьмину27.07.

2013 № 23 Уважаемый Евгений Станиславович!Направляем Вам подписанный и скрепленный печатью договор № 2013-25-07 от 25.07.2013 с протоколом разногласий.

Протокол разногласий просим подписать, скрепить печатью и один экземпляр выслать в наш адрес в течение 10 дней.Приложения:1) договор в 2 экз.

(всего на 6 листах);2) протокол разногласий в 2 экз. (всего на 2 листах). ДиректорДыковС.М.

ДыковОформление сопроводительного письма к документам осуществляется на фирменном бланке организации.

Пишем сопроводительное письмо заказчику

Панина Светлана 2 февраля 2021 Правила деловой переписки рекомендуют писать сопроводительные письма при отправке любой документации, не важно, в бумажном или электронном виде это происходит.

В статье разбираемся, как написать сопроводительное письмо, направляя документы заказчику. Хотя законодательство не устанавливает никаких требований по оформлению сопроводительного письма, существуют правила деловой переписки и делопроизводства.

Они и рекомендуют обязательно готовить такую бумагу. На первый взгляд кажется, что это простая формальность, не более, чем дань вежливости.

Но на практике уберечь поставщика от многих проблем помогает именно сопроводительное письмо, пример таких случаев:

  1. просрочено подписание;
  2. бумаги потеряны;
  3. обнаружилась недостача документов.

цель как раз в том, чтобы зафиксировать все важные моменты: дату передачи, что именно и с какой целью направляется, в какие сроки ожидается ответ, например, возврат подписанной копии, опись передаваемой документации. Впоследствии, если возникнут необоснованные обвинения, восстановить истину будет легко. Если документы передаются лично или с курьером, составьте две копии сопровода.

Одна останется у получателя, на второй он поставит входящий номер, распишется, что опись соответствует действительности, и вернет вам. Это будет подтверждением обмена документами. В госзакупках чаще всего сопровождение пишут:

  1. к акту сверки;
  2. направляя документы на подпись (, и т.д.);
  3. при передаче любой важной документации.
  4. запрашивая или отвечая на ;

При этом не важно, как именно передается документация: лично, по обычной или электронной почте, с курьером.

Итак, разберемся, что писать в сопроводительном письме.

Напомним, закон не устанавливает никаких требований.

Принято использовать официальный бланк, но это не обязательно, можно составить на белом листе, желательно не в рукописном, а в напечатанном виде.

Составляет сопровод, как правило, тот сотрудник, который отправляет документацию. Для заверения достаточно подписи, но если организация использует печать, можно поставить и ее. Напомним, что теперь круглая печать не является обязательной (82-ФЗ от 06.04.2015).

Разрабатывая образец, как пишется сопроводительное письмо, можно придерживаться такой структуры:

  1. реквизиты отправителя;
  2. текст обращения;
  3. регистрационные данные (входящий и исходящий номер и дата);
  4. опись прилагаемых документов;
  5. ФИО и контактные данные составителя.
  6. информация о получателе (название организации, адрес, имя и должность ответственного сотрудника);

Нумеруются сопровод по правилам делопроизводства, как вся корреспонденция. Впоследствии можно использовать эти данные в переписке, например, «Отвечая на ваше обращение исх.

№… от …». Содержательную часть можно начать с фразы «Направляем вам…», «Высылаем вам…». Дальше укажите, о каких именно бумагах идет речь, причем желательно

Сопроводительное письмо к пакету документов образец

Составление сопроводительного письма определенного образца в случае отправки документов в компании или государственные ведомства – это необязательный, но желательный этап. О том, как правильно разработать корректную форму такого документа и некоторых нюансах работы с ним, – прямо сейчас.

Сопроводительное письмо к документам образец (word) Пример сопроводительного письма к форме 3 НДФЛ (word) Документ составляется в произвольной форме, поскольку унифицированного образца не существует. Основное назначение – дать правильное представление адресату, какие именно документы были посланы и главное – какая цель преследуется отправителем.

Хотя формально компания не обязана составлять сопроводительные письма, однако в деловом документообороте это довольно устоявшаяся норма, которой следует придерживаться.

Оно позволяет решить сразу несколько задач:

    Прежде всего, именно оно содержит основные разъяснения отправителя, которые он хочет довести до адресата. В данном случае это имеет значение, поскольку деловая переписка – это опосредованное общение, которое должно быть предельно понятно обеим сторонам. В сопроводительном письме приводится и опись документов – по сути, дублируется сам перечень полного названия и количества документов, которые были отправлены. Это исключает возможные ошибки при оформлении. Благодаря указанию списка документов удается избежать определенных затруднений их восстановления в случае потери. К тому же в нем указываются исходящие и входящие номера документов, благодаря которым их можно легко найти и проконтролировать направление передвижения. Наконец, адресат, принявший не только документы, но и сопроводительное письмо к ним, сможет быстрее понять суть пожеланий отправителя и быстрее отреагировать на них в соответствии с ситуацией.

Поэтому можно сказать, что грамотное оформление сопроводительного письма к документам, создание собственных единых образцов для придания процессу однообразия – в интересах самого же отправителя. Несмотря на то, что утвержденной формы такого документа не существует, и каждая организация вправе сама определять, как составлять его, существуют и общепринятые правила, которые следует соблюдать.

    В «шапке», как обычно, указываются полные официальные названия адресата («В…») и отправителя («от…»). Далее идет отметка о номере, за которым письмо зарегистрировано в компании отправителя. Затем идет собственно текст документа. Очень важно начинать фразу корректно. На этот случай есть 3 варианта:

«высылаем Вам» – для тех случаев, когда документация отправляется таким же компаниям (например, контрагентам); «представляем Вам» – письмо отправляется в налоговую инспекцию, суды, головной офис – т.е.

все учреждения, имеющие более высокое положение; «направляем Вам» – если речь идет о документах, которые отправляются, наоборот, в подчиненные отделения (например, отделы, филиалы одной и той же компании).

> > Подписывает сопроводительное письмо к документам вне зависимости от его образца не только генеральный директор, но и соответствующее уполномоченное лицо. Подпись традиционно ставит тот сотрудник, с деятельностью которого непосредственно связаны отправляемые документы:

  • Главный бухгалтер подписывает письма, которые сопровождают документы финансового характера – обычно они отправляются в налоговую инспекцию.
  • Штатный юрист компании высылает сопроводительные письма в случае документов, которые связаны, например, с судебными разбирательствами, с заключением договоров с потенциальными контрагентами и т.п.
  • Генеральный директор или начальник филиала, подразделения подписывает документы общего потока, относящиеся сразу ко всей компании, а также документы особой важности (например, годовые отчеты, которые отправляются в головной офис).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Инфо И во-вторых, разработчики этого ГОСТа сами потом «исправились», когда стали давать разъяснения относительно его применения в своих методических рекомендациях.

См. цитаты двух этих документов ниже. Но многие упорно продолжают писать слово «Приложение:» в единственном числе, даже если за ним следует список из нескольких документов.

Источник: https://arbitradv.ru/obrazec-soprovoditelnogo-pisma-na-vyemku-dokumentov-85876/

Сопроводительное письмо о передаче документов: образец

Образец сопроводительного письма на выемку документов

— Организация бизнеса — Кадры — Документы — Сопроводительное письмо на передачу документов

Успешное ведение бизнеса предполагает наличие систематизированного документооборота.

При передаче документации запрашивающим лицам составляется специальное сопроводительное письмо, которое прикрепляется к пакету передаваемых бумаг.

Чтобы правильно оформить его, ответственное лицо должно опираться на образец сопроводительного письма о передаче документов, а также знать основные правила составления подобной документации.

Что представляет собой сопроводительное письмо

Рассматриваемый вид документа представляет собой небольшое служебное письмо, которое прикрепляется к важной документации. В нем принято отражать краткую информацию об отсылаемом документе или порядок работы с ним. Другими словами, данное письмо – юридическое сообщение получателю о том, как необходимо читать пересылаемые документы.

Зачем составляют сопроводительное письмо на передачу документов

Сопроводительное письмо по всем канонам делопроизводства оформляется отправителем в нескольких ситуациях, которые можно разделить на две большие группы: личного и коммерческого плана.

В первом случае документ составляется на добровольной основе, если организация-получатель не предъявляет жестких требований к процессу оформления. Последние годы показали целесообразность составления письма в следующих обстоятельствах:

Составление письма при общении с различными ведомствами и контрагентами предусмотрено в таких случаях:

  • для подготовки акта сверки налоговых расчетов;
  • при передаче сведений в ФНС и ФСС;
  • для рассмотрения коммерческого предложения;
  • при заключении контрактов;
  • для раскрытия основной информации по отчетности компании перед ведомствами.

Особенно важно обратить внимание на письмо по предложениям коммерческого плана, поскольку, помимо сухих сведений, оно раскрывает получателю выгоду от предоставляемых условий в будущем.

В целом, объективная необходимость оформления сопроводительного письма вызвана следующими причинами:

  • подтверждение доставки документации адресату;
  • перечень и опись актов с пометкой количества страниц и экземпляров, к которым прикрепляется письмо;
  • облегчение процедуры автоматического приема остального пакета официальных бумаг.

Кем подписывается сопроводительное письмо

За составление сопроводительного письма на предприятии или в организации отвечают такие должностные лица:

  • секретарь начальника отдела;
  • сотрудник, ответственный за делопроизводство
  • в отдельно рассматриваемых ситуациях − лицо, в чьи функциональные обязанности входит прием и обработка сопроводительного письма к акту приема передачи (бухгалтер или менеджер среднего звена).

Подпись ставится, когда письмо составлено без ошибок и выдержана деловая стилистика. Так, подписывать письмо вправе:

  • руководитель организации или его заместитель на основе доверенности;
  • главный бухгалтер;
  • начальник отдела, непосредственно связанного с содержимым пакета;
  • другое лицо, назначенное соответствующим приказом.

Какие виды сопроводительных писем существуют

В современной практике документооборота различают несколько видов сопроводительных писем. Чаще всего прибегают к использованию трех из них:

  • письмо с обоснованием;
  • письмо-просьба;
  • акт, отвечающий за раскрытие содержательной части бумаг.

Письмо с обоснованием включает сведения о событиях — причинах отправки документов (всегда отображаются в самом начале письма), а именно:

  • наступление завершающего этапа работы на ранее обсуждаемых условиях, прописанных в соответствующем договоре;
  • внесение корректировок на законодательном уровне;
  • получение заключения исполнительных органов.

Сопроводительное письмо на передачу исполнительной документации с просьбой является наиболее распространенным из них. В отличие от первого типа, просьба отмечается сразу за вступлением с упоминанием названия. На практике чаще всего такая просьба касается отчетности, где один из экземпляров предлагают подписать контрагенту, а затем выслать отправителю с отметкой сроков передачи.

Раскрытие содержательной части пакета документов с помощью сопроводительного письма обычно предполагает установление обратной связи с получателем. В первой половине бланка говорится о перечне документов, во второй написаны пояснения по их содержанию.

Что должно быть в образце сопроводительного письма на передачу документов

На сегодняшний день законодательством не определена унифицированная форма освещаемого документа.

Поэтому организация вправе самостоятельно разрабатывать концепцию образца, опираясь на правила составления аналогичных бумаг. Несмотря на этот факт, образец сопроводительного письма к акту приема передачи обязательно должен включать следующие сведения:

  • Ф.И.О. и должность адресата;
  • полное название организации-получателя;
  • фактический адрес местонахождения;
  • дату обращения;
  • Ф.И.О. и должность составителя.

Основной текст составляется в произвольной форме с соблюдением некоторой последовательности и требований:

  • Указывается наименование документа.
  • Обращение начинается со слов «Уважаемый(-ая) И.О.», а для госорганов и ведомств предпочтительнее формулировка «Направляем Вам».
  • Обаятельно краткое изложение сути и причины отправки.
  • Важны сроки возврата.
  • Отмечается пронумерованный список высылаемых бланков.
  • Приводится количество экземпляров и страниц.
  • Отмечаются контактные данные.
  • Ставятся подписи составителя и отправителя.
  • Оставляется место для печати.

Скачать образец сопроводительного письма о передаче документов

Основные правила составления сопроводительного письма

Существует несколько ключевых нюансов при составлении данного письма. Представленные ниже требования по оформлению касаются также и сопроводительного письма на передачу товара. Поэтому стоит обратить внимание на них:

  • При отражении информации важно до конца документа придерживаться делового стиля повествования.
  • Доступность формулировок и их максимальная емкость обязательна, ведь конечная цель бумаги – доведение сообщения до получателя.
  • Недопустимо наличие в тексте грамматических и орфографических ошибок.
  • Верхний предел ответа на письмо составляет 30 дней.
  • Различают несколько способов транспортировки бумаг – посредством почты, курьера или в самостоятельном порядке.
  • Обязательно необходимо печатать несколько экземпляров.
  • При большом количестве актов допускается превышение текстовой части письма, если будет поставлена отметка о наличии приложений.
  • Превышение страниц при указании документов нумеруется.
  • Формат А4.

Грамотное составление сопроводительного письма к документам требует четкого следования существующим правилам. В конечном счете правильное оформление не только облегчает документооборот, но и ускоряет бизнес-процессы компаний. (8 голос., 4,10 из 5)
Загрузка…

Источник: https://sovetkadrovika.ru/organizaciya-biznesa/soprovoditelnoe-pismo-na-peredachu-dokumentov.html

Ваш юрист
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: