Оформить протокол в управлении

Содержание
  1. Оформить протокол в управлении
  2. Оформление выписки из протокола
  3. Заголовочная часть протокола
  4. Протокол совещания: образец и бланк документа
  5. Основное назначение
  6. документа
  7. Бланк и образец 2020
  8. Краткая и полная разновидности
  9. Выписка из протокола
  10. Особенности ведения
  11. Скачать образцы бланков:
  12. ссылкой:
  13. Как составляется протокол совещания
  14. Как вести
  15. Оформление
  16. Протокол оперативного совещания
  17. Хранение
  18. Протокол собрания учредителей (образец)
  19. ПОВЕСТКА ДНЯ:
  20. По 1 вопросу повестки дня:
  21. По 2 вопросу повестки дня:
  22. По 3 вопросу повестки дня:
  23. По 4 вопросу повестки дня:
  24. По 5 вопросу повестки дня:
  25. По 6 вопросу повестки дня:
  26. Протокол совещания: образец — правила составления 2020 года
  27. Что такое протокол совещания
  28. Кто должен оформлять протокол
  29. Как вести протокол совещания
  30. Образцы протоколов совещания
  31. Краткая форма
  32. Полная форма
  33. Стенографическая форма
  34. и хранение протокола
  35. Заключение
  36. Как правильно протоколировать совещания
  37. 2. Семь составляющих идеального протокола совещания
  38. 2.1. Отслеживайте время начала и окончания совещания Многие совещания начинаются и заканчиваются не вовремя. Одним из способов борьбы с этим является отслеживание и фиксирование времени начала и окончания совещания. Следование простому принципу «Если измеряешь – значит управляешь»:
  39. 2.2. Укажите и распределите роли участников совещании
  40. 2.3. Укажите цели, сформируйте повестку совещания
  41. 2.4. Зафиксируйте решения
  42. 2.5. Назначьте задачи Как говорил еще мудрый Бисмарк, если Вы хотите, чтобы задача была сделана, за ее исполнение должен отвечать один и только один человек.
  43. 2.6. Зафиксируйте вопросы для обсуждения позже
  44. 2.7. Согласуйте решения совещания, распечатайте и подпишите протокол! Назначьте задачи в системе контроля задач (Microsoft Outlook)
  45. 3. Вы можете проводить идеальные совещания сами с помощью нашего шаблона для MindJet Mind Manager!
  46. Отзывы:

Оформить протокол в управлении

Оформить протокол в управлении

Хотя именно при подготовке оперативных совещаний секретарь часто игнорирует рассылку повестки в письменном виде, ограничиваясь только устным информированием участников.

В ходе подготовки каждого заседания принято заранее собирать у выступающих тезисы докладов или выступлений, а также информационно-справочные документы, иллюстрирующие их (таблицы, графики, экономические расчеты, справки и др.). Все эти материалы тиражируют по числу участников совещания и раздают им.

Обязательно в состав этих документов входит проект решения по каждому вопросу, включенному в повестку дня. Готовят проекты таких решений докладчики.

Задача секретаря – своевременно получить эти документы и размножить в необходимом (по числу участников) количестве экземпляров.

Материалы к заседанию должны быть разосланы за 48 часов до его начала, чтобы люди успели найти время с ними ознакомиться, подготовиться к обсуждению. Для рассылки часто используют электронную почту.

В ходе подготовки собрания может готовиться лист регистрации или явочный лист его участников (см. Пример 13).

Обычно протоколы применяются на тех совещаниях, на которых обсуждаются вопросы, непосредственно влияющие на будущее развитие организации.

В законодательстве не разработано никаких требований документа, и тем более нет единой формы. Поэтому каждая компания может использовать собственный бланк.

Важно

В том числе можно применять разные варианты бланков для конкретных случаев (например, собрание отдела, внеочередное совещание или совместное заседание с представителями контрагента).

Обычно в документе отражаются такие сведения:

  1. Полное название компании, номер протокола и дата его составления. Нумерацию можно проводить сквозную – с началом отсчета с каждого календарного года.
  2. Состав присутствующих:
  • председатель комиссии;
  • ответственный секретарь, фиксирующий записи в протоколе;
  • остальные присутствующие – обычно список выносится в конец документа.

список вопросов, которые предполагается обсудить.

Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждаются руководителями федеральных органов исполнительной власти после согласования с Федеральным архивным агентством.Таблица 1

Отличие двух вариантов краткой формы протокола

Оформление выписки из протокола

Очень распространенной практикой документирования является составление выписок из протокола.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, тот вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, а также текст, отражавший его обсуждение и принятое по нему решение.

Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись.
Она состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего выписку, его личной подписи, фамилии, инициалов и даты (см.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный ГОСТ определяет правила оформления заголовочной и заключительной части этого документа, а также требования к его тексту.

Заголовочная часть протокола

В заголовочной части протокола размещают следующие реквизиты:

  • полное наименование организации;
  • вид документа (ПРОТОКОЛ);
  • номер и дату;
  • место составления протокола;
  • заголовок к тексту.

Наименование организации всегда указывается вместе с организационноправовой формой и должно соответствовать официально установленному наименованию (в уставе или положении об организации).
При этом организационно-правовая форма должна быть написана не в виде аббревиатуры, а полностью.

Если у организации есть официально зарегистрированное сокращенное наименование, то оно тоже может присутствовать в скобках строкой ниже полного наименования (см. Пример 3).

Если у организации есть вышестоящая организация, то ее наименование указывают выше наименования организации – автора документа, желательно в сокращенном виде (см.

Ценюга И.Н.

Постановили:

1.1 Информацию об участии во Всероссийской акции протеста 15 октября 2013 года принять к сведению.

1.2 Выразить благодарность первичным профсоюзным организациям, принявшим активное участие во Всероссийской акции работников образования.

Голосование: единогласно

2.Об информационной работе в профсоюзной организации.

Доклад председателя организационно-массовой комиссии профкома Моисеевой В.Н.

Постановили:

2.1 Принять к сведению информацию об информационной работе в профорганизации.

2.2 Выписать газету «Мой профсоюз» в 3-х экземплярах.

ответственная Моисеева В.Н.

2.3. Оформить стенд профсоюзной информации в учебном корпусе № 4 и № 5

ответственная Багдасарьян И.С.

до 01.12.2013

Голосование: единогласно

Председатель Белова Е.Н. Белова

Секретарь Моисеева В.Н.

Кворум имеется. Собрание считается правомочным по всем вопросам, включенным в повестку дня.

Приглашенные: представитель аудитора — общества ЗАО «Реестр» старший аудитор Михайлов В.М., главный бухгалтер ЗАО «Информационные технологии» Уфимцева Т.С.

1_ J

Фамилии и инициалы акционеров, как правило, в протоколе не указываются. Они содержатся в обязательных документах, которые составляются при подготовке к проведению собрания:

  • 1) в списке лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров (общее количество акционеров общества);
  • 2) в документе, который используется для регистрации участников, например в журнале регистрации (количество лиц, реально участвующих в собрании).

Список и журнал являются приложениями к протоколу общего собрания акционеров.

Представленные в протоколе расширенные данные о присутствующих на собрании позволяют сделать вывод о наличии кворума по каждому вопросу повестки дня и о признании правомочными принятых решений и собрания в целом.

Основная часть протокола выстраивается по типовой схеме «СЛУ-ШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» или «СЛУШАЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)».

Источник: http://trezvogruz.online/oformit-protokol-v-upravlenii

Протокол совещания: образец и бланк документа

Оформить протокол в управлении

По результату проведения заседания, собрания или совещания почти всегда составляется протокол по соответствующему образцу. Особенности заполнения и готовый пример документа можно найти ниже.

Скачать образец бланков можно в конце статьи.

Основное назначение

По ходу проведения совещания всегда составляется протокол, причем руководство само решает, каким образцом лучше воспользоваться. Этот документ выполняет сразу несколько функций:

  1. Фиксирует информацию обо всех присутствующих и выступавших.
  2. Содержит все ключевые решения, принятые в ходе данного совещания.
  3. Отражает фактическое состояние переговорного процесса, фиксирует ключевые договоренности на данном этапе.

Таким образом, основная задача документа – зафиксировать факт проведенного совещания и всех решений, которые были приняты по результату.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Не все заседания протоколируются, поэтому руководство компании вправе самостоятельно решать, в каком случае составлять отчетный документ, в каком – нет. Обычно протоколы применяются на тех совещаниях, на которых обсуждаются вопросы, непосредственно влияющие на будущее развитие организации.

документа

В законодательстве не разработано никаких требований документа, и тем более нет единой формы. Поэтому каждая компания может использовать собственный бланк. В том числе можно применять разные варианты бланков для конкретных случаев (например, собрание отдела, внеочередное совещание или совместное заседание с представителями контрагента).

Обычно в документе отражаются такие сведения:

  1. Полное название компании, номер протокола и дата его составления. Нумерацию можно проводить сквозную – с началом отсчета с каждого календарного года.
  2. Состав присутствующих:
  • председатель комиссии;
  • ответственный секретарь, фиксирующий записи в протоколе;
  • остальные присутствующие – обычно список выносится в конец документа.
  1. Повестка дня – т.е. список вопросов, которые предполагается обсудить. Составляется заранее и доводится до сведения всех присутствующих (обычно создаются специальные объявления за несколько дней за собрания).
  2. Список выступавших (ФИО, должность, тема выступления, затронутые вопросы).
  3. Решения, которые были приняты в результате совещания.
  4. Подписи председателя и секретаря, расшифровки подписей (фамилия и инициалы).
  5. Если к протоколу прикладываются дополнительные документы, а также материалы аудиозаписей, фото- и видеосъемки, этот факт обязательно отражается в документе. В конце прописывают слово «Приложения» и перечисляют названия документов и других материалов, их количество и вид (оригинал или копия), а также количество страниц.

Бланк и образец 2020

В наиболее простом случае бланк выглядит так.

А в качестве образца можно выбрать такую форму:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» с описанием решения нередко приводятся и результаты процедуры ание, если оно было проведено на собрании. Результаты фиксируются простым суммированием «ЗА», «ПРОТИВ» и воздержавшихся.

Краткая и полная разновидности

В одной и той же организации могут проводиться разные совещания. Важность того или иного собрания зависит от вопросов, которые на нем рассматриваются. И они же определяют выбор того или иного образца, по которому будет составлен протокол. В целом можно выделить 2 разновидности документа:

  1. Краткий протокол – как правило, составляется для фиксирования информации, полученной в ходе оперативного, обычного совещания, на котором рассматриваются текущие вопросы. В нем достаточно просто упомянуть всех выступавших (ФИО, должность) и кратко описать тему выступления (это и есть тема доклада). В некоторых случаях фиксируют и отдельные вопросы в виде пунктов плана. Вот образец краткого протокола совещания. 
  2. Полный – здесь необходимо более точное и полное фиксирование сведений о темах выступления. Приводится не только сам доклад выступавшего, но и реплики, обсуждения собравшихся. Нередко составляются стенограммы (точные цитаты с фиксированием каждого слова докладчика, его оппонентов и других лиц). Вот пример такого документа. 

Выписка из протокола

В случае необходимости получения некоторых сведений из протокола, составляется выписка. Этот документ представляет собой точную копию части протокола. В выписке обязательно фиксируется дата составления основного документа, его номер, название компании. Верность копии заверяется личной подпись, секретаря и/или председателя собрания.

Особенности ведения

В случае отчетных собраний по итогам года обычно выбирают расширенные формы документа. Если же речь идет о собрании отдельного структурного подразделения, руководители, как правило, выбирают наиболее простой шаблон.

Особенности фиксирования фактов и хранения протокола следующие:

  1. Образец протокола совещания утверждает руководство компании или конкретного структурного подразделения организации.
  2. Ведется непосредственно в момент проведения собрания. Назначается специальный сотрудник, ответственный за оформление документа. В большинстве случаев это секретарь, который также исполняет обязанности секретаря собрания.
  3. Во избежание неточностей, некорректного толкования фраз выступающих нередко производится дополнительное фиксирование всех событий, происходящих во время собрания. Применяются средства аудио- и видеозаписи. Впоследствии при необходимости в приложение к протоколу приводятся стенограммы выступлений – точные цитаты того, что говорили сотрудники и другие приглашенные лица.
  4. Количество оригинальных экземпляров составляется в зависимости от ситуации. Как правило, достаточно одного оригинала. Однако в случае проведения собрания с участием партнера (представителей другой фирмы) возникает необходимость составления 2 оригиналов. Обычно такие собрания проводятся на разных этапах деловых переговоров.
  5. Что касается копий документа, можно составить любое их количество. Такая необходимость возникает при проведении собраний, решения которых обязательны для всех отделов организации. Тогда копии рассылаются во все структурные подразделения. Как правило, они заверяются оригинальной печатью и собственноручной подписью руководителя.

Чтобы избежать возможных неточностей, применяют средства аудио- и видеозаписи, чтобы впоследствии стенографически точно воспроизвести выступление каждого сотрудника или приглашенного лица.

Скачать образцы бланков:

Пустой бланк протокола совещания (word)

Образец заполнения протокола совещания (word)

ссылкой:

(20 4,35 из 5)
Загрузка…

Источник: https://2ann.ru/protokol-soveshhaniya/

Как составляется протокол совещания

Оформить протокол в управлении

Совещания проводятся в большинстве организаций вне зависимости от формы собственности. На них сотрудники и руководители обмениваются информацией по текущим вопросам, принимают оперативные решения.

Чтобы такое мероприятие проходило с максимальной эффективностью, ведётся протокол совещания.

Этот документ имеет одновременно информационную и распорядительную функцию: в нём фиксируются сведения о поднятых вопросах и принятых решениях.

Как вести

Протоколирование хода совещания входит в обязанности секретаря руководителя организации. Данная функция может исполняться и другим сотрудником.

До начала совещания секретарю передают список приглашённых и примерный перечень вопросов. Участники представляют тезисы докладов.

Это помогает готовить шаблон документа, чтобы ускорить работу по составлению итоговой версии протокола. Если участников много, то желательно завести регистрационный лист, где будут указаны Ф.И.О. явившихся лиц.

После начала совещания секретарь зафиксирует окончательный список присутствующих.

Запись информации ведётся секретарём совещания по ходу мероприятия. Для того, чтобы повысить точность протоколирования, используются диктофонные записи. Все слова фиксируются на цифровом носителе, а после воспроизводятся при окончательном оформлении документа.

Если проводится большое собрание с большим количеством участников, то прокол ведут 2 секретаря. Работа сразу двух специалистов над протоколом поможет ускорить процесс, если совещание затянется.

Отдельные реплики, замечания, комментарии, обсуждения вопросов, не относящихся к тематике заседаний, не отражаются в документе. В протоколе фиксируется общий смысл докладов, вопросов и предложений. Точно записываются решения и поручения, которые даёт руководитель отдельным исполнителям.

Если руководителю понадобится точная информация, то он потребует представить отчёт за подписью ответственного сотрудника. На совещаниях оговаривается положение вещей в целом, поэтому нет нужды в детальной записи. В итоге, в протоколе тезисно отражается ход заседания: обсуждённые темы, поднятые вопросы и принятые решения.

В некоторых случаях руководители организации требуют именно дословной фиксации каждой фразы. Это характерно для совещаний в современных компаниях, где на подобных мероприятиях решается большое количество оперативных вопросов.

Оформление

Нередко можно встретить упоминания о том, что протоколы должны вестись на специальных бланках. Так происходит, если подобные встречи проходят в государственных ведомствах, например, в муниципальных органах власти.

В обычных организациях редко вводятся специальные формы для протоколирования. Исключение составляют особые виды совещаний, например, работа совета директоров акционерного общества.

Протокол совещания должен содержать следующие сведения:

  • дату и номер;
  • наименование организации;
  • вид документа с указанием мероприятия;
  • место проведения собрания.

Также каждый лист нумеруется, чтобы можно было точно проследить ход совещания;

  1. Список присутствующих и их роли. Необходимо указать Ф.И.О. и должность специалиста, ведущего протокол, начальника, ведущего совещания, иных участников совещания. Вместо него может быть использован явочный лист, где расписываются пришедшие работники;
  2. Если на мероприятии были лица, представляющие другие организации, то их указывают с пометкой «Приглашённые»;
  3. Основная часть протокола состоит из 3-х последовательных блоков:
  • Слушали. Указывается Ф.И.О. и должность докладчика, основная тема выступления, краткое изложение сведений выступления;
  • Выступили. Фиксируется Ф.И.О. и должность лица, которое задавало вопросы или давало комментарии по существу выступления;
  • Решили. По результату доклада руководитель даёт поручения или накладывает резолюцию. Решение записывается секретарём подробно, так как оно имеет обязательную силу для сотрудников. Указываются сроки выполнения заданий.
  1. В конце протокола ставятся подписи секретаря и руководителя совещания. Печать не требуется.

Окончательный вариант документа готовится некоторое время после проведения заседания. Это может занять несколько часов или несколько дней, в зависимости от объёма информации. Далее он подаётся для подписи начальнику, который руководил мероприятием.

После этого протокол рассылается заинтересованным лицам, либо из него делаются официальные выписки с поручениями для конкретных исполнителей.

Протокол оперативного совещания

Оперативное совещание имеет несколько особенностей:

  • Чёткая периодичность проведения (например, раз в неделю в определённое время);
  • Стабильный состав участников;
  • Практически неизменные темы и вопросы;
  • Короткая длительность.

Эти характеристики накладывают отпечаток на составление протокола оперативного совещания. Секретарь заранее знает алгоритм работы, вопросы, которые будут обсуждаться. Это позволяет ускорить работу над итоговым документом, сформировать большую его часть заранее.

Протокол заседания готовится быстро, чтобы документ был сразу подан на подпись руководителю.

Хранение

При решении вопроса о хранении протоколов, секретарь должен изучить внутренние документы организации.

Так, протоколы совещания совета директоров или общего собрания акционеров акционерного общества должны храниться постоянно.

Документы находятся по месту расположения постоянно действующего органа организации. Такой порядок установлен в постановлении ФКЦБ № 03-33/пс от 16.07.2003 г.

, в котором содержатся нормы, регулирующие правила и сроки хранения некоторых документов в акционерных обществах.

Обычно протоколы различных собраний хранятся 3 или 5 лет, после чего сдаются в архив и уничтожаются в соответствии с инструкциями.

Протокол совещаний – это не элемент ненужной бюрократии. Он помогает участникам собрания не забыть повестку дня и выполнить поручения руководителя в срок. Сегодня существуют электронные ресурсы для оперативной подготовки и рассылки подобных документов. Поэтому секретарь может быстро и в удобном виде представить готовую версию протокола всем заинтересованным лицам.

Источник: http://MirBlankov.ru/protokol-soveshhaniya/

Протокол собрания учредителей (образец)

Оформить протокол в управлении

Присутствовали учредители Общества с ограниченной ответственностью «______________________» (далее – «Общество»):

– Общество с ограниченной ответственностью “________________” (ООО “________________”, ОГРН ______________, ИНН ______________, КПП ______________, адрес места нахождения: индекс, г.________, ул.

__________, д. ____, офис.

_______) в лице ___________ [должность]________________________ [ФИО полностью], действующего на основании Устава – председатель собрания;

________________________ [ФИО полностью] (паспорт гражданина РФ 00 00 №000000, выдан ____________________________ xx.xx.20xx г., код подразделения 000-000, зарегистрированный по адресу: индекс, г.________, ул. __________, д. ____, кв. ____) – секретарь собрания.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Учреждение Общества и утверждение его организационно-правовой формы.

2. Утверждение наименования, места нахождения Общества.

3. Утверждение размера уставного капитала, размера и номинальной стоимости долей учредителей Общества, порядка и срока оплаты долей учредителей Общества в уставном капитале.

4. Утверждение Устава Общества.

5. Назначение Генерального директора Общества.

6. Утверждение порядка совместной деятельности учредителей по созданию юридического лица.

По 1 вопросу повестки дня:

ПОСТАНОВИЛИ: Учредить коммерческую организацию в форме Общества с ограниченной ответственностью.

ГОЛОСОВАЛИ: «ЗА» – ЕДИНОГЛАСНО.

По 2 вопросу повестки дня:

ПОСТАНОВИЛИ:

1) утвердить полное фирменное наименование Общества:

на русском языке – Общество с ограниченной ответственностью «______________________»;

2) утвердить сокращенное фирменное наименование Общества:

на русском языке – ООО «______________________»;

3) утвердить следующий адрес места нахождения Общества: индекс, г.________, ул. __________, д. ____, офис.

_______.

ГОЛОСОВАЛИ: «ЗА» – ЕДИНОГЛАСНО.

По 3 вопросу повестки дня:

ПОСТАНОВИЛИ:

1) утвердить уставный капитал Общества в размере __________ (сумма прописью) рублей, внесение уставного капитала денежными средствами и доли учредителей в следующих размерах:

– долю ________________________ [ФИО полностью] в размере xx% уставного капитала Общества, номинальной стоимостью __________ (сумма прописью) рублей рублей;

– долю  ООО “________________” в размере xx% уставного капитала Общества, номинальной стоимостью __________ (сумма прописью) рублей рублей.

2) определить следующий порядок и сроки оплаты долей учредителей Общества в уставном капитале:

Каждый учредитель общества должен оплатить полностью свою долю в уставном капитале Общества в течение четырёх месяцев с момента государственной регистрации Общества.

ГОЛОСОВАЛИ: «ЗА» – ЕДИНОГЛАСНО.

По 4 вопросу повестки дня:

ПОСТАНОВИЛИ: Утвердить Устав Общества в текущей редакции.

ГОЛОСОВАЛИ: «ЗА» – ЕДИНОГЛАСНО.

По 5 вопросу повестки дня:

ПОСТАНОВИЛИ: Назначить на должность _________________ Общества ________________________ [ФИО полностью].

Заключить трудовой договор с ________________________ [фамилия и инициалы] на срок ____ (цифра прописью) лет/года с момента государственной регистрации Общества.

От имени Общества трудовой договор подписывает ________________________ [ФИО полностью].

ГОЛОСОВАЛИ: «ЗА» – ЕДИНОГЛАСНО.

По 6 вопросу повестки дня:

ПОСТАНОВИЛИ:

1) Поручить подготовить и подать документы на государственную регистрацию Общества ________________________ [ФИО полностью].

2) оплатить расходы, связанные с нотариальным заверением подписи учредителя в заявлении по форме Р11001, каждому учредителю самостоятельно;

3) обязать учредителя, не исполняющего или исполняющего ненадлежащим образом свои обязательств по созданию Общества, возместить другим учредителям причинённые убытки;

4) утвердить, что нотариальное заверение подписей учредителей в настоящем решении не требуется.

ГОЛОСОВАЛИ: «ЗА» – ЕДИНОГЛАСНО.

ПОДПИСИ  УЧРЕДИТЕЛЕЙ:________________                    ________________________ [Фамилия, инициалы]________________                    ___________ [должность] ООО “________________”                М.П.                         ________________________ [ФИО, инициалы]

Соответствие протокола представленному выше образцу поможет Вам не допустить досадных ошибок при регистрации ООО, но зачастую региональные налоговые органы могут предъявлять специфические требования, не указанные в явном виде в закондательстве, поэтому специально для наших пользователей теперь доступна услуга бесплатной проверки документов для регистрации бизнеса специалистами 1С:

После выхода Обзора судебной практики Президиума ВС от 25.12.2019 некоторые ИФНС стали требовать нотариального заверения решения или протокола об учреждении ООО. При этом закон № 129-ФЗ такого условия не содержит.

Нам стало известно о нескольких случаях отказа в регистрации ООО, если решение или протокол не заверены у нотариуса.

До тех пор, пока от ФНС не поступит соответствующих разъяснений, рекомендуем нашим пользователям уточнять этот вопрос в своем регистрирующем органе.

Источник: https://www.regberry.ru/registraciya-ooo/obrazcy-dokumentov/protokol-sobraniya-uchrediteley-obrazec

Протокол совещания: образец — правила составления 2020 года

Оформить протокол в управлении

Независимо от специфики профессиональной деятельности в учреждении или на предприятии периодически проводятся совещания. На них поднимаются производственные вопросы, принимаются важные решения. Именно на совещаниях определяется направление развития и определяется дальнейшая бизнес-стратегия.

Что такое протокол совещания

Иногда протокол не ведется, что не рассматривается как нарушение законодательства. Администрация имеет право самостоятельно определять, какие конкретно совещания требуют ведения протокола.

Если же принимается решение о ведении протокола, тот он должен оформляться по установленному образцу. Это документ, в котором должны быть отражены все события, имеющие место на совещании.

Он не относится к обязательным документам. Но иногда бывает действительно нужен. Его базовая задача состоит в обеспечении письменной фиксации основных моментов.

В образце протокола совещаний должны быть отражены:

  • поднимаемые вопросы производственного или административного характера;
  • предлагаемые решения;
  • внесенные предложения;
  • сделанные выводы.

Как правило, протокол актуален при проведении встреч с партнерами по бизнесу, с представителями госучреждений или других организаций. Чем более детально ведется протокол, тем он будет полезнее.

Фиксация событий, происходящих на совещании, может вестись техническими средствами. Но в последствие протокол все равно составляется.

Он подписывается секретарем и председателем собрания.

С данным документов очень схож (и по форме, и по содержанию) протокол собрания. Отличие — в характере мероприятия. На совещании присутствуют только ответственные лица, что указывается в протоколе. На собрании же может находиться весь штат компании, что также отражается в протоколе.

Соответственно, собрание длится дольше. Для протоколирования рекомендуется использовать записывающие средства, чтобы позже можно было составить полноценный протокол. При этом подробные высказывания не требуется отражать. Протоколирование сводится к перечню вопросов и результатов ания по ним.

Скачать образец протокола собрания

Кто должен оформлять протокол

Корпоративные совещания имеют длительную подготовку. Обычно ею занимается специально назначенный человек.

В его обязанности входит:

  • составление перечня вопросов, подлежащих рассмотрению;
  • проведение подготовительных мероприятий (вплоть до обеспечения технического сопровождения совещания: подготовка микрофонов, интерактивного экрана и т. д.);
  • уведомление всех предполагаемых участников.

Грамотное ведение совещания предполагает также выборы председателя, который пошагово ведет совещание — от оглашения повестки до проведения ания (если таковое проводится).

Кроме того, на подготовительном этапе может быть назначен человек, ведущий протокол. Желательно, чтобы это был член коллектива, имеющий навыки по написания протоколирующих документов. Если же назначается новичок в этом вопросе, то предварительно с ним проводится инструктаж ведения протокола.

В то же время на многих предприятиях никого не назначают специально для выполнения данной работы. Часто она является обязанностью секретаря.

Как вести протокол совещания

Унифицированной формы, единого образца протокола совещания не предусмотрено. Он составляется в произвольной форме. Часто используется корпоративный шаблон, который существенно облегчает задачу ответственному лицу за его ведение.

В протоколе должны быть отражены следующие моменты:

  • номер и дата создания документа;
  • полное юридическое название предприятия или учреждения;
  • физический адрес предприятия или учреждения;
  • перечень лиц, находящихся на совещании с указанием их должностей;
  • сведения о председателе и секретаре;
  • повестка дня;
  • краткая суть всех выступлений по повестке;
  • итоги ания (если таковое имело место);
  • результат совещания (принятое коллегиальное решение).

Допускается внесение в протокол точного времени начала и завершения совещания. Это придает документу более академичный вид, а сотрудников дисциплинирует.

Иногда в процессе совещания используются разнообразные дополнительные документы. Это также отмечается в протоколе — отдельным пунктом.

Образцы протоколов совещания

Существует несколько форм ведения протокола. Все они актуальны и используются в зависимости от ситуации.

Краткая форма

Данный вариант не предполагает фиксации детального хода событий. Его задача — осветить базовую информацию по факту принятых решений.

К обязательным пунктам относится:

  • название организации;
  • перечень присутствующих;
  • фамилии всех выступавших (они обычно даются списком без раскрытия сути их выступлений);
  • перечень принятых решений;
  • подписи председательствующего и секретаря.

Полная форма

Данная форма предполагает отражение хронологической последовательности событий. Помимо основных пунктов, обязательных для краткой формы протокола, полное протоколирование предполагает изложение фактической сути выступлений присутствующих с раскрытием их позиции по тому или иному вопросу.

Кроме того, в дополнение к пунктам краткого протокола вносится перечень реплик, частных мнений, которые были озвучены.

Стенографическая форма

Объем протокола стенографической формы имеет больший размер. Он формируется на базе стенограммы или диктофонных записей.

Такой документ имеет описательный характер. Главное его отличие — дословная фиксация каждой реплики и выступления.

Образец протокола совещания — скачать word

и хранение протокола

В большинстве случаев требуется всего один экземпляр протокола. Но если администрации понадобятся копии, то их количество не ограничивается.

Что касается оформления, то для протокола уместно использовать бланк с корпоративной символикой. Использование классического формата А4 не возбраняется.

Не имеет принципиального значения, как заполнен протокол: от руки или отпечатан на компьютере. Печать или штамп также не обязательно ставить.

Протокол хранится с прочей документацией, в которой фиксируются переговоры, заседания и т. д. После передачи его в архив он должен храниться не мене трех лет. По истечении данного срока протокол подвергается утилизации.

Заключение

Какая бы форма ни была выбрана, недопустимо внесение в протокол заведомо недостоверных данных. Запрещается также составление фиктивных протоколов по факту не состоявшегося совещания.

Контролирующие органы имеют право на проверку корпоративной документации. В случае обнаружения нарушений руководство подвергается административному наказанию. (27 голос., 4,90 из 5)
Загрузка…

Источник: https://sovetkadrovika.ru/organizaciya-biznesa/protokol-soveshhaniya-obrazets.html

Как правильно протоколировать совещания

Оформить протокол в управлении

В этой статье мы продолжим популярную тему результативного проведения совещаний, описанную в предыдущей статье.

Разберем подробно, что такое протокол совещания, зачем он нужен и как уйти от бюрократии к энергичному получению результата.

Обычное протоколирование

Идеальное протоколирование

Все энергично пишут разные заметки в своих ежедневниках во время совещания

Все сфокусированы на экране или доске, на которой ведется онлайн-протоколирование

Все по-разному понимают итоги встречи

Все одинаково понимают итоги встречи, кто и что должен сделать для достижения нужного результата

Участники уходят менее энергичные, чем пришли на совещание

Участники уходят с совещания более энергичные, сфокусированные на конкретных задачах

Необязательность выполнения принятых на совещании решений

Обязательность выполнения принятых к выполнению задач – ведь все видели и слышали, что ты обещал сделать задачу в срок

Несоблюдение или отсутствие повестки совещания

Следование визуальной повестке совещания

Согласованный и подписанный протокол совещания появляется в лучшем случае на следующий день, а чаще – еще позже

Протокол согласуется, распечатывается и подписывается сразу в конце совещания!

На контроль принятых решений уходит много времени

На контроль принятых решений уходит минимум времени, ведь они отслеживаются в корпоративной системе контроля задач

Идеальное протоколирование можно организовать с помощью обычных листов флипчарта и маркеров, а можно с помощью более сложных и современных инструментов. Главное – следовать правильной методологии и соблюдать правила игры.

В этой статье мы с Вами разберем семь составляющих идеального протоколирования совещания с помощью нашего специального, разработанного по итогам более ста реализованных проектов шаблона протоколирования совещаний с помощью MindJet Mind Manager.

2. Семь составляющих идеального протокола совещания

Идеальное протоколирование совещания выглядит так: протокол совещания согласуется, распечатывается и подписывается сразу же на самом совещании.

Пока участники идут из переговорной комнаты на свои рабочие места, им назначаются задачи, и, придя на рабочее место, они должны получить на электронную почту финальную версию протокола, а так же назначенные им к исполнению задачи в корпоративной системе управления задачами. И это возможно! Давайте узнаем, как.

Для того, чтобы получить согласованный протокол и назначенные решения, мы будем использовать специальный шаблон MindJet Mind Manager. Вот так он выглядит целиком.

Рис.1. Общий вид шаблона MindJet для осуществления онлайн-протоколирования

Мы рекомендуем его заполнять постепенно в ходе совещания. Этот шаблон мы создавали много лет по итогам наших проектов внедрения сильной культуры проведения совещаний в самых разных компаниях. Познакомим Вас с этим шаблоном подробнее.

2.1. Отслеживайте время начала и окончания совещания Многие совещания начинаются и заканчиваются не вовремя. Одним из способов борьбы с этим является отслеживание и фиксирование времени начала и окончания совещания. Следование простому принципу «Если измеряешь – значит управляешь»:

Рис.2. Внесите организационные детали

Так же мы рекомендуем в отдельной ветке обязательно фиксировать тех, кто опоздал на совещание, чтобы все это видели. Эффект производит просто волшебный: никто не хочет, чтобы его указали как опоздавшего. А еще можно потом подвести статистику и вывести рейтинг самых часто опаздывающих.

2.2. Укажите и распределите роли участников совещании

Самые работающие и эффективные инструменты часто являются и самыми простыми. Удивительно, но факт: участники большинства совещаний не до конца понимают роли участников, кто и что из них должен делать для эффективного проведения совещания и достижения результата.

Рис.3. Распределите роли участников

Мы рекомендуем обязательно указать ответственных за выполнение следующих ролей:

  • Председатель совещания – отвечает за выполнение установленных правил подготовки и проведения совещаний. Именно от него зависит, будет ли совещание эффективным и энергичным
  • Докладчик совещания – отвечает за качественную и заблаговременную подготовку и донесение информации, актуальной для участников совещания.
  • Участник совещания – отвечает за самостоятельную подготовку и активное участие в совещании
  • Секретарь совещания – отвечает за протоколирование совещание.
  • Хранитель энергии – отвечает за энергию совещания. Если в кабинете душно, давно не было перерыва, общая динамика низкая, то хранитель энергии должен остановить совещание и провести повышающую энергию мероприятие.
  • Хранитель знаний – отвечает за фиксирование информации, чтобы не было потеряно ни одной ценной мысли. Как правило, именно этот человек указывает секретарю, что ту или иную мысль надо зафиксировать
  • Хранитель контекста – отвечает за соблюдение повестки совещания. Сигналит всем в случае нарушения повестки совещания.
  • Хранитель времени – отвечает за соблюдение временных границ совещания. За 2 минуты до окончания обсуждения вопроса сигналит о том, что пора принимать решение и фиксировать итог.

2.3. Укажите цели, сформируйте повестку совещания

У большинства совещаний обычно нет письменной повестки. Это означает, что большинство участников не очень точно понимают, а зачем вообще они пришли на совещание. Это приводит к большим потерям времени в начале совещания, на включение всех участников

Рис.4. Зачем мы собираемся?

Поэтому укажите повестку, заполнив специально подготовленное для этого поле протокола MindJet Mind Manager. Так же мы рекомендуем в соответствии с принципом, указанным в п.2.1.

, вести хронометраж времени, сколько времени планировалось на вопрос повестки и сколько времени реально на это потратилось.

Вот увидите, что уже через 3-4 недели целенаправленного измерения процент законченных вовремя совещаний существенно улучшится.

2.4. Зафиксируйте решения

Следующие три пункта тесно связаны друг с другом. Речь идет о результате совещания. Вообще, зачем люди собираются вместе? Для того, чтобы договориться о том, что делать дальше.

Эти договоренности могут быть трех видов:

  • Решения, которые касаются всех
  • Задачи, которые назначены конкретным исполнителям
  • Вопросы, которые поднялись на совещании, по которым не удалось на совещании прийти к точному решению или конкретной задаче.

    Обычно это случается, когда поднимается вопрос вне повести совещания, или когда вопрос недостаточно подготовлен, что бы по нему можно было принимать решения.

Итак, решения.

Рис.5. Введите текст решений.

Новые регламенты, бизнес-процессы, поощрения, наказания, информация и многое другое обсуждается на совещании и должно быть зафиксировано в виде решение, которые относятся ко всем присутствующим на совещании. Все это мы рекомендуем записывать в блок «Принятые решения».

2.5. Назначьте задачи Как говорил еще мудрый Бисмарк, если Вы хотите, чтобы задача была сделана, за ее исполнение должен отвечать один и только один человек.

Для этого используйте раздел для фиксирования задач, а так же закладку Task Info справа в MindJet Mind Manager

Рис.6. Введите задачи.

Важно, чтобы у задачи обязательно был текст, срок и ответственный исполнитель. Во время заполнения этих полей данные отражаются на экране, и все участники совещания видят, кто, за что и какую ответственность на себя берет.

2.6. Зафиксируйте вопросы для обсуждения позже

Так как мы ассоциативно мыслим, то на любом совещании обязательно возникнут вопросы, которые были не запланированы в повестке совещания. Если эти вопросы не удается быстро решить (например, с помощью правила «трех реплик»), то мы рекомендуем их обязательно зафиксировать в раздел «Вопросы для обсуждения позже».

Рис.7. Запишите вопросы для обсуждения позже.

Очень важно эти вопросы зафиксировать. Во-первых, участники увидят, что вопрос не потерян и он обязательно будет поднят позже. Во-вторых, это позволит переключиться на вопрос из повестки. В-третьих, сам ритуал фиксирования вопроса позволяет переключиться с обсуждаемой темы на другую. Если не фиксировать, то все будут мысленно обдумывать нерешенный вопрос.

2.7. Согласуйте решения совещания, распечатайте и подпишите протокол! Назначьте задачи в системе контроля задач (Microsoft Outlook)

И самое главное. В конце совещания, когда повестка обсуждена, решения приняты, задачи назначены, а вопросы для обсуждения позже зафиксированы, нужно обязательно подвести итоги. То есть еще раз проговорить принятые решения из протокола. После этого с помощью нашей специальной надстройки Rules play для программы MindJet Mind Manager нажмите на кнопку «Сформировать протокол»

Рис. 8. Экспортируйте решения в протокол MicrosoftWord и назначайте задачи в MicrosoftOutlook

И Вы получите протокол совещания, который можно сразу же на совещании отправить на печать и подписать у участников!

Рис. 9. Пример протокола MicrosoftWord, полученного автоматически.

А после того, как протокол подписан, совещание завершено и все участники направились на свои рабочие места, воспользуйтесь еще одной возможностью нашей программы – за 5 секунд назначьте все задачи с помощью корпоративной системы контроля задач Outlook! Для этого нажмите на кнопку нашей программы «Назначить поручения».

Рис.10. Задачи Outlook, автоматически полученные из программы онлайн-протоколирования.

Все, что Вам нужно – это еще раз проверить правильность формулировок и нажать на кнопку «Отправить» в каждой из задач! И теперь каждый участник совещания, придя на сове рабочее место, получит в Microsoft Outlook согласованный протокол и назначенные задачи!

3. Вы можете проводить идеальные совещания сами с помощью нашего шаблона для MindJet Mind Manager!

Мы предлагаем Вам скачать совершенно бесплатно описанный выше шаблон, а так же методику его настройки и использования! Для этого просто заполните форму ниже, и мы все пришлем Вам!

Этот шаблон настроен таким образом, что Вы можете убирать из него ненужные блоки (например, если в совещании не было вопросов из категории «Вопросы для обсуждения позже») – все что Вам нужно, просто удалить этот блок, и в финальной версии протокола этого блока просто не будет.

Отзывы:

С помощью Mind Manager наши заседания стали эффективнее в качественных параметрах и в затратах времени на проведение.

Четкая структура, обеспеченная правилами Стандарта и техническая реализация в виде шаблона Mind Manager перевели наши заседания на другой уровень. Согласованный протокол теперь появляется сразу же в завершении совещания.

По нашей оценке, на момент окончания проекта выигрыш во времени за счет внедрения майнд-менеджмента в проведении заседаний коллегиальных органов составил около 2 часов в неделю.

Максим Владимирович Бароменский, Заместитель председателя правления,

Московский Банк Сбербанка России

Теперь на совещаниях принимаются конкретные решения с измеримым результатом и сроком исполнения, а задачи назначаются исполнителям в Outlook сразу по завершении совещания. Протоколы совещаний автоматически согласовываются в конце собрания.

Обзорная карта обсуждаемых вопросов в Mind Manаger позволяет не отклоняться от повестки и двигаться к принятию конкретного решения по тому или иному вопросу.

Благодаря правилам заблаговременного планирования в Календаре и подготовки мы начинаем совещания всегда точно вовремя, а заканчиваем даже раньше намеченного времени!

В.В.САЛМИН

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ БАЙКАЛЬСКОГО БАНКА

Также обращаем Ваше внимание на то, что пока данная надстройка действует для версии MindJet MindManager 14.1. Для более поздних версий эта надстройка пока не действует, но мы можем ее адаптировать под Вашу Компанию, если Вы пришлете нам запрос с помощью формы ниже!

Протоколируйте свои совещания результативно!

———————————————————————-

Источник: https://rulesplay.ru/articles/7-sostavlyayushchikh-rezultativnogo-protokola-soveshchaniya/

Ваш юрист
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: