Операции по инвентаризации офисной техники

Содержание
  1. Учет компьютерной техники и оргтехники на предприятии
  2. Зачем вести учет компьютерной техники в IT?
  3. Как учитывать компьютерное оборудование?
  4. Разработать учетную модель
  5. Жизненный цикл оборудования
  6. Учет характеристик (параметров)
  7. Идентификация компьютеров и оргтехники
  8. Что делать дальше?
  9. Терминалы сбора данных для проведения инвентаризации: способы автоматизации складских процессов
  10. Как синхронизировать ТСД с 1С Управление торговлей
  11. Заключение
  12. Как правильно провести инвентаризацию: практические рекомендации
  13. Случаи, когда проведение инвентаризации обязательно: 
  14. Что необходимо проверить при инвентаризации?
  15. Порядок проведения инвентаризации
  16. Основные этапы проведения инвентаризации:
  17. Выявлены излишки имущества
  18. Ответственность за непроведение инвентаризации
  19. Инвентаризация офиса. Как правильно проводить? Примеры и кейсы от компании ORRLA
  20. Как проводить инвентаризацию в офисе?
  21. Как часто нужно проводить инвентаризацию офисного имущества?
  22. Какие трудности могут возникнуть в процессе?
  23. Пример № 1. Территориальная доступность
  24. Пример № 2. Временные рамки
  25. Пример № 3.Нестандартное имущество
  26. 1С:Предприятие 8. Инвентаризация и управление имуществом – Возможности
  27. Нормативно-справочная информация
  28. Ведение реестра имущества
  29. Инвентаризации
  30. Диагностические осмотры
  31. Потребности и закупки
  32. Мобильный клиент
  33. Аналитическая отчетность
  34. Масштабируемость и производительность
  35. Построение территориально распределенных систем
  36. Интеграция с другими системами
  37. Заявление на перерегистрацию радиотерминала
  38. Дата _____________________________
  39. Что такое инвентаризация ИТ-инфраструктуры?
  40.       Что же попадает под учет во время инвентаризации?
  41.      Что же становится результатом/отчетом о проведенной работе?

Учет компьютерной техники и оргтехники на предприятии

Операции по инвентаризации офисной техники

Давайте поговорим об управленческом учете компьютеров и все что с ними связано. Конечно, на любом предприятии ведут бухгалтерский учет ТМЦ, в том числе и компьютерного оборудования.

Причем часто работают по такой схеме: бухгалтерия ведет свой учет, а потом в один момент в ИТ-подразделение приходит бухгалтер и проводит инвентаризацию оборудования.

А вот тут то и начинается эпическое противостояние…

Зачем вести учет компьютерной техники в IT?

Неожиданно выясняется, что часть оборудования переместили, часть списали, другая часть не известно куда делась. Бухгалтерия в ярости, руководитель ИТ в замешательстве, а эникейщики нарезают круги по фирме и впопыхах ищут где же та или иная оргтехника.

Так происходит потому, что бухгалтерии важен бухгалтерский учет, а в ИТ-структуре часто учет управленческий. Главной задачей управленческого учёта является ответ на вопрос, в каком состоянии находится организация, как необходимо распределить имеющиеся ресурсы, чтобы повысить эффективность деятельности. Т.е.

выгодно, чтобы это оборудование стояло вот там? Отлично, переносим. Директор сказал, что бы мы обеспечили рабочим местом нового сотрудника, а свободное оборудование числится в другой фирме холдинга? Вот это и есть управленческий учет, который часто не совпадает с бухгалтерским и тем более налоговым.

Действительно, как решить вопрос с бухгалтерией? На самом деле это хороший вопрос. Очевидно, ИТ-отдел никто не пустит отражать в бухгалтерии все, что касается бух учета.

Бухгалтерии вообще все равно где и как работает оборудование, им самое главное чтобы в любой момент могли показать где оно, оперативно подавались сведения о списании оргтехники, картриджей, клавиатур с мышками, а остальное им совершенно не важно. Это первое.

Второе – что мы будем делать, когда срочно нужно узнать где стоит то или иное оборудование? По бухгалтерии ИБП закреплен за Ивановым, а где этот Иванов находится совершенно не ясно. Вроде бы наши ИТ-специалисты и переносили и настраивали, но когда и где – никто сразу и не вспомнит.Третий момент.

Нам поставили задачу докинуть на конкретном древнем компьютере память, чтобы работал побыстрее. Тут даже бухгалтерия не поможет, они могут вести учет копмплектов, а уж о том, что “внутри” они и не знают.

Чтобы понять где можно достать лишней памяти, нам нужно методом перебора, вскрывать каждый компьютер или запускать на компьютере программу мониторинга и определять что внутри и только после этого мы найдем то, что нам нужно. Что будет, если таких компьютеров 1000? Как быть?Приходим с вами к очевидному решению. Нам нужна отдельная программа, в которой можно было бы  вести учетом оборудования. При этом необходимо, чтобы она закрывала все потребности IT в части учета ТМЦ, программа должна не просто вести учет каждой комплектующей, а еще и учитывать и параметры (характеристики).

Так отлично. Цель ясна и самое главное мы выяснили зачем это все нужно.

Как учитывать компьютерное оборудование?

Давайте попробуем подобрать критерии. В помощь нам приходит методология ITIL в части IT asset management (ITAM).
ITAM – методология учета ИТ-активов и управления ИТ-ресурсами на всем их жизненном цикле. Сами же IT-активы делятся на два вида: материальные (компьютеры, ноутбуки, мониторы и т.д.) и не материальные (программное обеспечение, лицензии, подписки и т.д.)

Разработать учетную модель

На первом этапе необходимо понять, а все ли компьютерное оборудование нам необходимо учитывать? В бухгалтерии есть такое понятие как малоценное ТМЦ. Часто, это ТМЦ по бухгалтерскому учету списывают сразу же, как оно поступает к нам. Да и в ИТ это часто используется, только под другим соусом.

Например, всякие мышки, клавиатуры – это малоценное ТМЦ. Бухгалтерии вообще все равно на это оборудование. Это расходный материал. Т.е. факт, что это оборудование пришло фиксируется, и так же сразу списывается.Получается, нам необходимо выбрать группы оборудования, которые мы будем вести и контролировать.

Мы должны задать себе всего один вопрос:

Что мы должны контролировать, а что нет? Выписав категории оборудования мы разработаем учетную модель. Вносим в учетную систему эти категории, а в них каждую отдельную позицию.
В Управление IT-отделом 8, мы этот момент решили введением двух сущностей номенклатуры и карточки номенклатуры. Карточка это конкретное оборудование, а номенклатура – это группировка, или категория конкретного оборудования.

Жизненный цикл оборудования

Отлично. У нас есть категории или оборудование в этих группах. Мониторы, память, принтеры и прочее. Тут мы приходим ко второму этапу. Каждая позиция имеет свой жизненный цикл. Оборудование рождается, живет, ломается, ремонтируется и в конечном итоге умирает.

Это складской учет + ремонты. Оборудование имеет статус, который меняется.
Обдумайте жизненный цикл. Не факт, что вам сразу нужно учитывать все состояния оборудование.

Например, статусы: “в резерве на замену” и “новый” можно объединить в один как “новый” и не мучить себя с такой детализацией учета.

Учет характеристик (параметров)

По активами нам необходимо знать об их характеристиках, как мы выяснили ранее. Причем характеристики могут быть не только у материальных активов, но и у не материальных тоже. Например, подписка ИТС 1С – это тоже наш актив, которым мы можем пользоваться.

Эта подписка имеет сроки действия, которая является характеристикой и ее нам необходимо знать, чтобы не забыть оплатить вовремя. Для материальных же активов это характеристики оборудования.Например, для жесткого диска – это тип (SATA, SAS, SSD), размер (512 Гб, 1 Тб) и т.п. Причем характеристики могут быть расширяемые. Т.е.

сегодня нам нужно только это, а завтра мы можем добавить что-то свое.

Идентификация компьютеров и оргтехники

На этом этапе необходимо подумать о том, как мы будем идентифицировать оборудование. Предположим у нас стоит два абсолютно одинаковых монитора, но один был в ремонте, а другой нет. Из них нужно выбрать один и поставить директору. Какой? Очевидно тот, который не ломался ранее.

А какой из них не ломался? Понятное дело нужен какой-то признак, по которому мы можем однозначно указать на оборудование и точно понимать, что это оно и есть. Т.е. их надо различать между собой и у каждого должна быть история ремонтов, движений, где и когда находилось и т.п.

Варианты решения этой задачи:

1.

Этикетка с серийным/инвентарным номером. Серийного номера может и не быть, а вот инвентарный при начале ведения учета мы должны присвоить. Минус только один – нужно много сил, чтобы все оборудование обклеить и к тому же бумага со временем может выгореть. Понятное дело тут все зависит от самой бумаги, но все же.
2. Этикетка со штрих-кодом. Тут проще, но по сути это вариация варианта выше. Штрихкод универсален и может быть любого типа. Подробней в статье.
3. Паспорт рабочего места. Аналогично п.1, но слишком большая бумажка.Что делать дальше?

Что делать дальше?

А дальше начинается титанический труд. Система сама по себе работать не будет. Необходимо производить методичную работу и не прекращать ее. Времени будет уходить много, но оно того стоит. Вы будете контролировать ситуацию, а это главное.

Можно использовать упрощения, что позволят экономить время. Например, использовать для загрузки информации об оборудовании из AIDA 64 или WMI. Т.е. данные по характеристикам оборудования будут загружаться автоматически.

Так же возможна связь с конфигурациями 1C, которые позволят загружать информацию из 1С:ЗУП по сотрудникам.Эти шаги помогут экономить время.

Предлагаем Вам попробовать демо-версию нашего решения, которая объединяет все, что необходимо для учета оборудования и ИТ управления. Это абсолютно бесплатно и поможет Вам понять и определиться с выбором ПО.

Протестировать учет компьютеров бесплатно!

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5cb049faa88be900b964b3ee/uchet-kompiuternoi-tehniki-i-orgtehniki-na-predpriiatii-5e7b907a41521e01e08bddfc

Терминалы сбора данных для проведения инвентаризации: способы автоматизации складских процессов

Операции по инвентаризации офисной техники

Терминал сбора данных — это многофункциональное устройство для автоматизации бизнеса. Он выполняет сбор и обработку информации, обменивается данными с товароучетной программой. С помощью ТСД можно ускорить инвентаризацию, исключить ошибки в отчете. Мы расскажем, как подключить новый терминал и провести инвентаризацию.

ТСД является мини-компьютером с операционной системой. У прибора есть экран и клавиатура, сканирующий модуль для распознавания этикеток. Современные терминалы распознают 1D и 2D штрих-коды. Высокопроизводительный процессор обеспечивает быструю обработку информации.

Использовать ТСД можно в сложных условиях: при слабом освещении, при низкой температуре, в запыленном или влажном зале. Эти устройства отличаются усиленной защитой корпуса: IP 67. Приборы выдерживают падения с высоты до 150 см. Клавиатура может быть сенсорной или промышленной. Сенсорная клавиатура распознает касания холодными или влажными руками.

Устройство рассчитано на работу в беспроводном режиме. Для передачи данных используется Wi-Fi, Bluetooth или радиомодуль. Предусмотрена встроенная память: если сигнал будет прерван, данные сохранятся в памяти. В беспроводном режиме питание осуществляется от аккумулятора.

Терминалы сбора данных используются для учета товаров, документов, почтовых отправлений. Они применяются в магазинах, на складах, в офисах, в логистических службах. Самая популярная функция ТСД — проведение инвентаризации с передачей результатов в 1С.

Цели проведения инвентаризации:

  1. Проверка фактического числа остатков.
  2. Информирование клиентов о наличии товара на складе.
  3. Проверка недостачи или пересортицы по каждому товару.
  4. Своевременный заказ недостающих товаров.
  5. Выявление свободных ячеек для нового поступления.
  6. Проверка условий хранения товаров.

В крупных магазинах и на оптовых складах нецелесообразно проводить инвентаризацию вручную. Когда сотрудники закончат перепись остатков, информация станет неактуальными из-за новых поставок и отгрузок. При монотонной работе возникнут ошибки из-за снижения концентрации. Только с помощью автоматизации можно создать актуальную базу данных.

До начала инвентаризации нужно подключить устройство к ПК, провести синхронизацию с 1С (или другой программой для товарного учета). Проводить инвентаризацию можно по документу или по фактическим остаткам.

В первом случае бухгалтер создает документ и отправляет его на ТСД работнику склада. Получив файл, сотрудник сверяет количество остатков с цифрами в ведомости. Он считывает штрих-коды с упаковок и вводит число остатков. После окончания сверки устройство сгенерирует отчет, который покажет недостачу и пересорт.

По второй схеме кладовщик создает инвентаризационный документ. Затем он считывает штрих коды и указывает количество остатков. Заполненный документ направляется в товароучетную программу. Бухгалтер проверяет полученный файл, составляет акты оприходования излишков и списания недостачи.

Рассмотрим принцип работы с терминалом сбора данных на примере моделей MERTECH SUNMI. Приборы оснащены сканирующим модулем 2D от Zebra Technologies. Информация выводится на цветной дисплей. У модели L2 сенсорный экран, у модели L2K сенсорный дисплей и промышленная клавиатура. Оба терминала работают в беспроводном режиме до 20 часов.

У каждой модели есть в комплекте кабель USB Type С. Для синхронизации нужно подключить ТСД к компьютеру по USB и дождаться, пока устройство будет распознано. Драйвера для подключения входят в комплект.

Как выгрузить информацию из терминала:

  1. Проверить наличие соединения.
  2. Запустить на ПК утилиту Генератор приложений.
  3. Выбрать функцию «Получить данные».
  4. Сохранить нужные файлы на компьютер.

Ручная обработка отчетов так же неэффективна, как и ручная инвентаризация. Для полноценной работы с терминалом нужно интегрировать его с программой для товарного учета.

Как синхронизировать ТСД с 1С Управление торговлей

Убедитесь, что драйвер активирован, и прибор подключен к ПК. Запустите лицензионную версию 1С. Перейдите на вкладку «Сервис». Активируйте функцию «Настройка торгового оборудования».

Нажмите кнопку «Добавить» и выберите вашу модель ТСД из предложенного списка. Терминалы MERTECH совместимы с 1С и доступны для синхронизации.

Найдя в списке нужную модель ТСД. Дважды нажмите на выбранную строку левой кнопкой мыши. Подтвердите выбор кнопкой ОК.

Если все сделано правильно, терминал добавится в список подключенного оборудования. После этого можно начинать инвентаризацию или другую операцию. Если по каким-либо причинам ваш терминал не синхронизируется с ПК, обратитесь к производителю модели.

Процедура инвентаризации может незначительно отличаться для разных моделей ТСД и разных версий 1С. Далее мы приведем общую схему работы:

  1. Проверьте подключение терминала с ПК.
  2. Запустите 1С Управление торговлей.
  3. Откройте раздел «Склад и доставка».
  4. Перейдите в подраздел «Излишки, недостачи, порчи».
  5. Активируйте функцию «Пересчет товаров».
  6. Сформируйте инвентаризационную ведомость.
  7. Заполните обязательные строки.
  8. Выберите способ отбора номенклатуры в поле «Товар».
  9. Укажите наименование точки в графе «Склад».
  10. Нажмите кнопку «Заполнить по отбору», чтобы сгенерировать таблицу.
  11. Нажмите кнопку «Выгрузить товары», чтобы отправить файл оператору.

Получив документ, ответственный сотрудник может приступить к инвентаризации. Получив отчет, нужно сравнить реальные и фактические цифры, составить акты списания и оприходования.

Заключение

Применение терминалов ускоряет приемку и отгрузку товаров, сбор заказов, инвентаризацию и контроль цен, пополнение ассортимента. Иногда терминалы используют в торговом зале, чтобы оперативно проверять наличие товара на складе и отвечать на вопросы клиентов.

После покупки ТСД рабочее время персонала будет использоваться эффективно. Число ошибок в базе данных значительно сократится. Приобретение ТСД окупится за счет уменьшения убытков из-за недостачи и пересортицы товара.

Источник: https://mertech.ru/blog/vse-o-tsd-terminaly-sbora-dannyh/2-luchshih-metoda-inventarizatsii-pri-pomoschi-tsd/

Как правильно провести инвентаризацию: практические рекомендации

Операции по инвентаризации офисной техники

Учет и отчетность могут быть правильными на бумаге, но их достоверность можно выявить только путем инвентаризации. Эта статья поможет вспомнить существенные моменты и предотвратить или исправить возможные ошибки.

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Инвентаризация — это обязательная ежегодная процедура для всех без исключения предприятий. цель – проверка соответствия данных бухгалтерского учета фактическому положению. Но не  все организации понимают важность проведения инвентаризации, превращая ее в формальность.

Однако, только в ходе данной процедуры можно выявить излишки или недостачи имущества, установить фактическое состояние объектов, упорядочить имущественные отношения, оценить действительность отраженной в учете задолженности, выявить возможность снижения затрат, откорректировать учет,  и, что самое главное, минимизировать налоговые риски.

Случаи, когда проведение инвентаризации обязательно: 

  • при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
  • при смене материально ответственных лиц;
  • при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
  • в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • при реорганизации или ликвидации организации;
  •  других случаях, предусмотренных законодательством.

Если инвентаризация проводилась не ранее 1 октября отчетного года, то перед составлением годового баланса повторять эту процедуру нет необходимости.

Основные средства проверять необходимо раз в три года (п. 27 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в РФ, утвержденное Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н.) 

Кроме того, руководитель организации имеет право самостоятельно назначить проведение инвентаризации. Для этого ему необходимо определить количество данных мероприятий в отчетном году, их даты, перечень проверяемого имущества и финансовых обязательств при каждой из них (пп. 2.1 п. 2 Методических указаний по инвентаризации).

Что необходимо проверить при инвентаризации?

Инвентаризации подлежит все имущество и все виды финансовых обязательств, независимо от его местонахождения, то есть не только по головному предприятию, но и по его подразделениям.

В обязательном порядке необходимо проверить:

  • нематериальные активы;
  • основные средства;
  • финансовые вложения;
  • товарно-материальные ценности;
  • незавершенное производство и расходы будущих периодов;
  • денежные средства, денежные документы и бланки документов строгой отчетности;
  • расчеты с поставщиками, покупателями, налоговой инспекцией и фондами, расчеты с прочими дебиторами (кредиторами);
  • резервы предстоящих расходов и платежей, оценочные резервы;
  • активы и обязательства  компании.

Обратите внимание, проверить нужно не только имущество, которое принадлежит фирме. Инвентаризации также подлежат ценности, учтенные на забалансовых счетах, прав собственности на которые у фирмы нет (например, арендованные основные средства; товары, полученные на ответственное хранение; материалы, принятые в переработку, и т д.).

Порядок проведения инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации необходимо прописать в учетной политике (п. 3 ст. 6 Федерального Закона № 402-ФЗ).

Комментирует Юлия Бусыгина, руководитель направления обучения по бухгалтерскому учету, Контур.Школа: «Не обязательные случаи проведения инвентаризации фиксируют в учетной политике. Укажите случаи, сроки, состав инвентаризационной комиссии. Случаи, когда инвентаризация обязательна по закону, в учетной политике фиксировать не нужно».

Основные этапы проведения инвентаризации:

1. Подготовительный этап:

  • подготовка приказа о проведении инвентаризации;
  • формирование инвентаризационной комиссии;
  • определение сроков проведения и видов инвентаризуемого имущества;
  • получение расписок от материально ответственных лиц и т д.
  • распечатка инвентаризационных описей товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3) отдельно на каждое материально ответственное лицо.

Основным документом, который определяет порядок проведения инвентаризации являются Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49. В них же содержатся  формы по учету результатов инвентаризации, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (в ред. от 27.03.2000).

2. Взвешивание, обмеривание, подсчет, выявление и проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей.

3. Сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета: выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.

4. Оформление результатов инвентаризации. На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации, лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности.

Исправляя ошибки по результатам инвентаризации, нужно соблюдать два правила:

  • Во-первых, инвентаризация должна быть закончена до подписания отчетности и сдачи ее в налоговую инспекцию.
  • Во-вторых, записи по исправлению ошибок датируются датой окончания инвентаризации либо 31 декабря отчетного года.

Изменения в утвержденную и сданную бухгалтерскую отчетность вносить нельзя. В такой ситуации все ошибки исправляют в текущем году.

Выявлены излишки имущества

Зачастую, при инвентаризации выявляются «лишние» материально-производственные запасы и, как ни странно, даже основные средства. Причинами могут быть ошибки, совершённые в процессе ранее проводимых контрольных и учётных мероприятий.

https://www.youtube.com/watch?v=DjTTac7SOJ0

В бухгалтерском учете излишки имущества приходуются по рыночной стоимости (без НДС и акцизов),  что оказывает влияние на величину налогообложения. Зачисляются они на дату проведения инвентаризации и соответствующая сумма отражается в составе прочих доходов (п. 29 Методических указаний по инвентаризации).

Выявленные излишки подлежат отражению на следующих счетах бухгалтерского учета: по дебету соответствующего счета учета материальных ценностей (01 «Основные средства», 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция») и кредиту счета 91-1 «Прочие доходы».

Пример 1.

В ходе инвентаризации были выявлены излишки товара по рыночной стоимости 15 000 руб.

Бухгалтер делает следующую проводку:

Дебет 41 Кредит 91-1 – 15 000 — стоимость излишков товара включена в состав внереализационных доходов

Пример 2.

Организация, в ходе проведения ежегодной инвентаризации, выявила излишки строительных материалов. Рыночная стоимость данных материалов — 20 000 рублей. На основании решения инвентаризационной комиссии бухгалтер сделал следующую проводку:

Дебет 10 Кредит 91-1 – 20 000 — приняты к учету излишки строительных материалов

Кроме этого, необходимо установить причины возникновения излишков и виновных лиц (п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации).

Если материалы или товары, выявленные в ходе инвентаризации — неликвидны, а, проще говоря, испорчены, или есть другие причины, не позволяющие их реализовать, например запчасти к оборудованию, которое уже не производится, товары, вышедшие из моды и т.п., то их следует также списать, отразив в учете бухгалтерской записью: Дебет 91 Кредит 10.

В налоговом же учете доход в виде стоимости излишков материально-производственных запасов и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации, признается внереализационным доходом (п. 20 ст. 250 НК РФ). Излишки приходуются также по рыночной стоимости (без НДС и акцизов) (п. 5 и 6 ст. 274 НК РФ).

Ответственность за непроведение инвентаризации

Законодательно не предусмотрена ответственность за непроведение инвентаризации. Однако, инспекция может оштрафовать вас за недостоверность данных учета и отчетности (ст. 120 НК РФ; ст. 15.11 КоАП РФ). Правда, для этого ей придется самой найти расхождения учетных данных с реальными. Хоть это и не просто сделать за предыдущие периоды, но ничего невозможного нет.

Советуем посмотреть запись вебинара «Как провести и оформить инвентаризацию в бухгалтерском и налоговом учете». Лектор на практических примерах покажет, как сделать корректировки в бухгалтерском учете, если при инвентаризации выявлены излишки или недостача. А также разберет наиболее спорные и вызывающие трудности вопросы, возникающие при проведении инвентаризации.

Источник: https://School.Kontur.ru/publications/374

Инвентаризация офиса. Как правильно проводить? Примеры и кейсы от компании ORRLA

Операции по инвентаризации офисной техники

Инвентаризация офиса от компании ORLA: мебели, офисной и компьютерной техники и прочего имущества.Мы знаем, как правильно провести инвентаризацию имущества в офисе!Обращайтесь по телефону +7 (495) 204-20-68 или заполните заявку на сайте.

Ответственный и внимательный собственник должен знать о своем имуществе абсолютно все: где оно находится, в каком количестве, состоянии, правильно ли оно используется и т.д.

Невозможно эффективно управлять предприятием без своевременных и точных сведений такого характера.

От этого зависит бесперебойность рабочего процесса, финансовая дисциплина, достоверность документации и соответствие результатов деятельности фирмы ранее поставленным задачам руководителя.

Техническое оснащение вашего офиса – крайне важный момент. Для того, чтобы иметь достоверную информацию о его состоянии, соответствующую реальному положению дел на данный момент, необходимо регулярно проводить инвентаризацию офиса. Наличие имущества по факту необходимо сверять с соответствующей учетной документацией. Это обеспечит вам достоверную и грамотную отчетность.

Результаты инвентаризации средств в офисе не всегда бывают точны.

В связи с этим проблемы различного рода могут выявиться при закрытии договора аренды, проверке отчетной документации за очередной прошедший период, в случаях кражи или порчи имущества (как случайной, так и преднамеренной), неожиданного выявления неисправности технических средств и т.д. Наиболее часто проблемы возникают при реорганизации фирмы или смене ее собственника.

Чтобы избежать непредвиденных неприятностей и не ломать голову над срочным решением неожиданных проблем, необходимо заранее принять меры. А именно, регулярно и ответственно организовывать проведение инвентаризации имущества офиса и правильно оформлять документацию по этому вопросу.

Как проводить инвентаризацию в офисе?

Инвентаризация офиса состоит из нескольких важных моментов:

  • Прежде всего, необходимо описать и промаркировать все объекты, которые подлежат проверке.
  • Далее нужно составить учетные списки и списки, сличающие данные бухгалтерского учета предприятия и сведения, занесенные в инвентаризационные описи.
  • Важно также определить ответственных лиц. Именно они должны будут расписаться в заполненном акте инвентаризации. Без этой важной подписи документ будет недействителен.
  • Учет проводят относительно расположению средств по объектам и помещениям.
  • Вся отчетность должна быть заполнена в соответствии с установленными требованиями и должна реально отражать фактическую ситуацию наличия и состояния имущества на данный момент. Только тогда вы сможете своевременно получать достоверную информацию о средствах в вашем офисе.

Однако, стоит учитывать тот момент, что если проводить инвентаризацию мебели в офисе, а также более крупного или мелкого имущества силами сотрудников компании, не компетентных в сфере учета и ревизии основных средств, то результаты могут быть очень даже не точными, а в отдельных случаях и вовсе недостоверными. Независимая инвентаризация может быть проведена только профессионалами, поэтому лучше отдать это дело на аутсорсинг.

Как часто нужно проводить инвентаризацию офисного имущества?

Законом установлены определенные сроки проведения инвентаризации. Если не произошло никаких непредвиденных ситуаций, подобных описанным выше, то проверку проводят не менее 1 раза в течение 3-х лет. Также инвентаризация обязательна при смене материально ответственных лиц.

Какие трудности могут возникнуть в процессе?

Если вы не являетесь профессионалом в сфере ревизии, будьте готовы к тому ,чтобы столкнуться с массой сложностей и просто неприятных моментов, которые будут негативно влиять на процесс проведения инвентаризации офиса.

Сотрудники компании “ОРЛА” ежедневно сталкиваются с различными ситуациями во время инвентаризации имущества в офисе и знают, как их решить быстро и легко. В копилке наших кейсов есть несколько примеров того, как некоторые, казалось бы даже незначительные моменты могут существенно повлиять на ход ревизии.

Пример № 1. Территориальная доступность

Мы уже писали об этом ранее. Дело в том, что иногда приходится сталкиваться с проведением инвентаризации в офисах компаний в различных населенных пунктах, городах и даже регионах одновременно.

К примеру, наши сотрудники проводили инвентаризацию в 200 отделениях Сбербанка России, расположенных по всей Кировской области. Труднодоступность тех или иных населенных точек была достаточно сложна (электричка или рейсовый автобус – раз в 1-2 дня).

Конечно, можно поручить ревизию и сотрудникам удаленного офиса, однако, кто будет их контролировать? А вам ведь нужны достоверные сведения!

Пример № 2. Временные рамки

При проведении ревизии всегда ставятся какие-то сроки, будь то 1-2 дня или месяц, в зависимости от объема. Однако, когда дело касается инвентаризации офиса, то считать приходится во время рабочего дня компании. И здесь важно не только пересчитать все быстро и точно, но и не помешать рабочему процессу.

Если инвентаризацию будут проводить сотрудники вашей компании, то рабочий процесс напрочь встанет, согласитесь! Однако бывает и такое, что доступы в кабинеты бывают только на пару-тройку часов, а то и меньше, и даже не каждый день.

С такой ситуацией мы столкнулись, когда проводили инвентаризацию офисного имущества в управлении Следственного Комитета РФ перед переездом в другое здание и сверку всех данных о наличии имущества после переезда. Сложность заключалась в том, что следователи – народ очень мобильный: постоянные выезды, расследования, собрания, планерки и т.д. Р

аботать приходилось в ускоренном темпе, бегать из кабинета в кабинет. Для непрофессионала – это настоящая проблема, ведь риск совершения ошибки очень велик! Мы же справились с данной задачей превосходно, потому что опыт и знания позволяют нам проводить инвентаризацию офиса быстро и с высокой точностью.

Пример № 3.Нестандартное имущество

Что такое имущество? Это и ложка-вилка в ресторане, и, например, сложное высокотехнологичное оборудование на заводе или фабрике. И все это подлежит учету.

Мы столкнулись с ситуацией, когда нам пришлось проводить инвентаризацию на целом парусно-моторном судне, наполненным до краев всевозможным оборудованием.

А в другом случае мы пересчитывали море вилок-ложек-ножей в ресторанах, расположенных в разных городах России. И сделали работу с абсолютной независимостью и непредвзятостью!

Примеров можно провести еще массу. Все они ведут к тому, что процедура проверки весьма трудоемка. Она может занимать много времени и доставлять много хлопот сотрудникам фирмы, привлеченным к осуществлению ее процесса.

Поэтому более рациональным решением вопроса будет обратиться в специализированную компанию “ОРЛА”.

  • Вам не нужно будет тратить время на формирование инвентаризационной комиссии.
  • Работники предприятия не будут отвлекаться от своих основных обязанностей, а проверку проведут люди, являющиеся профессионалами в этом деле.
  • Вы будете уверены, что все элементы проверки проходят должным образом, что соответствующая документация оформлена верно.
  • Вы предупредите возможные непредвиденные проблемы несоответствия данных по документам и по факту, негативно отражающихся на деятельности фирмы.
  • Вы будете уверены, что все элементы проверки проходят должным образом, что соответствующая документация оформлена верно

Вы также в любой момент будете иметь достоверную и точную информацию о наличии и состоянии средств в вашем офисе и ничто не встанет на пути вашей плодотворной и эффективной работы.

Если вам необходимо правильно провести инвентаризацию в офисе, обращайтесь к нам по телефону +7 (495) 204-20-68 или заполните заявку на сайте.

Источник: https://orrla.ru/inventarizaciya-ofisa/

1С:Предприятие 8. Инвентаризация и управление имуществом – Возможности

Операции по инвентаризации офисной техники

Учетная компонента (конфигурация “Инвентаризация и управление имуществом”), реализует функции учета имущества и получения отчетности. Учетная компонента не является самостоятельным программным продуктом, для ее работы необходимо наличие установленной платформы “1С:Предприятие 8.3”.

Мобильная компонента, позволяет выполнять операции с имуществом в реальном времени с применением мобильных технологий и технологий автоматической идентификации (RFID и штрихкодирования). Мобильная компонента реализована как приложение для терминалов сбора данных с поддержкой RFID и штрихкодирования, работающих под управлением MS Windows CE/Mobile.

Учетная и мобильная компоненты могут быть использованы как вместе, так и по отдельности.

Например, если учет имущества в компании уже ведется в ERP- системе “1С:ERP Управление предприятием 2”, но при этом требуется применение мобильных средств и средств автоматической идентификации (RFID и штрихкодирование), то возможно внедрение только мобильной компоненты и интеграция ее с учетной системой. Если же по каким-либо причинам не требуется внедрение мобильных технологий и технологий автоматической идентификации, то возможно внедрение только учетной компоненты.

Конфигурация “Инвентаризация и управление имуществом” (учетная компонента) поставляется без какой-либо аппаратной или программной защиты, а также не имеет закрытых для изменения участков кода. Отсутствие закрытых для изменений участков кода позволит при необходимости более гибко и детально проводить адаптацию решения к самым сложным бизнес – процессам пользователей. 

Клиентское приложение для подключения мобильных терминалов сбора данных (мобильная компонента) поставляется с программной защитой, реализованной через привязку лицензии, входящей в комплект поставки, к IMEI мобильного устройства. Данная привязка осуществляется через Интернет посредством специального сервиса.

Повторная привязка лицензии к другому устройству допускается только в случае документального подтверждения официальным сервисным центром, обслуживающим терминал, безвозвратного выхода из строя данного устройства или изменения IMEI того же устройства в результате его ремонта.

В остальных случаях требуется приобретение новых лицензий на подключение терминалов сбора данных.

Форма заявки на перерегистрацию приведена в Приложении. Заявка на перерегистрацию рассматривается в течение 3-х рабочих дней. Заявку на перерегистрацию необходимо отправлять по электронной почте на адрес eam@axelot.ru.

В настоящее время реализована поддержка оборудования Motorola, в дальнейшем планируются поддержка оборудования других вендоров.

Нормативно-справочная информация

Нормативно-справочная информация (НСИ) включает в себя набор классификаторов, справочников, словарей, стандартов, регламентов, используемых предприятием.

Нормативно-справочную информацию в системах автоматизации деятельности компании можно считать самостоятельной компонентой — подсистемой, требующей своего управления.

Ведение справочников подсистемы возможно как на стороне учетной компоненты, так и с помощью импорта централизованных справочников из учетных систем 1С: Бухгалтерия, 1С: ERP Управление предприятием 2. Сама учетная система может в свою очередь выступать в роли мастер-системы для других информационных баз.

Ведение справочников Типы имущества и Места расположения позволяет гибко структурировать и классифицировать информацию об используемом имуществе и аналитике его хранения для последующих инвентаризаций и операций перемещения.

Благодаря возможности разделения имущества по счетам учета обеспечивается интеграция учетной части с системами регламентированного учета, в которых имущество разделяется на основные средства, материалы и инвентарь, как на балансе, так и за балансом.

Ведение реестра имущества

Система позволяет вести единый учет всех объектов имущества с контролем количества, ответственных, мест нахождения, статусов, организационной принадлежности, счетов учета и т.д. Также возможен учёт многокомпонентных объектов имущества.

Система предоставляет пользователю возможность регистрации операций, связанных с управлением имуществом, таких как регистрация имущества, выдача в подразделения, возврат на склад, списание и т.п.

Перечень возможных операций с имуществом может быть гибко настроен самими пользователями системы в зависимости от внутренних бизнес-процессов.

Возможности настройки позволяют изменять реквизитный состав операций, фильтры отбора объектов имущества, обязательность заполнения и предопределённые значения реквизитов.

Существует возможность задания произвольных атрибутов для каждого типа имущества. К каждому объекту имущества может быть привязана дополнительная информация в виде правоустанавливающих документов, свидетельств, лицензий, гарантий и т.п.

В системе реализован сквозной учет всего имущества с возможностью использования префиксов инвентарных номеров для разных типов имущества. Для учета старых объектов имущества, уже имеющих неструктурированные инвентарные номера, имеется возможность быстрого подбора как по старому инвентарному номеру, так и новому, присвоенному учетной системой.

С помощью отдельного документа ввода начальных остатков можно быстро загрузить данные об уже имеющемся имуществе. В документе имеется возможность загрузки данных из табличных документов (например MS Excel), а также сохранения идентификаторов объектов имущества для целей интеграции со смежными системами.

В системе ведется вся история по каждому объекту имущества.

Инвентаризации

Система предоставляет пользователю возможность проводить регулярные инвентаризации имущества. В ходе процесса инвентаризации производится автоматическое сопоставление данных, соответствующих последней инвентаризации с актуальным состоянием.

По результатам инвентаризации могут быть распечатаны все необходимые регламентированные формы. Также при необходимости можно быстро и удобно создать документы перемещения и выбытия по результатам инвентаризации с помощью механизма ввода на основании.

При проведении инвентаризации целесообразно использовать мобильные терминалы сбора данных и средства автоматической идентификации RFID. Благодаря им инвентаризация из длительного и трудоемкого процесса превращается в быстрый и легкий.

Для интеграции с системами регламентированного учета предусмотрено автоматическое разделение документов инвентаризации по организациям, подразделениям, складам и материально-ответственным лицам.

Для различных мест хранения можно указывать отдельные опции инвентаризации (частота проведения, ответственные лица, включения в плановые значения объектов имущества, находящихся в дочерних местах расположения и т.д.). Сотрудники могут создавать задания на инвентаризацию с указанием сроков проведения и возможностью проверки результатов ее проведения.

Диагностические осмотры

Система предоставляет возможность проведения диагностических осмотров, в рамках которых фиксируется фактическое состояние объектов имущества по заданным контролируемым показателям.

В системе реализованы следующие функции:

  • проведение осмотра состояния имущества, с указанием значений каждого контролируемого показателя как на экране мобильного терминала сбора данных, так и непосредственно в учетной компоненте;
  • регистрация данных по диагностическим осмотрам в системе.

Для наибольшего удобства и максимизации эффективности проведения диагностических осмотров реализована возможность использования технологии автоматической идентификации RFID.

Потребности и закупки

Данная функциональность служит для регистрации потребностей подразделений в необходимом имуществе, а также для формирования заказов на закупку поставщикам имущества и контроля их исполнения.

Потребности в имуществе могут удовлетворяться путем закупки нового имущества у поставщика или из имеющихся запасов (со склада). Также существует возможность отклонения потребностей.

Заказы на закупку оформляются на основании введенной информации о потребностях и могут проходить процедуру согласования. Потребность в имуществе и статусы заказов на закупку могут контролироваться с помощью аналитических отчетов.

Мобильный клиент

Мобильный клиент позволяет выполнять операции с имуществом в реальном времени с применением мобильных технологий и технологий автоматической идентификации (RFID и штрихкодирования).

Мобильный клиент реализован как Native-приложение для терминалов сбора данных с поддержкой RFID и штрихкодирования, работающих под управлением MS Windows CE/Mobile. В настоящий момент реализована поддержка терминалов сбора данных Motorola.

В подсистеме реализованы следующие функции:

  • доступ к реестру имущества непосредственно с ТСД;
  • получение информации об объекте имущества по RFID-метке и/или ранее присвоенному штрихкоду;
  • поиск объектов имущества;
  • присвоение RFID-метки и штрихкода объектам имущества, расположениям, физическим лицам;
  • проведение инвентаризации как в разрезе одного расположения, так и в рамках заданного списка;
  • учет отдельных компонентов объектов имущества в процессе инвентаризации;
  • создание документов выдачи, возврата, передачи имущества и присвоения RFID меток непосредственно с ТСД с возможностью перезаписи TAG ID метки;
  • проведение диагностических осмотров непосредственно с ТСД.

Мобильный клиент функционирует в режиме оффлайн и может использоваться на территориально-распределенных объектах без постоянного подключения к корпоративной информационной сети.

Синхронизация мобильного клиента с информационной базой возможна как при помощи подключения ТСД по USB, так и с помощью передачи данных по Wi-Fi.

Аналитическая отчетность

В конфигурации системы “Инвентаризация и управление имуществом” предусмотрен набор аналитических отчетов для оценки состояния имущества, его местонахождения и эффективности использования. Отчеты позволяют производить оперативный анализ статистических данных, накопленных в информационной базе, для принятия своевременных управленческих решений.

Масштабируемость и производительность

Использование платформы “1С:Предприятие 8.3” обеспечивает эффективную работу и надежное хранение информации при работе сотен пользователей. Современная трехуровневая архитектура системы дает сохранение высокой производительности при значительном росте нагрузки на систему и объемов обрабатываемых данных.

Высокая отказоустойчивость достигается за счет резервирования кластера серверов, а оптимизация быстродействия – за счет динамической балансировка нагрузки между кластерами.

Использование СУБД мировых лидеров (MS SQL, IBM DB2, Oracle Database) позволяет строить высокопроизводительные и надежные информационные системы.

Построение территориально распределенных систем

В “1С:Предприятии 8” реализован механизм управления распределенными информационными базами, который обеспечивает работу единого прикладного решения (конфигурации) с территориально разнесенными базами данных, объединенными в многоуровневую иерархическую структуру.

Это дает возможность строить на основе конфигурации “Инвентаризация и управление имуществом” решения для предприятий сетевой или холдинговой структуры, позволяющие эффективно управлять бизнесом и видеть картину “в целом” с необходимой для принятия решений оперативностью.

Интеграция с другими системами

Обеспечивается интеграция с внешними программами отечественных и зарубежных разработчиков (например, системами управления ресурсами предприятия, бухгалтерскими системами) и оборудованием (например, терминалов сбора данных, принтеров этикеток) на основе общепризнанных открытых стандартов и протоколов передачи данных, поддерживаемых платформой “1С:Предприятие 8.3”.

Заявление на перерегистрацию радиотерминала

Организация _____________________________________________________________________

(полное юридическое наименование организации, учреждения)

________________________________________________________________________________

Почтовый адрес __________________________________________________________________

ИНН (или аналогичный реквизит)____________________________________________________

Направление деятельности _________________ ________________________________________

Контактное лицо

ФИО ___________________________________________________________________________

Должность ______________________________________________________________________

E-mail __________________________________________________________________________

Телефон ______________________________ Факс _____________________________________

Организация является зарегистрированным пользователем программного продукта фирмы “1С”:

1С:Предприятие 8. Инвентаризация и управление имуществом рег. №___

1С:Предприятие 8. Инвентаризация и управление имуществом. Клиентская лицензия на _____ радиотерминал рег. №____________________________________________________________________________

_______________________________________________________  рег. №___________________

 (наименование продукта)                                                                              (регистрационный номер)

Просим предоставить возможность повторной регистрации радиотерминалов с помощью пинкода №___________, ранее привязанного к радиотерминалу с IMEI №_________________________ (очень желательно указать IMEI) по причине выхода его из строя без возможности восстановления. Заключение официального сервисного центра прилагается.

Обязуемся после получения возможности повторной регистрации удалить с компьютера файл регистрации, полученный для старого радиотерминала.

Руководитель _____________________________ (____________________)

                                                                                  (подпись)                      (расшифровка подписи)

Дата _____________________________

Место для печати

Источник: https://solutions.1C.ru/catalog/asm/features

Что такое инвентаризация ИТ-инфраструктуры?

Операции по инвентаризации офисной техники
9 Апреля 2015

     Инвентаризация ИТ-инфраструктуры – важная процедура, позволяющая объективно оценить состав и состояние ИТ-системы. Как правило, данная процедура актуальна для среднего или крупного бизнес-сектора, поскольку такие компании обладают значительным количеством технического и сетевого оборудования. 

     Для чего же нужна инвентаризация и когда следует ее провести? Оценка актуального состояния системы позволяет начать проектирование работ для проведения модернизации, также она нужна в случае, если компания меняет персонал службы эксплуатации ИТ. 

      Что же попадает под учет во время инвентаризации?

1. Непосредственно оборудование:

  • Серверное оборудование;
  • Периферийное оборудование, обслуживающее серверное (лентовые накопители, массивы и т.д.);
  • Персональная компьютерная техника на отдельных рабочих местах;
  • Периферийное оборудование, обслуживающее компьютерную технику (монитор, сканер и т.д.);
  • Сетевое оборудование (коммутатор, сетевой принтер и т.д.);
  • Компоненты, обеспечивающие гарантированное электроснабжение;
  • Элементы систем вентилирования и охлаждения серверных узлов. 

2. Используемое программное обеспечение:

  • Операционные системы всего оборудования в офисе;
  • Специальное серверное ПО для введения дополнительных функций и опций;
  • Серверное ПО общего использования (системы документооборота, корпоративной почты и т.д.)
  • Прикладное ПО, выполняющее основные операции;
  • Прикладное ПО, используемое на отдельных рабочих местах (клиенты и другое ПО, имеющее лицензию). 
  • Соответствующие лицензии.

 

     Естественно, соответствующие работы по инвентаризации должны проводиться вместе с сотрудниками клиента, отвечающими за данную систему и ее эксплуатацию.

Это нужно для того, чтобы во время проведения инвентаризации необходимые решения принимались оперативно и были направлены на своевременное разрешение рабочих вопросов.

Если во время инвентаризации планируется осуществить изменения в системе, необходимо заранее составить соответствующий регламент. 

     Главным документом для проведения инвентаризации ит-инфраструктуры должно стать ТЗ (техническое задание), в котором содержатся цели ревизии, полученные результаты и их анализ.

Цель ревизии – это то, зачем именно она проводится, она может быть представлена одним фактором или их совокупностью: проверка актуального состояния системы, анализ ее полной стоимости и т.д. Полученные результаты могут отражать состояния самой системы, а также отдельных единиц – это называется уровнем инвентаризации.

В зависимости от этих двух факторов и выбирается методика проведения учета, а также обговариваются ориентировочные сроки ее проведения. 

     Что же становится результатом/отчетом о проведенной работе?

  • информация об объектах инвентаризации (название, состав, данные о количестве и качестве) в электронном виде;
  • создание документа «Схема структурная комплекса технических средств»;
  • создание документа «Описание комплекса технических средств»;
  • создание документа «План расположения средств технического обеспечения». 

     Необходимые документы составляются, согласно ГОСТ и РД стандартам (ГОСТ 34.201-89, РД 34.698-90). Однако, перечень данных документов может быть увеличен в связи с наличием дополнительных задач в ТЗ (например, проведение соответствия между бухгалтерским учетом и данными инвентаризации). 

     Данные документы предоставляют клиенту объективный и строгий отчет о компонентах ИТ-системы и их функциях.

С учетом пожеланий заказчика могут быть предоставлены также дополнительные услуги (за отдельную плату): составление данных в особом формате для последующей их интеграции в ПО клиента; проведение анализа СКС с предоставлением следующих документов: «Схема структурная СКС», «Структура связей СКС», «Схема расположения кабельных трасс и распределителей», «Схема электропитания». 

    Помимо этого, возможен также анализ кабельной системы. При проведении ревизии отмечаются и фиксируются все компоненты СКС. Здесь также существуют особенности проведения инвентаризации: особая маркировка кабелей и т.д. 

     Компания «ПрофИТ» оказывает услуги по проведению комплексной инвентаризации Вашей ИТ-инфраструктуры: ревизия оборудования в предприятии, анализ установленного ПО, случае необходимости – анализ СКС.

Квалифицированные специалисты не только своевременно выполнят инвентаризацию, согласно ТЗ клиента, но предоставят отчет о проведенной инвентаризации предоставляется в виде документов с учетом стандартов (ГОСТ, РД). 

Количество показов: 5543 Количество :  27 Сумма :  54 :  2.3

27, : 2.3)

Источник: https://www.profite.ru/article/inventarizatsiya-it-infrastruktury/

Ваш юрист
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: