Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля 2021 года

Содержание
  1. Оформление путевых листов по новому приказу Минтранса № 152: изменения 2021 года. Приказ 152н последняя редакция
  2. Новые требования к порядку оформления путевых листов — предельный срок
  3. Изменения в реквизитах путевых листов
  4. Показания одометра при возвращении
  5. Штампы медицинского работника и автомеханника
  6. Появился реквизит «предрейсовый контроль»
  7. Как составить путевой лист, к которому не будет претензий у проверяющих
  8. Кто должен вести путевые листы
  9. Обязательный список реквизитов
  10. Наименование и номер
  11. Срок действия путевого листа
  12. Сведения о собственнике
  13. Сведения о транспортном средстве
  14. Сведения о водителе
  15. Необязательные сведения
  16. Как заполняется путевой лист
  17. Где регистрируется путевой лист
  18. Путевой лист легкового автомобиля в 2021 году (машины) – бланк
  19. Для чего нужен, обязательно ли заполнять
  20. Образец бланка и пример заполненного путевого листа
  21. Правила и порядок заполнения
  22. Срок действия путевого листа легкового автомобиля
  23. Как рассчитать
  24. Штраф за отсутствие
  25. Заполнение путевого листа
  26. Назначение
  27. Бланк
  28. Новая форма путевого листа
  29. Правила заполнения в 2021 году
  30. Документы для водителя
  31. Ответственное лицо по заполнению бланка
  32. Как заполнить путевой лист
  33. Возможна ли поездка без сопроводительного листа
  34. Учет и хранение
  35. Ответственность и штрафы
  36. Путевой лист легкового автомобиля: как правильно заполнить новый бланк 2021 года
  37. Для чего необходимо составлять путевые листы
  38. Обязательно ли использовать путевые листы
  39. Изменение в оформлении документа в 2021 году
  40. Лицевая часть
  41. Оборотная сторона
  42. Бухгалтерские проводки
  43. Порядок хранения документа

Оформление путевых листов по новому приказу Минтранса № 152: изменения 2021 года. Приказ 152н последняя редакция

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля 2021 года

С 1 марта 2021 года начинает действовать новая редакция приказа Минтранса 152. Он регулирует порядок оформления путевых листов для компаний, которые используют транспорт. Новшества важно принять для работы, чтобы избежать претензий к расходам на ГСМ, входящему НДС по ним.

С 1 марта 2021 года изменились требования к путевым листам. Регулирует оформление путевых листов приказ 152, 2021 год начинается с поправок в этом документе. Минтранс утвердил изменения еще в декабре 2021 года, сейчас они только вступили в силу.

Выполнять новые требования должны все компании, которые используют в своей работе транспорт. Учитывайте новшества при подтверждении расходов на горюче-смазочные материалы, запчасти и для вычета НДС по таким покупкам. Оформленные с нарушениями путевые листы лишат и расходов и вычетов.

Приказ 152 Минтранса РФ с последними изменениями 2021 года содержит не так много новшеств. Прежде всего, его нормы скорректированы в соответствии с Законом о безопасности дорожного движения и правилами дорожного движения. Понятия «гараж (депо)» и «место постоянной стоянки» чиновники заменили на «парковку (парковочное место)». Другие изменения приведем в статье в порядке значимости.

Новые требования к порядку оформления путевых листов — предельный срок

Предыдущая редакция приказа 152 позволяла составлять путевые листы на срок вплоть до одного месяца. С 1 марта этот период нельзя установить произвольно, по усмотрению компании. Путевой лист оформляйте:

  • на время рейса, если он длится больше смены или рабочего дня. При длительных поездках путевой лист можно оформить на срок и более месяца;
  • на время смены или рабочего дня, если за это время водитель совершит несколько рейсов.
  • В 2021 году водители компании составляли путевые листы по поездкам сразу за месяц.С марта 2021 года следует соблюдать такую периодичность:— Иванов А.С. возит директора в течение рабочего дня с возвращением на парковку и выездом по другому адресу в новый рейс. Путевой лист оформляйте в начале рабочего дня на весь день. Следующий рабочий день — новый путевой лист.— Петров В.А. перевозит товары по торговым точкам по территории всей России. Он выехал 5 марта из Москвы для доставки партии товаров в Тверь. Вернулся Петров в Москву 8 апреля. Путевой лист оформляйте один: с 5 марта по 8 апреля.

    Изменения в реквизитах путевых листов

    Изменил приказ 152 путевые листы 2021 года и в части обязательных реквизитов. Напомним, что применять формы путевых листов, которые утвердил Госкомстат приказом № 78 от 28.11.1997 не обязательно. Компании вправе разработать свои бланки, возможно на основе форм Госкомстата. Важно наличие обязательных реквизитов из закона о бухгалтерском учете и приказа 152.Так как эти обязательные требования изменились, известите работников, ответственных за оформление путевых листов. Иначе документы не будут иметь юридической силы.

    Показания одометра при возвращении

    Из числа обязательных реквизитов путевого листа приказ 152 убрал показания одометра при возвращении автомобиля на парковку (подп. 3 п. 6 приказа Минтранса № 152). В прежнем варианте документа полные км пробега автомобиля надлежало указывать как при выезде, так и при возвращении.Это новшество создает противоречие в самом документе. Порядок заполнения путевых листов в этом же приказе 152 предусматривает внесение данных одометра в путевой лист дважды — при выезде с парковки и при возвращении. Поэтому отказываться от заполнения спорного реквизита не спешите.Подтверждение тому, что прежний порядок оформления безопаснее сохранить, есть и в правилах оформления путевых листов при поочередной работе нескольких водителей на одном авто. Если в таких случаях оформляют отдельный путевой лист на каждого водителя, указывать данные одометра приказ 152 рекомендует так:

  • показания на начало дня при выезде с парковки указать в путевом листе первого водителя, который приступил к работе;
  • показания на конец дня при возвращении на парковку пропишите в путевом листе водителя, который вернул машину.
  • Штампы медицинского работника и автомеханника

    В путевых листах проставить штампы требовалось от двух специалистов:

  • от медицинского работника, который осматривает водителей;
  • от ответственного за внесение показаний одометра.

С 1 марта эти требования отменили. Отметку о прохождении водителем медицинского осмотра допустимо заверить подписью врача с фамилией и инициалами. Расписывать полностью имя и отчество не нужно. Штамп для дополнительного подтверждения теперь не требуется.

Здесь новшество вступает в противоречие с другой нормой. Порядок проведения медосмотров (утв. приказом Минздрава от 15.12.2014 № 835н) штамп не отменил. Чтобы избежать споров с контролерами, медосмотры безопаснее сопроводить штампом врача.

Сотрудник, который заверяет данные одометра при выезде, должен поставить свою подпись и расшифровку к ней. Проставить вместо них штамп теперь нельзя. Оформление путевых листов образец для бухгалтерии 2021 можно посмотреть ниже.

Появился реквизит «предрейсовый контроль»

Это новшество приводит путевые листы в соответствие с нормами технического контроля автомобиля. С прошлого года машина может проходить как предсменный, так и предрейсовый технический контроль.

В путевых листах добавился новый реквизит — предсменный контроль технического состояния. Предрейсовый контроль также остался.

Источник: https://kimt18.ru/oformlenie-putevyh-listov-po-novomu-p/

Как составить путевой лист, к которому не будет претензий у проверяющих

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля 2021 года

Постановлением Госкомстата от 28.11.97 № 78 были утверждены унифицированные формы путевых листов для легкового автомобиля, легкого такси, грузового автомобиля, специального автомобиля, а также автобусов.

С 1 января 2013 года эти формы стали необязательными. Тем не менее, некоторые транспортные предприятия до сих пор продолжают использовать эти бланки (например, форму путевого листа для грузового транспорта № 4-П).

Индивидуальные предприниматели до 2008 года применяли формы путевых листов, утвержденные приказом Минтранса от 30.06.2000 № 68 (например, форму № ПГ-1 для грузового автомобиля). В связи с изданием приказа Минтранса от 18.09.09 № 152 эти бланки были отменены.

Таким образом, сегодня организация или ИП вправе самостоятельно разработать форму путевого листа. При этом важно, чтобы такой документ содержал все обязательные реквизиты, которые указаны в приказе Минтранса № 152.

Заполняйте путевые листы с указанием маршрута и обязательными реквизитами в сервисе «Путевые листы и ГСМ»

Кто должен вести путевые листы

Согласно приказу Минтранса № 152, путевые листы применяют юридические лица и ИП, эксплуатирующие легковые, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Обязательный список реквизитов

Путевой лист (ПЛ) должен содержать следующие обязательные реквизиты:

  • наименование и номер путевого листа;
  • сведения о сроке действия путевого листа;
  • сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
  • сведения о транспортном средстве;
  • сведения о водителе.

Наименование и номер

В шапке путевого листа указывается тип транспортного средства, например «Путевой лист грузового автомобиля». Нумерация ведется в хронологическом порядке.

Она может быть сквозной на протяжении года или начинаться заново каждый месяц. Номер путевого листа может содержать буквенные и цифровые префиксы, символы-разделители и т.п.

 Важно, чтобы в каждом следующем документе значащая часть номера увеличивалась на единицу.

Срок действия путевого листа

В шапке путевого листа обязательно обозначается дата его действия. Если ПЛ оформляется на несколько дней, проставляются даты начала и окончания срока его использования. Обычно пишут так: «Путевой лист грузового автомобиля № … от …» или «Путевой лист грузового автомобиля № … (действителен) с … по …».

Сведения о собственнике

Если собственником транспортного средства является юридическое лицо, нужно указать:

  • организационно-правовую форму в соответствии с Общероссийским классификатором организационно-правовых форм ОК 028-2012 (утв. приказом Росстандарта от 16.10.12 № 505-ст, действует в редакции от 24.10.18);
  • полное наименование организации, приведенное в учредительных документах;
  • фактический адрес местонахождения;
  • номер телефона;
  • номер ОГРН из свидетельства о регистрации юрлица.

Если собственником транспортного средства является индивидуальный предприниматель, нужно указать:

  • ФИО;
  • почтовый адрес;
  • номер телефона;
  • номер ОГРН из свидетельства о регистрации ИП.

Узнать или проверить ОКПО, ИНН и другие коды контрагентов

Бесплатно узнать или проверить ОКПО, ИНН и другие коды контрагентов

Сведения о транспортном средстве

К ним относятся:

  • модель транспортного средства и модель прицепа (при наличии);
  • государственный регистрационный знак ТС и госзнак прицепа (при наличии);
  • дата и время выезда ТС с парковки и возвращения обратно, а также показания одометра (пробег в километрах) при выезде и возвращении. Эти сведения заверяются уполномоченными лицами, назначенными руководителем предприятия. ИП — владелец транспорта может сам удостоверить эти данные.
  • дата и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС. Эти сведения также заверяются ответственными лицами.

Сведения о водителе

Они включают в себя:

  • ФИО;
  • даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра. Эти сведения заверяются подписями уполномоченных медицинских работников.

Также см.: «Минтранс разъяснил, как проводить медосмотры водителей и контроль технического состояния транспортных средств».

Необязательные сведения

Обычно в путевых листах указывают следующую дополнительную информацию.

Нормативный расход топлива отображают для того, чтобы обосновать расходы на ГСМ и отнести их к затратам, уменьшающим налоговую базу при расчете налога на прибыль. Дополнительно можно внести данные о перерасходе или экономии топлива, и обозначить объем и стоимость заправок во время рейса.

Также для того, чтобы обосновать расходы на ГСМ и подтвердить реальность поездки для целей налогового учета, целесообразно указать в путевом листе сведения о маршруте движения транспорта.

При этом недостаточно вписать адреса контрольных точек маршрута, время следования в пути и пройденное расстояние — нужна запись, подтверждающая факт использования ТС в производственных целях (наименование груза, сведения о заказчике и т.п.)

Отметим, что путевой лист — это не единственный документ, которым можно оправдать затраты на ГСМ. Также для этих целей допустимо использовать, например, акты списания и акты выполненных работ.

Обратите внимание: чиновники не всегда признают, что путевой лист априори является документом, подтверждающим расходы на топливо (письмо Минфина от 16.06.11 № 03-03-06/1/354).

Поэтому если ваша организация не является автотранспортным предприятием, желательно прописать в приказе по учетной политике положение об использовании путевых листов в качестве оправдательных документов при списании производственных затрат на ГСМ. В противном случае налоговики могут не принять ПЛ во внимание.

Также см.:

«Практические советы по учету и списанию ГСМ»;

«Затраты на ГСМ: какую сумму можно учесть при расчете налога на прибыль?»;

«Обязательно ли указывать маршрут в путевом листе: разъяснения Минтранса и судебная практика».

Бесплатно вести бухгалтерский и налоговый учет в веб‑сервисе

Интерес к путевым листам могут проявлять не только налоговики, но и контролеры из трудовой инспекции. Поэтому, помимо прочего, ПЛ должен подтверждать, что водитель (водители при посменной работе) во время рейса соблюдал предписанные законодательством нормативы труда и отдыха.

Для этого в разделе «Маршрут движения» или в отдельном приложении к путевому листу нужно указать время и длительность стоянок. Эти показатели должны соответствовать нормативам по пересменкам и перерывам для приема пищи и отдыха. Такие нормы содержатся в приказе Минтранса от 20.08.04 № 15 (см. «Перевозчики должны пересмотреть режим труда и отдыха своих водителей»).

Соответствующие положения надо закрепить в коллективном договоре или соглашении, оформленном по правилам Трудового кодекса.

При этом следует помнить, что путевой лист не является документом, который служит подтверждением реального рабочего времени водителя для целей расчета зарплаты и для урегулирования других взаимоотношений работника с работодателем. На это указано в Апелляционном определении Суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 30.01.18 по делу № 33-567/2021.

Также см.: «С 1 января вводятся новые нормы труда и отдыха для водителей грузовиков и автобусов».

Как заполняется путевой лист

Перечислим некоторые особенности составления путевых листов. Так, очевидно, что путевой лист оформляется перед выездом водителя на маршрут. Если этого документа не будет, ГИБДД выпишет штраф.

Отметки о предсменном техническом контроле ставятся вместо отметки о предрейсовом контроле в случае, когда водитель совершает несколько рейсов за смену по одному путевому листу.

При посменной работе нескольких водителей на одном транспортном средстве путевые листы можно выписать на каждого из них. Но делать это необязательно, так как в одном ПЛ можно указать несколько водителей.

Если составляется несколько путевых листов, время выезда и показания одометра на выезде можно отметить в первом из них, а время возвращения и новое значение пробега — в последнем.

Также см.: «Надо ли оформлять отдельный путевой лист на каждый день: позиция Минтранса».

Лица, заверяющие данные в путевом листе, должны после подписи указывать свою фамилию и инициалы. Таким способом заверяются:

  • время выезда и возвращения транспортного средства и соответствующие показания одометра;
  • факт прохождения предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС;
  • дата и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

Где регистрируется путевой лист

Путевые листы регистрируются в специальном журнале. Ранее для этого следовало использовать форму № 8 «Журнал учета движения путевых листов» (код по ОКУД 0345008), которая была утверждена постановлением Госкомстата от 28.11.97 № 78.

С 1 января 2013 года применять типовые формы первичных учетных документов необязательно. Поэтому сейчас организации и ИП вправе разработать собственные формы журнала регистрации путевых листов.

Однако многие продолжают пользоваться унифицированным бланком № 8.

Оформленные путевые листы подшиваются в папки и хранятся не менее пяти лет.

Источник: https://www.BuhOnline.ru/pub/experience/2021/5/15661

Путевой лист легкового автомобиля в 2021 году (машины) – бланк

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля 2021 года

Олег Северин

Путевой лист легкового автомобиля – это документ, который требуется водителю автомобильного транспорта, используемого для ведения коммерческой деятельности. Для чего требуется путевка и как правильно заполнить документ, читайте далее.

Для чего нужен, обязательно ли заполнять

Путевой лист (маршрутный лист, путевка) – это документ первичной формы отчетности, на основании которого определяются:

  • заработная плата водителя
  • расход горюче-смазочных материалов
  • себестоимость оказанных услуг, необходимая для определения НДС и налога на прибыль

Выданный путевой лист так же подтверждает, что:

  • автомобиль находится в исправном состоянии и может быть использован для ведения коммерческой деятельности, в том числе для такси
  • водитель автомобиля полностью соответствует требованиям действующего законодательства (имеет водительские права указанной категории, здоров в момент совершения перевозки, не находится под воздействием наркотических и ирных психотропных препаратов)

В соответствии с Уставом автомобильного транспорта путевка является первичным документом и должна быть при перевозках пассажиров или багажа в обязательном порядке.

Оформлять и вести учет движения путевых листов обязаны диспетчерские службы (механик или иное лицо, отвечающее за вывод транспортных средств на линию) юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Отсутствие путевого листа является административным правонарушением.

Образец бланка и пример заполненного путевого листа

Форма путевого листа для легкового автомобиля установлена Постановлением Госкомстата №78 от 28 ноября 1997 года. Однако в соответствии с Приказом Минтранса № 152, утвержденным 18 сентября 2008 года предприятия и индивидуальные предприниматели могут разработать собственные бланки документа, но с учетом всех требований, изложенных в Приказе №152.

Допускаются:

  • упрощенный вариант путевки с указанием основных данных, что облегает работу бухгалтера при расчете расходов на ГСМ и заработную плату водителя
  • путевка с медосмотром, если медицинское обследование является обязательным
  • путевой лист на определенный период времени и так далее

Стандартный бланк документа для организаций и ИП должен содержать следующие сведения (лицевая сторона):

  1. Наименование, серию, номер и дату выдачи документа. В частных формах серия может отсутствовать.
  2. Название организации, адрес ее расположения и контактный телефон, а так же регистрационный номер юридического лица или ИП и код ОКПО (классификатор предприятий).
  3. Данные автомобиля, на который выдается путевой лист:
  • марка и модель
  • номерной знак, выданный после регистрации в Госавтоинспекции
  • гаражный номер (при наличии)
  1. Данные водителя, допускаемого к управлению:
  • ФИО (полностью)
  • табельный номер (при наличии)
  • реквизиты водительского удостоверения и класс
  • тип и реквизиты лицензионной карточки (при необходимости)
  1. Описание задания, выданного водителю:
  • наименование организации – заказчика
  • адрес, по которому требуется подать транспортное средство
  1. Дополнительные параметры рейса:
  • время выезда из гаража (с территории предприятия, парковки и так далее)
  • время возвращения
  • время простоя (ожидания, вынужденной задержки и так далее)
  • показания спидометра перед выездом и по возвращении
  • количество топлива, оставшегося на начало смены, заправленного в ходе выполнения работы, оставшегося на конец смены
  1. Подписи диспетчера или иного лица, отвечающего за разработку маршрута заказа, механика, подтверждающего исправность транспортного средства и передачу автомобиля водителю и водителя, принявшего автотранспорт. В некоторых ситуациях обязательна отметка медработника, проводившего предрейсовый и послерейсовый медицинский осмотр.

На оборотной стороне документа отражаются результаты работы водителя:

  • порядковый номер выполненного заказа
  • код заказчика
  • места отправления и назначения
  • дата начала и окончания рейса
  • количество пройденных километров
  • подпись водителя, подтверждающая правильность указанных данных
  • результат работы за смену, в том числе и километрах
  • расчет зарплаты за выполненный заказ

Скачать бесплатно унифицированный бланк путевого листа можно здесь:

СКАЧАТЬБланк путевого листа

Правила и порядок заполнения

Привила заполнения представленной формы установлены Приказом Министерства транспорта №152.

В соответствии с данным документом:

  1. Путевка должна содержать обязательные реквизиты, к которым относятся:
  • название и номер документа в соответствии с нумерацией, установленной бухгалтерией организации
  • сведения о сроке действия документа
  • данные владельца автомобильного транспорта
  • данные автомобиля
  • сведения о водителе
  1. Путевой лист может быть выдан на один рейс (заказ), на одну смену или иной срок. Если путевка действительна более одной смены, то требуется указать дату начала действия документа и дату окончания срока действительности путевки.
  2. Сведения о собственнике легкового автомобиля должны содержать:
  • для юридических лиц любой формы собственности: полное наименование, адрес регистрации, контактный телефон, регистрационный номер
  • для индивидуальных предпринимателей: ФИО, почтовый адрес, контактный телефон, регистрационный номер
  1. Путевой лист должен быть оформлен на каждый автомобиль, принадлежащий юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю.
  2. Документ оформляется до начала смены (выполнения заказа).
  3. Если в ходе выполнения заказа предусмотрена возможность управления легковым автомобилем несколькими водителями, то путевой лист оформляется на каждого водителя отдельно.
  4. Все указанные в документе данные, должны быть заверены водителем и ответственными лицами, а так же печатью (штампом) собственника.

Срок действия путевого листа легкового автомобиля

Путевка может действовать:

  • одну смену, если предполагается выполнение одного рейса или нескольких рейсов в пределах одного рабочего дня. В данной ситуации срок действия документа указывается как дата рабочей смены
  • несколько смен при необходимости отправки водителя в командировку. В данной ситуации можно оформить путевой лист легкового автомобиля на месяц, неделю или несколько дней. Срок действия путевки указывается как дата отправки транспортного средства из гаража и предполагаемая дата возврата автомобиля

Оформлять путевые листы на период, отличный от одной смены, могут так же организации, работающие по УСН и не специализирующиеся на автоперевозках.

Как рассчитать

Одним из основных назначений путевого листа является расчет расхода топлива, что позволяет снизить базу по налогу на прибыль или НДФЛ. Допустим:

  • путевой лист под номером 7 выдан на период 15-20 января 2021 года
  • остаток бензина в автомобиле на начало работы – 18 литров
  • на выполнение заказу водителю дополнительно выдано 30 литров топлива
  • на конец отчетного периода в баке осталось 12 литров
  • за все время действия путевки автомобиль прошел 312 км
  • норма расхода топлива на указанном автомобиле составляет 11 литров на 100 км пути

В соответствии с нормой расхода транспортное средство должно было потратить:

312 (км – пробег)*11 (норма)/100 = 32,24 литра

Фактически водителем было израсходовано:

18+30-12 = 36 литров

В данной ситуации получается перерасход топлива на:

36 – 32,24 = 3,76 литров

Перерасход топлива, как правило, оплачивается водителем. Многие компании считают данную ситуацию стандартной и ведут расчеты за рабочий месяц, что позволяет более точно определить перерасход или экономию, так как в рамках одной поездки можно получить разные показатели.

Штраф за отсутствие

Путевой лист обязан иметь каждый водитель, использующий легковой автомобиль, принадлежащий юридическому лицу и индивидуальному предпринимателю. Путевка предъявляться сотрудникам ГИБДД при проведении проверки документов.

Отсутствие путевого листа является административным правонарушением и в соответствии со статьей 12.3 КоАП наказывается предупреждением или штрафом в размере 500 рублей.

Источник: https://yurzone.ru/putevoj-list-legkovogo-avtomobilya.html

Заполнение путевого листа

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля 2021 года

Путевой лист в 2021 году остается главным документом при использовании служебного автотранспорта. Если собственником имущества является юридическое лицо, то бумага удостоверяет право управления. В случаях, когда ТС частная собственность, но используется по работе — документация применяется для расчета затрат.

В связи с обновлением законодательства в 2021 году изменилась форма и порядок — при составлении необходимо знать, как правильно заполнять путевые листы.

Назначение

Путевой лист разработан и внедрен в логистическую сферу для решения ряда задач. Непосредственное назначение документа — сведения об авто:

  • техническое состояние;
  • километраж;
  • время труда водителя;
  • количество рейсов в рамках одной смены;
  • расход ГСМ и другое.

Анализируя полученные сведения, отдел бухгалтерии сводит дебет с кредитом, контролирует использование ТС и рассчитывает эффективность деятельности сотрудников. По итогам месяца начисляется оплата труда за работу.

Бланк

В правилах заполнения путевого листа в 2021 году, указана следующая информация:

  • отсутствие исправлений, ошибок, опечаток;
  • допускается использование корректора;
  • разрешено вносить корректировки, но нужно указать «исправленному верить»;
  • обязательно подпись ответственного лица.

Образец пустого бланка путевого листа доступен для скачивания тут.

Новая форма путевого листа

Заполнять путевой лист для ИП или ООО необходимо при выезде любого вида автомобиля, при условии, что рейс осуществляется по работе. Не имеет значения находится ТС на балансе организации или оформлен по договору аренды. Жесткие нормы к использованию документа устанавливаются в отношении всех логистических компаний. Но и для остальных предприятий путевка — форма строгой отчетности.

В прошлом году информации в бланке было больше, но законодатель внес поправки в действующие нормы и теперь появился пункт о техническом состоянии авто. С другой стороны — не требуется установления круглого штампа при условии оформления на фирменном документе.

В случае, если у организации нет возможности использовать унифицированную форму, руководство вправе разработать собственный пример. В нем обязательно прописывают реквизиты и другие характеристики. Использование нового образца на предприятии должно прописываться в учетной политике в соответствии с п. номер 4 ПБУ 1/2008.

Правила заполнения в 2021 году

Путевой лист в форме для заполнения представлен несколькими разделами — зависит от вида автомобиля. Различаются бланки по вносимой информации и требованиям:

  • формируется бумага в одном экземпляре;
  • визированием бумаги занимается руководитель организации или иное ответственное лицо (к примеру, бухгалтер, диспетчер);
  • скрепляется круглой печатью — при наличии;
  • подготовленный документ передается водителю;
  • после возвращения сотрудник отдает бумагу ответственному работнику под подпись.

Читать так же:  Как рассчитать средний дневной заработок

Нельзя выдавать новую путевку водителю, пока он не представит отчет по ранее выданному документу.

Документы для водителя

Сотрудник организации во время осуществления рейса обязан иметь при себе пакет документации. К обязательным бумагам относятся:

  • удостоверение водителя с соответствующей категорией;
  • справки на транспортное средство;
  • сопроводительная документация;
  • спецразрешение на перевозку конкретных грузов (к примеру, взрывоопасные);
  • путевка.

Ответственное лицо по заполнению бланка

В новых правилах неизменным остался пункт о том, кто должен заполнять путевые листы. К таким ответственным лицам относятся:

  • директор;
  • руководитель подразделения;
  • бухгалтер;
  • диспетчер;
  • другой работник, уполномоченный должностной инструкцией.

В задачи водителя входит лишь установление подписи в правильно оформленном документе. Визирование осуществляется в графе приема-сдачи автомобиля по возвращению с рейса или в конце смены. Дополнительно необходимо сделать отметки о маршруте и расходе ГСМ.

В ряде ситуаций, путевка оформляется не на один рейс, на длительное время — к примеру, для междугородних маршрутов.

Как заполнить путевой лист

Заполнять бумагу следует в распечатанной форме. Информация вносится ручкой с темной пастой. Не допускается использования гелевых ручек, текстовыделителей, фломастеров и т. п.

Сведения для заполнения путевых листов в 2021 г.:

  • дата формирования;
  • наименование компании, местоположение;
  • ОКПО;
  • марка транспортного средства — для иностранных автомобилей название прописывается в виде транскрипции;
  • государственный и гаражный (при наличии) номер;
  • сведения о лице, управляющим ТС — полный формуляр, табельный и водительский номер, категория;
  • лицензия (при наличии).

Бумагу визируют ответственные лица:

  • механик — при осуществлении контроля за состоянием авто;
  • медицинский работник — занимается подтверждением пригодности к совершению маршрута;
  • водитель;
  • составитель документа.

Образец по заполнению путевого листа

Возможна ли поездка без сопроводительного листа

Путевой лист для легкового автомобиля или грузового — первичная бухгалтерская отчетность, поэтому его использование в организации обязательно. В случае, когда предприятие игнорирует заполнение этой бумаги, то при проверке органами ИФНС, сотрудники налоговой могут вменить штрафные санкции в соответствии с АК России.

Учет и хранение

Первичные бухгалтерские формуляры подлежат хранению длительное время. Соответственно, путевка не является исключением. После составления и проведения на его основании операций, их помещают в закрытый доступ (архив предприятия) на период не меньше 5 лет либо иной срок, установленный внутренним регламентом компании.

Ответственность и штрафы

Ответственными лицами за составление и указание информации признаются сотрудники, прописавшие эти данные, а также директор организации или руководитель подразделения.

Неверное формирование отчетной ведомости влечет признание её неправомочной. Сотрудники налогового ведомства откажут в регистрации такого формуляра в качестве подтверждения расходов по управлению автотранспортным средством.

Это грозит наложением административных штрафов и увеличению налогового обременения на прибыль.

Путевой лист для грузового автомобиля или легкого ТС нужен как для списания расходной части, так и в качестве отчета перед ИФНС.

Путевка при движении авто должна предъявляться представителям дорожной инспекции.

Поскольку формуляр указывает на право управления транспортным средством, исправность авто и прохождение технического осмотра. По необходимости бумага выступает заверением прохождения медосмотра.

Читать так же:  Табель учета рабочего времени на 2021 год

При отказе в предоставлении ГИБДД путевки водителю вменяют штраф в размере 500-3000 руб. согласно статье № 12.3 КоАП России.

Источник: https://zakonoved.su/%D0%B7%D0%B0%D0%BF%D0%BE%D0%BB%D0%BD%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D0%BF%D1%83%D1%82%D0%B5%D0%B2%D0%BE%D0%B3%D0%BE-%D0%BB%D0%B8%D1%81%D1%82%D0%B0.html

Путевой лист легкового автомобиля: как правильно заполнить новый бланк 2021 года

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля 2021 года

Предприниматели и организации могут при осуществлении своей деятельности использовать для служебных целей легковой автотранспорт.

Чтобы правильно организовывать его работу, учитывать время эксплуатации, а также избегать проблем с дорожными инспекциями субъекты бизнеса должны оформлять такой документ, как путевой лист легкового автомобиля форме 3 или иной разработанной формы с учетом нужд компании.

Для чего необходимо составлять путевые листы

Независимо от вида автотранспорта, и является ли он собственным или привлеченным по договорам аренды, нужно организовать правильно документальный учет его показателей эксплуатации.

Путевой лист легкового автомобиля надо составлять не только с целью обеспечения безопасного использования машины, но также и для правильного планирования расходов на него, обоснования затрат в целях налогообложения и т. д.

Ведь в выписанном документе свои отметки ставят не только контролер технического состояния и инспектор по медосмотру, но также и заправщик, диспетчер, бухгалтер, руководитель подразделения и т. д.

В нем фиксируется время выезда и заезда автомобиля, показания спидометра, остатки топлива, а также путь следования транспортного средства. Именно этот документ запрашивает инспектор ГИБДД, когда останавливает по дороге автомобиль.

Из этого документа он определяет кто владеет или использует машину, куда она следует и т. д. Данная информация нужна и администрации компании, чтобы определить используется автомобиль по назначению или нет.

Путевка является доказательством для партнеров по бизнесу, что услуги им оказаны.

Диспетчер производит расчет планового и фактического расхода топлива, определяя эффективность использования транспортного средства. Проверяющие с налоговой запрашивают именно путевой лист, который является первичным документом по учету работы, чтобы проверить правильность учета расходов для целей налогообложения.

Обязательно ли использовать путевые листы

Если владельцем выступает гражданин, и он осуществляет использование автомобиля в своих целях, и составлять путевку нет необходимости.

Когда легковой автомобиль принадлежит компании или используется ею для осуществления бизнеса, то чтобы получить возможность учитывать затраты на горючее, ремонт и т. д.

она должна составлять путевку. Однако, если фирма применяет льготные режимы, например ЕНВД, патент, УСН «Доходы», то расходы для исчисления налогов учитывать не надо.

Поэтому субъект может проигнорировать составление путевки.

Важно! Но есть случаи, когда данный документ выписывать нужно обязательно — перевозка груза и пассажиров. Это требование закреплено на законодательном уровне. То есть, если деятельность субъекта связана с пассажирскими и транспортными перевозками, путевой лист надо использовать.

В этих случаях организацию или ИП могут оштрафовать за его отсутствие в соответствии с КоАП.

Изменение в оформлении документа в 2021 году

С 15 декабря 2021 года ИП и организации обязаны в путевом листе автомобиля независимо от его вида указывать свои ОГРИП или ОГРН (согласно приказа Минтранса № 476 от 07.11.2021 ).

Ранее этот реквизит не был среди обязательных элементов путевого листа — нужно было указывать только название субъекта, его организационную форму, адрес местонахождения и телефон.

Поэтому с этого года нужно не забывать вписывать данный регистрационный номер.

Кроме этого, теперь нужно фиксировать не только показатели работы автотранспортного средства, но также делать отметку какой именно контролер технического состояния их зафиксировал, осмотрел машину и осуществил ее допуск на линию. Обязательным стало расшифровывать рядом с подписью фамилию и инициалов данных технических работников.

Лицевая часть

Начинать заполнение бланка нужно с указания его серии и порядкового номера. Проставление штампа в левом углу теперь стало необязательным. Под названием бланка вносится дата его создания.

В следующем поле нужно записать название компании, адрес расположения и контактный телефон. По новым требованиям в эту графу теперь также заносится ОГРН фирмы.

В таблице в правой части проставляется код компании по ОКПО.

Далее, на бланке отражается марка автомобиля, номер госрегистрации. Если используется гаражный номер, то его нужно проставить в правой таблице.

В нижней графе указывается полные Ф.И.О. водителя, далее его табельный номер, реквизиты водительского удостоверения, доступные классы транспортных средств.

Следующие несколько полей заполняются специализированными транспортными компаниями. При оформлении лицензионных карточек они проставляют ее класс, а также указывают реквизиты в специально предназначенных графах.

Затем диспетчер указывает задание, которое водитель должен выполнять по путевке. Обычно здесь проставляются в чье распоряжение передается автомобиль, по какому адресу он должен подъехать, в какое время начинается и заканчивается работа. После проставления подписей диспетчер передает путевку водителю в руки.

На лицевой стороне также расположены графы для механика. Сначала он проверяет исправность автомобиля, проставляет данные спидометра и количество топлива на начало дня и заверить эти сведения проставлением подписи.

После этого водитель ставит подпись, подтверждая прием автомобиля и согласие с указанными выше данными.

При выполнении заправки автомобиля топливом заправщик указывает его количество, марку, и ставит свою подпись.

Диспетчер после возвращения автомобиля в гараж фиксирует дату и время этого события. Он также может занести сведения о простоях и нарушениях.

Механик после возвращения в гараж производит проверку, заносит в путевку сведения о спидометре и остатке в баке после возвращения. Далее он ставит подпись о приеме автомобиля, а водитель — о передаче и согласии с указанными показателями.

Диспетчер на основании записанных данных производит расчет нормативного расхода топлива, сравнивает с фактически использованным, и на основе этого выявляет перерасход либо экономию.

Оборотная сторона

Оборотную сторону путевки должен заполнять водитель самостоятельно. Он должен построчно фиксировать сведения о каждой поездке, адреса отправления и прибытия, время нахождения в дороге и километраж. Если в это время он обслуживает третьих лиц, то они могут ставить свои подписи в конце каждой строки.

В нижней части листа на основании указанных данных подводится итог времени работы и пройденному пути. Также здесь может быть указана зарплата водителю по данной путевке, рассчитанной исходя из времени либо километража.

Бухгалтерские проводки

При обработке путевок бухгалтер может делать следующие проводки:

ДебетКредитОперация
10/360, 76, 71Приобретено топливо
1960, 76Отражен НДС по топливу
20, 23, 25, 26, 4410/3Списано топливо по норме
9410/3Списано топливо, израсходованное сверх норматива
73/294Стоимость топлива по перерасходу отнесена на водителя

Порядок хранения документа

Процесс хранения путевых листов устанавливают сразу два нормативных акта – приказ Минтранса №152 и приказ Минкультуры №558. При этом необходимо отметить, что между этими двумя документами есть некоторая противоречивость.

Приказ Минтранса устанавливает, что компания должна сохранять путевые листы не меньше, чем 5 лет. Но она может и продлить данный срок, если укажет это во внутренних документах.

А вот приказ Минкультуры говорит о том, что срок в 5 лет действует только в том случае, когда в течение этого периода документы проверялись контролирующими органами.

Поэтому, если за данный период проверки не проводились, то и уничтожать данные документы компания не имеет права. Кроме этого приказ уточняет, что путевой лист может быть единственным документальным подтверждением вредных условий труда работника. В этом случае сохранять ее необходимо минимально 75 лет.

Внимание! Также необходимо отметить, что путевка также является документом бухгалтерского и налогового учета. Поэтому, на нее могут также распространяться требования НК и закона о ведении бухучета. Первый определяет, что документы нужно сохранять не меньше 4 лет, а второй — пять лет.

Если путевой лист по служебному автомобилю не оформлен, либо выписан с ошибками, то за это могут наказать не только работники ДПС при проверке документов, но и ФНС.

Какое именно наказание понесет водитель, если у него нет на руках путевки, устанавливает КОАП. Считается, что за эксплуатацию транспорта отвечает он сам, поэтому в случае отсутствия путевого листа на водителя будет наложен штраф в 500 рублей.

Кроме этого, штраф могут также наложить на ответственное лицо организации, которое обязано производить оформление таких документов. На него может оформляться штраф в 20 тыс. рублей. Также штрафные санкции могут быть распространены и на компанию, за что на юридическое лицо наказывается на 100 тыс. рублей.

Еще один повод для штрафа — это неверное оформление бланка путевки, либо отсутствие на нем необходимых отметок. Так, если на документе не проставлен штамп о прохождении медосмотра, то может оформляться штраф в сумме 5 тыс. рублей на ответственное лицо и 30 тыс. рублей на компанию. Этот же размер штрафов действует и в случае непрохождения техосмотра перед выездом автомобиля.

Внимание! Необходимо отметить, что данные штрафы равно распространяются как на компании, так и на предпринимателей.

Поскольку путевые листы служат для подтверждения расходов компании, то эти документы может также проверять и ФНС. Если таких бланков нет, либо они были потеряны, то орган посчитает это нарушением учета доходов и расходов, из-за чего наложен штраф в 10 тыс. рублей.

Если в течение одного периода таких нарушений будет выявлено несколько, то размер санкций может быть увеличен до 30 тыс. рублей. Помимо этого, если будет принято решение, что организация произвела занижение налоговой базы, то дополнительно она будет оштрафована в размере 20% от суммы недоплаты.

Источник: https://buhproffi.ru/dokumenty/putevoj-list-legkovogo-avtomobilya.html

Ваш юрист
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: