Оплата за проживание в командировке с расчетного счета

Содержание
  1. Оплата проживания в командировке
  2. Правила проживания в командировке
  3. Варианты проживания в командировке
  4. Специфика расходов на проживание в командировках
  5. Как рассчитывается оплата проживания в командировке в бюджетной организации на основании закона?
  6. Законодательная база
  7. Где можно проживать во время командировки?
  8. Необходимый пакет документов
  9. Установленные нормы
  10. Процедура оплаты проживания
  11. Возможно ли возмещение, если нет подтверждающих документов?
  12. Компенсация затрат военнослужащим
  13. Какие нюансы существуют?
  14. Бухгалтерские проводки командировочных расходов
  15. Особенности схемы учета и оформления командировочных
  16. Командировочные расходы – проводки
  17. Списание командировочных расходов: проводки
  18. Пример отражения командировочных расходов
  19. Как по закону оплачиваются расходы на проживание в командировке – подтверждающие документы командировочным
  20. Как оплачиваются командировочные расходы на жилье по России?
  21. Оплата гостиницы и гостиничные документы
  22. Отчетные бумаги в квартире посуточно
  23. Без подтверждающих документов
  24. Выводы
  25. Учет командировочных расходов в 2021 году. журнал
  26. Особенности направления в командировку
  27. Оплата служебных командировок и командировочные расходы
  28. Оплата дней командировки
  29. Суточные
  30. Возмещение расходов, связанных с командировкой

Оплата проживания в командировке

Оплата за проживание в командировке с расчетного счета

Руководство организации обязуется не только сохранять за командированным сотрудником его рабочее место, а также возмещать затраты на проезд и выполнение служебных поручений, но и в полной мере компенсировать проживание в гостинице, отеле или съёмной квартире. При этом, как и в случае с любыми другими расходами, сотрудник обязан предоставить документы на проживание в командировке, оформленные в надлежащем порядке.

КОМАНДИРОВКА ОНЛАЙН

Правила проживания в командировке

Служебная поездка сотрудника всегда начинается с оформления и подписания приказа о направлении в командировку – документа, подтверждающего действие работника в интересах компании, а не для реализации личных целей. Этот документ подписывает и работодатель и сотрудник.

По возвращении из поездки компания осуществляет сотруднику возмещение проживания в командировке, а также других понесенных в ходе нее расходов. Лимиты и порядок выдачи компенсации определяются внутренними правилами, закрепленными в локальных актах организации.

Важно помнить, что:

  1. Расходы на временное жилье в служебной поездке должны возмещаться за счет бюджета работодателя.
  2. Оплата проживания в командировке предполагает наличие у работника документации, подтверждающей факт проживания в отеле или гостинице — это могут быть справки, квитанции, счета с указанием даты заезда, выезда и стоимостью проживания.
  3. Отказать командированному работнику в оплате проживания во время служебной поездки при наличии приказа и подтверждающих документов нельзя — вне зависимости от типа организации компенсация производится согласно локальным актам.
  4. Руководитель компании может устанавливать лимиты средств для возмещения проживания — в бюджетных фирмах такие пределы устанавливаются с целью экономии государственных средств.

Обратите внимание, что расходы на проживание сотрудника в командировке принимаются к возмещению в полной сумме согласно предоставленным счетам или квитанциям на оплату номера.

В НК РФ не установлены ограничения по лимиту расходов на поездку, однако при очередной проверке у налоговых органов может возникнуть интерес относительно компенсации проживания в отелях с повышенным комфортом.

Чтобы избежать споров и штрафов, следует подробно прописать в локальных актах организации, например, в Положении о командировке, условия проживания сотрудников разных отделов и должностей.

В компаниях с большим объемом командировок риск пропуска поездок с превышенными лимитами по проживанию или транспорту в следствие человеческого фактора возрастает.

Предотвратить это поможет автоматизация командировок, например, с помощью онлайн приложения Hamilton Командировки.

Все лимиты и политики компании легко закладываются в логику приложения, поэтому при оформлении командировки онлайн и командированный сотрудник и его руководитель сразу видят значок нарушения.

ПЕРЕЙТИ К ПРИЛОЖЕНИЮ

Варианты проживания в командировке

Выбор места проживания в командировке определяется территориальным удобством, бюджетом и прочими критериями. В качестве места проживания могут выступать отели, гостиницы, служебное жилье, съемные квартиры или их часть. В случае с квартирой или комнатой возможна как посуточная аренда у сторонних арендодателей, так и проживание у знакомых или родственников командированного сотрудника.

Если сотрудник во время командировки проживает в гостинице или отеле, он получает возможность пользоваться услугами, входящими в стоимость проживания — питание, уборка номера, парковка и т.п.

Не смотря на то, что такой вариант является наиболее распространенной практикой, некоторые компании всё же снимают квартиры на постоянной основе или оформляют их в собственность.

Такой формат называется служебным жильем, где сотрудники компании при выполнении служебных заданий могут также временно останавливаться.

Если же речь идет о временной аренде квартиры или комнаты для командированного сотрудника, то ему для подтверждения расходов потребуется соглашение о данном способе проживания, а также договор с арендодателем, к которому должна быть прикреплена расписка хозяина о получении оплаты.

Если в населенном пункте, куда отправляется работник, проживают его родственники или знакомые, при желании он может остановиться у них. В этом случае, при условии, что сотрудник проживает бесплатно, компенсировать ничего не нужно.

Специфика расходов на проживание в командировках

Чтобы отчитаться по расходам на проживание, сотрудник предоставляет в бухгалтерию компании справку или ваучер из гостиницы и кассовый чек — именно такой набор документов является доказательством понесенных затрат. Справка должна содержать обязательные реквизиты — номер, дату оформления, наименование организации и услуги, а также подпись и печать; чек — номер и сумму.

Эти расходы компенсируются сотруднику отдельной выплатой после получения отчета о проживании в командировке, включаются в заработную плату или выплачиваются в качестве аванса перед служебной поездкой.

При наличии документов, подтверждающих проживание сотрудников в командировке, компенсация расходов производится в рамках лимитов, установленных в конкретной организации.

Лимит возмещения зависит от разных факторов — территориальное расположение, средняя стоимость жилья или номера в регионе пребывания, должность командированного сотрудника — однако, в среднем, суточная норма таких расходов колеблется от 1,5 до 3 тысяч рублей.

Бюджетные организации с целью экономии средств в обязательном порядке устанавливают нормы затрат на проживание командированных сотрудников. Чаще всего лимит определяется размером суточных — обычно их сумма не превышает 2000 рублей.

Так как возмещение расходов на аренду жилья или номера командированному сотруднику к доходам не относится, НК установил ограничение, по которому налог на доход не начисляется, если расходы на проживание не превышают суточной нормы 3 500 рублей. Если стоимость проживания в командировке превысила эту сумму, с нее будет удерживаться НДФЛ в размере 13%.

В Письме Минфина от 5 декабря 2011 года сказано, что в сумму расходов по найму жилья, компенсируемую работодателем, входит оплата недвижимости и коммунальные платежи (если речь идет об аренде квартиры). Если документального подтверждения затрат нет, то НДФЛ не начисляется на расходы в размере 700 рублей в сутки при поездке по России и 2 500 рублей в сутки при заграничных командировках.

Если документы на проживание утеряны или сотрудник по иным причинам не предоставил их в бухгалтерию, решение о компенсации принимает руководитель организации.

Если затраты всё же решили возмещать, бухгалтеру придется искать иные причины для выплаты средств работнику, так как без документов налоговые органы могут взыскать налог на прибыль.

Во избежание подобных ситуаций некоторые организации выплачивают суточные на проживание в командировке только после подтверждения сотрудником факта расходов.

Источник: https://hamiltonapps.ru/oplata-prozhivanija-v-komandirovke/

Как рассчитывается оплата проживания в командировке в бюджетной организации на основании закона?

Оплата за проживание в командировке с расчетного счета

Под «командировочными» подразумевают определенную статью расходов, в которую входит оплата проживания сотрудника предприятия, находящегося в командировке по воле работодателя.

На основании действующего положения о понятии «командировка», сюда можно отнести исполнение следующих обязанностей работником:

  1. Прибытие на объект в указанное время;
  2. Выполнение поставленной цели командировки;
  3. Отъезд в запланированную дату;
  4. Формирование отчета по возвращении на предприятие.

Законодательная база

Что такое командировочные расходы?

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации является обязанностью работодателя, если сотрудником были выполнены все его обязательства.

Стоит отметить, что несколько лет назад для составления авансового отчета можно было использовать обыкновенные счета из гостиницы. Однако на основании 359 закона от 2008 года, все предприятия, занимающиеся гостиничным бизнесом, имеют все основания самостоятельно разрабатывать форму отчетности и предоставлять гостю.

Также закон включает в себя следующие аспекты:

  1. Порядок прохождения процедуры денежной компенсации за расходы в командировке;
  2. Установленные лимиты компенсации;
  3. Разработка регламента обязанностей командированного сотрудника;
  4. Пакет документов, который необходим для составления полного отчета;
  5. Норма денежных затрат, которая установлена на предприятии.

Где можно проживать во время командировки?

Не обязательно жить в гостинице.

Существует несколько вариантов, которые может использовать командированное лицо для проживания:

  1. Гостиница;
  2. Служебное помещение (комната или квартира);
  3. Аренда жилого помещения;
  4. У родственников.

В данном случае каждый сотрудник имеет право самостоятельно принять решение, где он будет проживать. Резервируя номер в гостиничном комплексе, сотрудник может использовать все бытовые сервисы, необходимые для нормального проживания на время командировки.

Если на балансе предприятия числится жилая площадь, необходимая для проживания командированных лиц, то вопрос о резерве гостиничного номера не встает.

Иногда обстоятельства складываются таким образом, что у работника появляется возможность остановиться у своих родственников.

Это оптимальный вариант, поскольку человек находится в максимально комфортных условиях проживания и имеет возможность увидеть близких, с которым встречается довольно редко в силу большого расстояния.

Необходимый пакет документов

Нужно предоставить все чеки.

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации всегда осуществляется экономическим отделом или бухгалтерией. Однако, чтобы инициировать процедуру, соответствующий отдел должен получить от работника определенный набор документов, подтверждающий командировочные затраты.

Если идет речь о проживании в гостиничном комплексе, то у администрации необходимо запросить бланк строгой отчетности (у каждого предприятия своя установленная форма), вне зависимости от формата, на нем должна быть представлена следующая информация:

  • банковская информация о гостиничном комплексе;
  • данные паспорта командированного лица;
  • стоимость проживания в номере, где отдельно посчитан % НДС;
  • количество дней проживания;
  • синяя печать и подпись ответственного лица со стороны гостиницы.

Оплата предоставленных услуг должна быть подтверждена кассовым чеком, также может быть выписан приходный ордер.

Если предприятие имеет в собственности жилую площадь или предварительно был заключен договор аренды, то в таком случае организация самостоятельно отчисляет денежные средства банковским переводом на реквизиты арендодателя. Существует и другой вариант, когда работник самостоятельно заключает договор аренды жилого помещения с физическим лицом или компаний, предварительно согласовав данные действия с работодателем.

В качестве подтверждения расходов необходимо предоставить договор и чек либо расписку, свидетельствующую об оплате услуг.

Обращаясь к Налоговому Кодексу, можно отметить, что нет детального порядка о том, какие документы должны быть предоставлены для отчетности командированными сотрудниками. Документация, где выдержаны все соответствующие правила бухгалтерского учета, не могут быть игнорированы работодателем.

Установленные нормы

Размер суточных определяет работодатель.

Оплата в гостиничном комплексе командированного сотрудника предполагает формирование определенного приказа со стороны работодателя или направления для осуществления поездки, а также пакет документов, свидетельствующий об определенных затратах.

На основании принятого законодательства подобные расходы должны быть компенсированы сотруднику, если перед поездкой ему не выдается определенная сумма денежных средств, за которую он расписывается в расходнике. Закон не определяет четкие нормы возмещения денежных средств, поэтому каждый работодатель вправе самостоятельно устанавливать показатели.

Чаще всего размер предельного возмещения варьируется 1000-3500 рублей. Однако на данный показатель влияют такие факторы, как: направление командировки (внутри страны или зарубеж), другие регионы страны.

Кроме того, учитывается и другой важный критерий – оплата налогов на доходы. Важно отметить, что компенсация подобных расходов не относится к статье доходов.

Некоторые компании используют данный аспект в качестве получения компенсации в большом размере, поэтому был принят закон, где удержание НДФЛ не производится, если сумма проживания во время командировки не больше 3500 рублей. Тогда командированный работник получает возмещение без дополнительных затрат.

Если стоимость проживания составляет более установленного размера, то работник имеет право также получить полное возмещение своих затрат, но в таком случае важно принять к сведению, что бухгалтерия вычтет из данной суммы налог в размере 13%.

Процедура оплаты проживания

Все документы передаются в бухгалтерию.

Как правило, бюджетные организации стараются снабдить своего сотрудника всем необходимым, но по максимально скромной стоимости, поэтому чаще всего могут быть устанавливаться уменьшенные размеры нормативов.

Чтобы получить оплату проживания в командировке в бюджетной организации, необходимо соблюсти определенный порядок:

  • как и было сказано выше, каждый командированный работник должен собрать подтверждающий пакет документов. Рекомендуется обязательно потребовать кассовый чек в качестве подтверждения расходов;
  • далее весь пакет документов необходимо направить в отдел бухгалтерии или экономисту для проверки;
  • чаще всего компенсация за траты в командировке зачисляется сотруднику вместе с будущей затратой или авансом на расчетный счет или через приходный кассовый ордер, в зависимости от установленных порядков на государственном предприятии.

Важно отметить, что некоторые организации практикуют авансовую систему.

Сотруднику на предприятии выделяется определенная сумма денежных средств, за которую по возвращении он должен отчитаться.

Возможно ли возмещение, если нет подтверждающих документов?

Без документов работодатель может не возмещать затраты.

Данный вариант возможен только в том случае, если существует дополнительная договоренность с работодателем. В таком случае бухгалтерия должна сформировать иную степень расходов или основания, посредством которых денежные средства будут возмещены командированному лицу.

Это связано с тем, что возмещение оплаты проживания должно происходить только после финансового подтверждения расходов.

Важно понимать, что если какая-либо документация отсутствует, то необходимо найти с работодателем компромисс, который устроит обе стороны. Зачастую возмещение работнику происходит не в 100% размере.

Чаще всего такая ситуация происходит в том случае, если сотрудник потерял в дороге документацию, которая нужна для отчетности, поэтому стараются сразу же пойти на компромисс с начальством. Не стоит спешить, поскольку информацию всегда можно восстановить.

Если было утеряно подтверждение финансовых расходов из гостиницы, то необходимо позвонить и попросить связать с администрацией. Объясняем ситуацию и запрашиваем дубликаты документов. Как правило, копии всегда передаются по факсу или электронной почте.

Поскольку сегодня с интернетом затруднений не существует, можно запросить цветные сканы документов, где будет присутствовать синяя печать и подпись ответственного лица. Если подобные отметки присутствуют, то бухгалтерия не имеет каких-либо оснований, чтобы не принять документы для компенсации.

Однако, чтобы подстраховаться, рекомендуется также запросить чек или кассовый ордер по почте на юридический адрес предприятия.

Компенсация затрат военнослужащим

Возмещение в том же порядке, что и для основных.

В данном случае если военный, находящийся на службе у государства, отправляется в командировку, то к нему применимы все те же правила и условия, которые были рассмотрены выше.

На основании действующего законодательства, военнослужащие также при предоставлении отчетности имеют все основания претендовать на полное возмещение денежных средств, потраченных в командировке.

Что касается установленных нормативов, то на них влияет звание военнослужащего и должность. Также сотрудник предоставляет банковские реквизиты для возмещения потраченных денежных средств.

Если отчетность не будет представлена в соответствующий отдел, который занимается выплатами, то данная процедура не будет инициирована.

Какие нюансы существуют?

Лимиты на стоимость проживания устанавливает только работодатель.

Чаще всего, оплата проживания в командировке происходит на государственных предприятиях, а значит финансирование подобных мероприятий осуществляется на различных государственных уровнях.

А значит в приказе о командировке обязательно должна быть указана информация об источнике финансирования. Далее вся процедура универсальна и ничем не отличается от возмещения трат на коммерческом предприятии.

Стоит отметить, что в Налоговом Кодексе также отсутствует информация о лимитах, предусмотренных на частный съем жилья во время пребывания командированного лица. Соответственно данные затраты должны полностью возвращаться сотруднику.

Многих сотрудников государственных предприятий интересует вопрос о том, могут ли предприятием быть востребованы дополнительные документы, подтверждающие факт финансовых расходов на проживание.

Как правило, бухгалтерия не запрашивает подобной информации, если только сотрудник предварительно не договаривался с начальством о самостоятельном заключении договора на аренду жилья.

В данном случае, кроме заверенного нотариально договора, необходимо предоставить документ, подтверждающий факт оплаты. Это может быть расписка (если денежные средства были уплачены наличными) либо банковская выписка в случае перевода.

В этом видео вы найдете пример расчета командировочных расходов.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://naimtruda.com/vyplaty/travel/oplata-prozhivaniya-v-komandirovke-v-byudzhetnoj-organizatsii.html

Бухгалтерские проводки командировочных расходов

Оплата за проживание в командировке с расчетного счета

]]>]]>

Командировочные расходы при направлении сотрудника в командировку необходимо правильно отражать не только в бухгалтерском, но и налоговом учете. Рассмотрим бухгалтерские проводки командировочных расходов, перечень затрат и типичных ситуаций при отражении документов, поступивших от прибывшего из командировки сотрудника.

Особенности схемы учета и оформления командировочных

При общей системе налогообложения все сопутствующие расходы, связанные со служебной поездкой сотрудника разрешено относить в уменьшение налога на прибыль на основании пп. 12 п.1 ст. 264 НК РФ.

При УСН «доходы минус расходы» командировочные расходы прямо указаны в списке затрат ст. 346.16 НК РФ.

Помимо расходов на поездку, оформление виз, приглашений и проживание в гостинице, сотруднику оплачиваются суточные – специальная компенсация затрат на питание и мелких личных расходов.

Не следует забывать, что командированному сотруднику за дни командировки начисляется средний заработок, рассчитываемый исходя из рабочих дней. День отъезда и приезда всегда считаются за отдельные дни командировки при расчете суточного довольствия, размер которого устанавливается внутренним приказом или положением по организации.

При направлении сотрудника в командировку оформляется только специальный приказ, с котором указывается цель поездки – проведение переговоров с целью расширения рынка сбыта, заключение договоров, участие в конференциях, учебных семинарах и т.д. Командировочное удостоверение и служебное задание отменено еще с 1 января 2015 года, их обязательное оформление не требуется.

По возвращении из командировки, в течение 3-х дней сотрудник обязан составить авансовый отчет и отчитаться о понесенных расходах, приложив оправдательные документы: билеты с посадочными талонами или чеки на бензин, акты транспортных компаний, если им арендовалось авто, квитанции и чеки гостиниц и хостелов.

Нельзя принимать к бухгалтерскому и налоговому учету чеки из ресторанов и кафе: подразумевается, что расходы на питание компенсируются суммой суточных, но если компания желает провести подобные расходы в бухгалтерском учете, то это следует делать за счет средств чистой прибыли компании, не отражая такие затраты в налоговом учете.

Командировочные расходы – проводки

Для учета командировочных затрат используется счет 71. По Дебету сч.71 учитываются все выданные работнику в подотчет деньги, а по Кредиту – все осуществленные им расходы.

Сотрудник не должен тратить собственные деньги на организацию поездки. Поэтому ему заранее выдается предварительно просчитанная сумма в виде аванса из кассы наличными или перечисляются деньги на счет его личной пластиковой карты:

  • выдано из кассы на командировочные расходы – проводка Д71-К50;
  • безналичным путем выдано на командировочные расходы – проводка Д71-К51.

Если после возвращения из поездки и предъявления авансового отчета у командируемого остается на руках излишек денег – неиспользованный остаток вносится в кассу:

  • получены в кассу неизрасходованные деньги на командировочные расходы – проводка Д50-К71.

Иногда случается и наоборот: сотрудник тратит в командировке больше запланированной и полученной им на руки суммы. В этом случае перерасход выдается наличными или безналичным перечислением:

  • выданы деньги на командировочные расходы – проводка Д71-К50 или Д71-К51. Эта операция аналогична изначальной проводке («выдано подотчет на командировочные расходы»), но к формулировке назначения платежа добавляется, что это: «перерасход по авансовому отчету».

Списание командировочных расходов: проводки

На основании полученных от сотрудника подтверждающих документов, приложенных к его авансовому отчету, списываются командировочные расходы проводкой:

  • Д26,20,44-К71 – проездные билеты, суточные, проживание без НДС;
  • Д19-К71 – проводка делается, если в их стоимости выделен НДС.

Если работник в командировке закупал товары для продажи, материалы для компании, делается запись:

  • работником произведены расходы, проводка: Д41,10-К60;
  • отражен НДС на основании полученных счетов-фактур (или УПД): Д19-К60;
  • отражены командировочные расходы, проводка: Д60-К71.

При закупке основных средств проводки будут следующими:

  • Д08-К60 – приобретены ОС,
  • Д19-К60 – учтен НДС,
  • Д71-К60 -отражены расходы работника.

Часто бывает так, что компании оплачивают проезд к месту командировки и обратно с расчетного счета, бронируя авиа и ж/д билеты заранее: для многих это дешевле и удобнее. В этом случае проводки следующие:

  • Д60,76-К51 – оплачена стоимость билета с учетом сбора,
  • Д19-К60,76 – отражен НДС,
  • Д20,26,44-К60,76 – отражен сбор за оформление билета,
  • Д50.3-К60,76 – билет поступил в кассу компании,
  • Д71-К50.3 – билет выдан командированному работнику.

После представления авансового отчета с приложенными электронными билетами, посадочными талонами составляется запись:

  • Д 20,26,44-К71 – списана стоимость билета.

Пример отражения командировочных расходов

Источник: https://spmag.ru/articles/buhgalterskie-provodki-komandirovochnyh-rashodov

Как по закону оплачиваются расходы на проживание в командировке – подтверждающие документы командировочным

Оплата за проживание в командировке с расчетного счета

Когда сотрудника направляют в командировку, работодатель обязан платить ему зарплату по среднему заработку, суточные, а также компенсировать расходы на проезд и проживание.

В текущем материале разберемся, как оплачивается проживание и какие документы требуется предоставить работодателю.

Как оплачиваются командировочные расходы на жилье по России?

Работодатель обязан в полном объеме оплатить расходы на проживание работника в командировке.

Также сотруднику выплачиваются суточные. Работодатель вправе на свое усмотрение установить нормы и суммы оплаты командировочных. Они утверждаются приказом.

Если суточные в день превышают 700 рублей, то с суммы превышения работодателю и работнику придется платить налоги. Когда командировка заграничная, лимит равен 2500 руб. в сутки.

Что касается возмещения затрат на жилье, оно оплачивается на основании предоставленного договора, чеков и квитанций по оплате.

Если сумма по авансовому отчету больше, чем выдано сотруднику, работодатель выплачивает сотруднику разницу. Если наоборот, сумма по отчету меньше, то работник вносит разницу в кассу предприятия.

Оплата проживания должна совершаться до момента отъезда на счет сотрудника или наличными средствами через кассу. По возвращению из командировки работник делает авансовый отчет, к которому прикладывает квитанции о затратах на жилье.

Чтобы не было проблем, работодателю рекомендуется прописать в положении о командировке какими условиями работник может пользоваться в гостинице.

Обычно здесь прописывается пункт, в котором, говорится, что стоимость аренды жилья не может превышать определенную сумму в сутки.

Пример:

Предположим, сотрудника направили в командировку на 3 дня. Ему дали на проживание в гостинице 9000 рублей.

В положении о командировках указано, что сумма превышения командировочных расходов может составлять до 1000 руб. в сутки.

Согласно авансового отчета, он потратил на проживание в гостинице 12000 рублей.  Соответственно, разницу в сумме 3000 рублей работодатель ему возместит.

Какие еще расходы оплачивает работодатель в командировке, читайте здесь.

Оплата гостиницы и гостиничные документы

На протяжении 3 дней после возвращения из командировки работник обязан отчитаться перед работодателем. С этой целью он делает авансовый отчет.

К нему прикладываются все чеки и квитанции (оплата за проезд, оплата гостиницы). Их требуется собирать в командировке. Весь комплект документов сдается в бухгалтерию.

Проживание в гостинице всегда сопровождается оформлением гостиничных документов, подтверждающих факт расходов.

Какие документы выдает гостиница командировочным сотрудникам:

Бланк счет выписки разрабатывается в каждой гостинице индивидуально. Обязательные реквизиты документа:

  • реквизиты гостиницы;
  • паспортные данные жильца;
  • сумма оплаты за проживание;
  • срок нахождения в номере;
  • печать и подпись.

Счет-оплата и квитанция об оплате выдается в обязательном порядке. И именно она прикладывается к авансовому отчету.

Важно! Факт оплаты подтверждается кассовым чеком либо приходным кассовым ордером, оформленным по правилам бухгалтерского учета.

Налоговый кодекс не утверждает точного перечня документов, прилагаемых к авансовому отчету с целью подтверждения фактического проживания в гостинице.

Если документ составлен согласно основным правилам бухгалтерского учета, налоговая инспекция обязана принимать их во внимание.

Отчетные бумаги в квартире посуточно

Если для съема квартиры пришлось обратиться в агентство недвижимости, требуется сохранять квитанции за оплату не только проживания, но и за посреднические услуги.

Не стоит соглашаться на оплату жилья без предоставления чеков, даже если она очень маленькая.

Без подтверждающих квитанций бухгалтерия не сможет компенсировать затраты на жилье.

Оплата за съемную квартиру посуточно должна осуществляться наличным или безналичным способом по договору об оказании услуг.

Его может заключить работодатель или сам работник. Однако при использовании последнего варианта стоит заручиться разрешением организации.

Документально подтвердят расходу за съемную квартиру: договор найма и расписка в получении средств.

Без подтверждающих документов

Нельзя оплатить возмещение за проживание в квартире или гостинице, если у человека нет подтверждающих документов.

Бухгалтерия просто не сможет при таких обстоятельствах отчитаться в налоговой инспекции за выплаченные средства, и они будут признаны как доход.

На практике некоторые работодатели устанавливают в таких случаях компенсационные выплаты.

Согласно закону, при непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату на расходы жилья, суммы оплаты освобождаются от налогообложения в размере до 700 рублей по РФ и 2500 за рубежом.

Поэтому оплатить-то их, конечно, можно, но налоги с компенсации придется платить.

НДФЛ с компенсации выплачивается за счет средств работника.

Поэтому лучше искать жилье, при оплате которого выдают квитанции, оформленные должным образом.

Выводы

По представленной теме выделим несколько основных выводов:

  • Работодатель обязан возмещать оплату проживания сотрудника в командировке.
  • Командированный сотрудник несет обязательство в течение 3 дней по возвращении из поездки отчитаться работодателю за понесенные расходы.
  • Если работник не сможет предоставить чеки на оплату гостиницы или съемной квартиры, работодатель сможет ему компенсировать затраты, но тогда с этих сумм придется платить налоги.
  • В авансовый отчет о командировке требуется вложить квитанцию, подтверждающую оплату жилья, оформленную в соответствии с правилами бухгалтерского учета.
  • Дополнительно за проживание работодатель оплачивает работнику суточные. Они не подлежат отчету, оплачиваются за каждый день, проведенный в командировке. Сумма до 700 руб. при командировке по РФ и 2500 руб. за границей – не подлежит налогообложению.
  • Оплата за проживание сотрудника в командировке производится до отъезда. По приезду работник вносит в кассу неиспользованные средства или получает от работодателя перерасход на основании авансового отчета.

Источник: https://azbukaprav.com/trudovoe-pravo/komandirovka/vazhnoe-kom/rashody-na-prozhivanie.html

Учет командировочных расходов в 2021 году. журнал

Оплата за проживание в командировке с расчетного счета

И.В. Артемова,
главный бухгалтер, консультант

Работники могут направляться работодателями в командировку в разными целями, в том числе с целью закупки от имени учреждения товаров, работ и услуг. От того, с какой целью направлен работник и на что ему выдан аванс подотчетных средств, зависит бухгалтерский учет.

Особенности направления в командировку

 
    Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового кодекса РФ). Направление в командировку работников госучреждений и госслужащих регламентируется целым рядом нормативных актов.

Для всех работодателей в России действует Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение № 749).
    В командировку могут быть направлены работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем (п. 2 Положения № 749).

Местом постоянной работы, из которого работник направляется в командировку, считается место расположения учреждения или его обособленного структурного подразделения, работа в котором обусловлена трудовым договором (п. 3 Положения № 749).
    Не всех работников можно направлять в командировки.

Согласно нормам ТК РФ запрещено командировать:

работников в период действия ученического договора, при условии, что командировка не связана с ученичеством (ст. 203);
беременных женщин (ст. 259);
работников в возрасте до 18 лет, за исключением спортсменов и творческих работников (ст. 268, ст. 348.8).

    Направление в служебные командировки женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет, допускается только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением. Женщины должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в командировку.

Такие же права предоставляются матерям и отцам, воспитывающим без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет, работникам, имеющим детей-инвалидов, и работникам, осуществляющим уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 ТК РФ).

    Основанием для направления работника в командировку является соответствующий приказ, который оформляется по унифицированным Формам № Т-9 (для одного работника) или № Т-9а (для группы работников). Командировочное удостоверение и служебное задание в настоящее время не оформляются.
         Обе формы утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

 

    В соответствии с пунктами 7, 19 Положения № 749 фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым им по возвращении из служебной командировки.

    В случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном или личном транспорте фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении. К ней также прилагаются документы, подтверждающие использование этого транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).
    В случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания в командировке работник подтверждает документами о найме жилого помещения в месте командирования. Напомним, что действующие Правила предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации утверждены постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085. Данными правилами предусмотрено обязательное заключение в письменной форме договора оказания гостиничных услуг. При осуществлении расчетов с потребителем гостиница выдает кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности.
    При отсутствии проездных документов, документов о найме жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке его прибытия (убытия) к месту командирования (из места командировки) (п.

Источник: https://www.referent.ru/40/12787

Оплата служебных командировок и командировочные расходы

Оплата за проживание в командировке с расчетного счета

1. Как оплатить работнику дни служебной командировки и рассчитать суточные.

2. В каком порядке возмещаются расходы на командировки.

3. Как отразить командировочные расходы в налоговом и бухгалтерском учете.

Необходимость направить работника в служебную командировку может возникнуть по самым разным причинам: участие в переговорах, заключение договора с контрагентом, покупка имущества и т.д.

Подробнее о том, какие поездки сотрудников признаются служебными командировками и о порядке их документального оформления, Вы можете прочитать в предыдущей статье.

Однако правильно оформить командировку – это только полдела: для бухгалтера особый интерес представляет «расходная» составляющая служебной командировки.

Дело в том, что любая командировка неизбежно связана с дополнительными затратами, к которым относятся, например, расходы на проезд и проживание сотрудника в месте командирования. Кроме того, работнику за время командировки полагается оплата, рассчитанная в особом порядке. В этой статье речь пойдет как раз о выплатах, связанных со служебной командировкой, их учетном отражении и налогообложении.

Работнику, направленному в служебную командировку, полагаются следующие выплаты:

  • оплата дней, проведенных в командировке;
  • суточные;
  • возмещение понесенных в ходе командировки расходов (на проезд, на проживание и т.д.).

На основании приказа о направлении сотрудника в командировку ему выдается аванс в сумме суточных, а также предстоящих командировочных расходов. Аванс может выдаваться как наличными из кассы, так и путем перечисления на банковскую карту сотрудника.

По возвращении из командировки в течение трех рабочих дней работник представляет в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами, на основании которого происходит корректировка выданного ранее аванса: либо работнику возмещается перерасход, либо он вносит остаток неизрасходованного аванса.

https://www.youtube.com/watch?v=VLm7Wrb6k1I

Оплата труда за дни командировки начисляется работнику по итогам соответствующего месяца вместе с заработной платой за отработанные дни и выплачивается в ближайший день, предусмотренный для выплаты заработной платы.

Так обобщенно выглядят расчеты с работником, направленным в служебную командировку. Однако все выплаты имеют свои особенности, связанные с порядком расчета, а также начисления НДФЛ и взносов. Поэтому подробнее остановимся на каждом виде выплат.

Оплата дней командировки

За рабочие дни, проведенные в служебной командировке, работнику начисляется средний заработок (п. 9  Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Средний заработок за время командировки рассчитывается в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы по следующей формуле:

СЗ = ЗП рп / Дн рп х Дн ком

где:

  • СЗ – средний заработок за рабочие дни командировки;
  • ЗП рп – выплаты, учитываемые для расчета среднего заработка, начисленные работнику в расчетном периоде (перечень этих выплат установлен п. 2 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы);
  • Дн рп – количество дней, отработанных в расчетном периоде;
  • Дн ком – количество рабочих дней, приходящихся на дни командировки.

В качестве расчетного периода принимается период, равный 12 календарным месяцам, предшествующим месяцу начала командировки. Если работник отработал в организации меньше года, то для него расчетный период будет начинаться с первого дня работы и заканчиваться последним календарным днем месяца, предшествующим месяцу начала командировки.

! Обратите внимание: Выходные или нерабочие праздничные дни, проведенные в командировке, подлежат оплате в том случае, если работник в такие дни работал или выехал в командировку, вернулся из командировки, находился в пути к месту командировки или обратно.

 Оплата выходных или нерабочих праздничных дней, проведенных в командировке, производится в размере не менее двойной дневной (часовой) тарифной ставки (части оклада) или в размере одинарной дневной (часовой) тарифной ставки (части оклада) с предоставлением отгула (ст. 153 ТК РФ, п.

5 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Подробнее об этом читайте в статье «Работа в выходные и праздники: как оформить и оплатить».

***

Пример расчета оплаты служебной командировки

ООО «Альфа» направила своего работника Иванова А. В. в служебную командировку с 8 по 14 февраля 2015, при этом 8 февраля (день выезда в командировку) и 14 февраля (день возвращения из командировки) приходятся на воскресенье и субботу, соответственно. В ООО «Альфа» установлена 5-тидневная рабочая неделя.

В течение расчетного периода (с 1 февраля 2014 по 31 января 2015) Иванов А.В. был в отпуске с 4 по 17 августа 2014, а также на больничном с 8 по 12 декабря 2014, остальные месяцы расчетного периода отработаны полностью. Иванову А.В. установлен оклад в размере 30 тыс. руб.

, дополнительных выплат в расчетном периоде не было.

  • Заработная плата за неполностью отработанные месяцы составила:
    • За август 2014 года: 15 714,29 руб. ( 30 000 руб. / 21 дн. х 11 дн. )
    • За декабрь 2014 года: 23 478,26 руб. ( 30 000 руб. / 23 дн. х 18 дн. )
  • Сумма выплат, учитываемых для расчета среднего заработка, за расчетный период составила:
    • 339 192,55 руб. (30 000 руб. х 10 мес. + 15 714,29 руб. + 23 478,26 руб.)
  • Количество дней, отработанных в расчетном периоде:
  • Средний заработок за рабочие дни командировки:
    • 7 373,75 руб. (339 192,55 руб. / 230 дн. х 5 дн.)
  • Оплата выходных дней, приходящихся на дни командировки (в двойном размере без предоставления отгула):
    • 6 315,79 руб. (30 000 руб. / 19 дн. х 2 х 2 дн.)
  • Итого оплата дней командировки:
    • 15 164,29 руб. (7 37,75 руб. + 6 315,79 руб.)

***

С сумм оплаты дней, проведенных работником в командировке, удерживается НДФЛ, а также начисляются страховые взносы в том же порядке, что и с сумм заработной платы.

Суточные

При направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возместить ему дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства – суточные (ст. 168 ТК РФ).

Суточные выплачиваются за каждый календарный день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни, проведенные в пути (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

Как определяется фактический срок служебной командировки, и какими документами он подтверждается, рассмотрено в статье «Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно».

Конкретный размер (норму) суточных, выплачиваемых командированным работникам, каждый работодатель устанавливает самостоятельно в соответствующем локальном нормативном акте (например, в Положении о командировках). Целесообразно отдельно прописать размер суточных для командировок по РФ и отдельно – для командировок за границу. При этом для загранкомандировок суточные выплачиваются:

  • за день выезда из РФ — по нормам для командировок за границу;
  • за день въезда в РФ — по нормам для командировок по РФ.

Дата выезда за пределы РФ и въезда подтверждается отметками о пересечении границы в загранпаспорте или по проездным документам (для стан СНГ).

! Обратите внимание: При направлении работника в однодневную командировку (когда день выезда в командировку и день возвращения совпадают) суточные:

  • не выплачиваются, если командировка осуществляется в пределах РФ (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки);
  • выплачиваются в размере 50% от нормы для командировок за границу, если командировка осуществляется за пределы РФ (п. 20 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

НДФЛ не удерживается с сумм суточных, не превышающих 700 руб. за каждый день командировки по РФ и 2500 руб. за каждый день загранкомандировки (п. 3 ст. 217 НК РФ). Страховые взносы не начисляются на всю сумму суточных в пределах норм, установленных локальным нормативным актом организации (ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ).

Возмещение расходов, связанных с командировкой

Согласно ст. 168 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику, направленному в командировку, следующие расходы:

  • по проезду;
  • по найму жилого помещения;
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Как и в случае с суточными, порядок возмещения расходов, понесенных работником в командировке, необходимо закрепить в локальном нормативном акте.

Так, например, в локальном акте, регулирующем служебные командировки, можно прописать, что расходы на проезд к месту командировки и обратно возмещаются в сумме фактически понесенных затрат, но не более стоимости проезда транспортом определенного класса или категории (например, в салоне экономического класса в случае пользования самолетом). Таким образом, у работников не возникнет соблазна «пошиковать» в командировке за счет организации, а работодатель обезопасит себя от неоправданных расходов.

Для обоснования понесенных расходов работник по возвращении из командировки представляет авансовый отчет с подтверждающими документами. Такими документами могут служить, например:

  • для расходов на проезд: проездные билеты, распечатка электронного билета или посадочного талона (в случае покупки электронного билета); чеки ККТ (если использовались услуги такси); документы, подтверждающие использование личного транспорта сотрудника (если проезд в командировке осуществлялся на личном транспорте сотрудника) и т.д.;
  • для расходов по найму жилого помещения: чек ККТ и счет гостиницы; договор аренды квартиры (комнаты); договор с риэлтерским агентством (если поиск жилья произведен через него), квитанция к приходному кассовому ордеру или чек ККТ, свидетельствующие об оплате услуг агентства недвижимости, и т.д.
  • для прочих расходов: документы, подтверждающие оплату услуг связи, списки телефонных вызовов с указанием дат и времени (для расходов на услуги связи); багажная квитанция (для расходов по хранению багажа) и т.д.

В ТК перечень расходов, которые работодатель компенсирует командированному работнику является открытым, то есть в числе иных расходов могут возмещаться практически любые расходы, предусмотренные локальным актом о командировках или произведенные с разрешения работодателя.

Кроме того, работодатель может предусмотреть порядок возмещения расходов, понесенных в служебной командировке, по которым отсутствуют подтверждающие документы.

Однако далеко не все  командировочные расходы, которые работодатель оплачивает сотрудникам, освобождаются от обложения НДФЛ и страховыми взносами.

Не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами следующие расходы на служебные командировки (п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ, п. 2 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ):

  • на проезд до места назначения и обратно,
  • сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы,
  • расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок,
  • на провоз багажа,
  • расходы по найму жилого помещения,
  • расходы на оплату услуг связи,
  • сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта,
  • сборы за выдачу (получение) виз,
  • расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Источник: http://buh-aktiv.ru/oplata-sluzhebnyh-komandirovok-i-komandirovochnye-rashody/

Ваш юрист
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: