Памятка работникам о планируемом отпуске

Содержание
  1. Cоставлениt графика отпусков – Все о кадрах
  2. Ежегодное предоставление отпуска
  3. Период отпуска
  4. График отпусков и правила его составления
  5. Понятие графика отпусков
  6. Продолжительность отпуска
  7. Порядок составления графиков на следующий год
  8. Опрос сотрудников
  9. Законодательство
  10. Неиспользованные дни
  11. Внесение корректировок в план
  12. Нюансы формирования графиков
  13. Типичные ошибки при формировании плана
  14. -составление графика отпусков
  15. График отпусков на 2020 год: 10 советов по составлению (Шпаргалка для Работодателя)
  16. В чем польза графика 
  17. Что учитывать при составлении графика отпусков
  18. Изменение графика отпусков
  19. Отсутствие графика отпусков: ответственность
  20. Как спланировать отпуска сотрудников когда все хотят в отпуск
  21. Немного законодательства
  22. Составляйте график отпусков
  23. Планируйте бюджет
  24. Не отпускайте взаимозаменяемых сотрудников одновременно
  25. Просите сотрудников делить отпуска
  26. Сдавайте и принимайте дела
  27. Грамотно делегируйте полномочия
  28. Просите сотрудников перенести отпуск на другое время
  29. А еще сотрудника можно вызвать из отпуска
  30. Заключение
  31. Составление графика отпусков: правила, графики, порядок планирования
  32. Что такое график отпусков
  33. Для чего составляется график отпусков
  34. Законодательные акты, указывающие порядок работы с графиком отпусков
  35. Кто составляет график и несёт за него ответственность
  36. Сроки составления и утверждения графика
  37. Преимущества составления графиков отпусков для работодателя
  38. Ответственность за отсутствие графика отпусков
  39. Продолжительность ежегодного отпуска для разных категорий работников
  40. 10 вещей, которые нужно знать перед планированием отпуска
  41. 2. В отпуск нужно ходить хотя бы раз в два года
  42. 3. Заявление на отпуск писать не нужно
  43. 4. Отпуск может быть большим
  44. 5. Деньги за отпуск должны перечислять заранее
  45. 6. Есть месяцы, в течение которых невыгодно уходить в отпуск
  46. 8. Отпуск лучше брать на выходные
  47. 9. За отпуск можно получить компенсацию
  48. 10. Если вы ИП, то за отпуск вам не заплатят

Cоставлениt графика отпусков – Все о кадрах

Памятка работникам о планируемом отпуске

Многих сотрудников работодатель и не спрашивает, в какое время года и в какой месяц им лучше предоставить отпуск, а составляет график отпусков на свое усмотрение. Разберемся, всегда ли работодатель прав, поступая таким образом.

Трудовым законодательством предусмотрено, что работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 114 ТК РФ).

Правила очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков регулируются ст. 123 ТК РФ.

Согласно данной норме очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов .

При этом график отпусков становится обязательным как для работодателя, так и для каждого работника. А о времени начала отпуска конкретный работник должен быть извещен под личную подпись не позднее чем за две недели до его начала.

Не секрет, что большинство работников желают отдыхать в более подходящее для этого время года. Например, летом. Конечно, есть небольшая часть сотрудников, в основном любителей зимних видов спорта, которая предпочтет отпуск зимой.

Между тем нормой ст. 123 ТК РФ не предусмотрена обязательность учета интересов самого работника при определении очередности предоставления отпусков. И только ч. 4 ст. 123 ТК РФ оговаривает, что Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время.

Давайте рассмотрим, что должен знать работодатель при составлении графика отпусков и как при этом учитываются интересы работников.

Ежегодное предоставление отпуска

Согласно ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью более 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск) предоставляется работникам в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами (ст. 115 ТК РФ).

Это означает, что в графике отпусков работодатель не вправе предусмотреть менее 28 календарных дней отпуска для работника на будущий год.

Больше — можно (с учетом накопившихся за предыдущие годы дней), а меньше — нельзя.

Даже если работник настаивает на том, что ему такой длительный отпуск не нужен и он, планируя вскоре расторгнуть трудовой договор, получит компенсацию за неиспользованные дни отпуска при увольнении.

По факту указанная ситуация вполне возможна, но это не означает, что в графике отпусков она может быть учтена.

Таким образом, В графике отпусков каждому работнику должен предусматриваться ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней или более, если работнику в силу норм законодательства и локальных нормативных актов работодателя установлена удлиненная продолжительность отпуска. Исключение составляют те работники, которые и так находятся в длительных отпусках с сохранением места работы (например, в отпуске по уходу за ребенком).

В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, с согласия работника допускается перенесение отпуска на следующий рабочий год.

При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).

Хотя это не означает, что непредоставление отпуска работнику в такой ситуации можно запланировать заранее, не включив соответствующую информацию в график отпусков на год.

К сведению. Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).

Период отпуска

Начало ежегодного основного отпуска Нужно запланировать так, чтобы его окончание приходилось на период не позднее одного года после начала работы сотрудника у данного работодателя, но Можно запланировать его и на период по истечении шести месяцев работы или ранее.

Согласно ч. 2 ст. 122 ТК РФ право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск может быть предоставлен работнику и до истечения шести месяцев.

Другими словами, работодатель в графике отпусков должен предусмотреть отпуск для каждого работника, который отработает на предприятии в текущем году более шести месяцев.

Однако момент возникновения права на отпуск вовсе не означает, что работодатель Обязан предоставить отпуск работнику сразу же по истечении шести месяцев непрерывной работы. Он должен «уложиться» в понятие «ежегодности» (ст. 122 ТК РФ), т. е.

в 12 месяцев со дня приема работника на работу.

С учетом того, что ежегодный оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней (почти календарный месяц), запланировать его в графике отпусков нужно не позднее чем за 28 календарных дней до истечения года непрерывной работы (если более длительный отпуск не установлен работнику в соответствии с требованиями законодательства).

Источник: http://info-personal.ru/otpyska/statya-o-chem-nuzhno-pomnit-pri-sostavlenii-grafika-otpuskov/

График отпусков и правила его составления

Памятка работникам о планируемом отпуске

График отпусков – обязательный комплект документации, который в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации должен быть у каждой организации. По этой причине трудовая инспекция и прокуратура, в первую очередь, проверяют наличие именно этого графика.

Понятие графика отпусков

График отпусков представляет собой расписание, в котором отображен перечень ежегодных отпусков для каждого сотрудника. цель документа – обеспечить организацию необходимым количеством людей, установив оптимальное расписание отпусков.

Документ формируется в соответствии с формой Т-7, которая регламентирована Постановлением Госкомстата РФ №1 от 5.01.2004 года.

Начиная с 2013-го года, особенности составления изменились. С этого момента организация обязана разрабатывать форму документа самостоятельно, однако в ней должны иметься все достоверные реквизиты в соответствии с первичной бухгалтерией.

Замечание. Несмотря на такое разрешение, большинство предприятий предпочитает использовать форму Т-7 из-за ее удобства.

План отдыха обязаны подписать начальник службы кадров и руководитель подразделения фирмы. При использовании формы Т-7, глава предприятия ежегодно ее утверждает.

Продолжительность отпуска

28 календарных дней – продолжительность отпуска, которое закрепляется за сотрудником за год деятельности на производстве. Единственное исключение – работники организации, состоящие на особенных условиях труда. В частности:

  • Граждане, осуществляющие деятельность на опасных условиях;
  • Лица, занятые работой в северных условиях.

Для любой из этой категории, время отпуска увеличивается.

Законодательство также описывает случаи, когда за деятельность работника назначаются дополнительные дни отдыха:

  1. Непостоянный рабочий день сотрудника – работодатель обязан добавить к графику 3 дня отпускных;
  2. Несовершеннолетним работникам полагается отпуск, который продолжается 31 день.

Замечание. Настоятельно не рекомендуется одновременно отправлять в отпуск все подразделения или службы предприятия – такой ход нарушит работу организации, что повлечет за собой серьезные убытки.

Учитывая специфику предприятия, можно составить приблизительную схему отпусков:

  • Работников сельского хозяйства лучше всего отправить в отпуск зимой, так как в это время года активность организации снижена;
  • Лето – идеальное время для отправления в отпуск работников учебных заведений.

Только учитывая особенности организации, можно составить оптимальный график, который не нарушит производственные возможности и не подорвет финансы компании.

Порядок составления графиков на следующий год

Стоит отметить, что график отпусков относится к документу локального характера. То есть они имеют силу в рамках конкретной организации или подразделения и неактуальны за их пределами. Практических во всех предприятиях формируются именно локальные акты, в которых отражено двустороннее отношение между сотрудником и работодателем.

Замечание. Письмо Роструда №4414-6 обязывает предприятия составлять локальные нормативные графики отпусков для каждого отделения.

На процесс формирования графика могут повлиять фундаментальные документы и прочие нормативные справки, действующие в организации. При наличии коллективного соглашения в нем могут излагаться особенности формирования плана отпусков.

Опрос сотрудников

Важным фактором формирования графика может стать опрос работников организации. Проводить опрос можно путем личной беседы или анкетированием. После анализа результатов, работник кадровой службы делает наброски с приблизительным планом отпуска для каждого служащего компании.

Важно. Если организация включает в себя множество структурных подразделений, то опрос может провести уполномоченный сотрудник.

После завершения опроса и формирования приблизительно плана, сведения передаются в кадровую службу. Здесь сотрудники по своему усмотрению меняют расписание, подстраивая его в соответствии с возможностями компании. На последнем этапе план согласовывается с самими сотрудниками и начальниками подразделений.

Законодательство

При формировании плана отпусков важно помнить о том, что некоторые сотрудники имеют полное право самостоятельно выбирать период и продолжительность отдыха. Эти нюансы полностью расписаны в законодательство Российской Федерации.

К привилегированным работникам, которые имеют законное право выбирать период и продолжительность отдыха, относят:

  • Совместителей, пришедших со сторонних компаний. Такие лица могут взять одновременно два отпуска – с дополнительной и основной работы;
  • Беременных девушек, которые, по расписанию должны уйти на отдых накануне декретного отпуска или после его окончания;
  • Несовершеннолетних граждан, работающих на производстве с заключением трудового соглашения.

Представленный выше список не полный. Исчерпывающий перечень можно найти в Трудовом кодексе Российской Федерации.

Важно. Сотрудник, имеющий подобные привилегии, обязан предоставить пакет документов, которые подтвердят его полномочия при выборе особенностей отдыха.

Неиспользованные дни

Нередко случается так, что лицо имеет неизрасходованные за прошлый год отпускные дни, о которых кадровая служба не должна забывать. Также не стоит забывать и о расчёте отпускных выплат.

При возникновении такой ситуации, сотрудник должен уйти на отдых за текущий год, а позже в произвольном порядке работнику назначается период отдыха за неиспользованные дни.

Замечание. Неизрасходованные дни могут быть как занесены в график отпусков, так и предоставлены на основании соглашения между сотрудником и работодателем.

Сотрудник не теряет прав на неиспользованные дни в случае, если они не занесены в план отпусков. Это время остается закрепленным за работником до того момента, пока он их не использует.

Внесение корректировок в план

Закон разрешает корректировать принятый график отпусков только после согласования с сотрудником фирмы, чей отдых переносится на другое время.

На практике существует три основных нюансов, из-за которых может происходить корректировка графика:

  1. Работник своевременно не получил выплаты за отпускные;
  2. В случае, когда лицо получило извещение о начале запланированного отдыха с запозданием;
  3. Если уход работника на отдых повлечет большие финансовые или производственные потери для компании.

Основанием для начала корректировки графика может стать приказ работодателя, однако он должен обосновать причины изменения и ответить на вопросы сотрудников.

В стандартизированной форме Т-7 для заполнения изменений существуют отдельные графы:

  • Графы 7-9 заполняются в случае, когда отдых человека переносится;
  • Графа 10 в случае отмены отпуска – сотрудник в срочном порядке вызывается на место работы. При этом оставшиеся дни отдыха должны быть перенесены на следующий период.

На любом предприятии принято выделять два варианта изменений графиков:

  1. Создание нового документа – подразумевает оформление нового графика отпусков. Такой шаг может вызвать трудности в случае проверки от трудовых инспекций;
  2. Создание дополнительной формы, которая прилагается к основному документу и теряет силу отдельно от него.

Наиболее удобным и практичным вариантом является второй – это решение не вызовет проблем со службами проверки, так как полностью исключает путаницу в документации фирмы.

Нюансы формирования графиков

Помимо основных моментов, которые необходимо учитывать при формировании плана отпусков, существует ряд дополнительных:

  • Стаж сотрудника – законное право на оформление оплачиваемого отпуска имеют только работники, занятые на предприятии более 6 месяцев. Если за это время сотрудник брал дополнительный неоплачиваемый отпуск на срок более 7 дней, то он не включается в этот стаж;
  • Два отпуска – его могут получить те сотрудники, которые были устроены на предприятии под конец календарного года (сентябрь, октябрь и т.д.). Лицо имеет право взять первый отдых до мая, а второй – до конца года;
  • Дополнительные отпуска – локальный отдых, который имеется во множестве организаций с опасным или крайне вредными условиями труда. Время отдыха должно в обязательном порядке заноситься в график, однако использовать подобные отпуска может только лицо, отработавшее на предприятии больше 6 месяцев. Помимо этого, закон не предусматривает получение такого отпуска авансом;
  • Сотрудники, которые поступают в высшие учебные заведения, имеют право самостоятельно выбирать время отпускных. Преимущественно это положение относится к лицам, работающим в районах крайнего севера.

Типичные ошибки при формировании плана

Одна из самых распространенных ошибок, которую можно встретить во многих средних и мелких организациях – отсутствие графика. Это прямое нарушение правил, установленных Трудовым кодексом Российской Федерации, которое влечет за собой штраф.

Обратите внимание. В соответствии с действующим законодательством РФ, составлять план отпусков необходимо даже в фирме, где работает один человек.

Следующая ошибка – на документе нет подписей от руководителей кадровой службы. Такое происходит в случае, когда локальный план отдыха сотрудников компании разработан только «для галочки». Записи в справках и время отдыха могут не совпадать.

Еще один недочет – разбитие отпуска на несколько частей. Этот вариант приемлем только в случае полного согласия самого работника и невозможен без его одобрения. Если работодатель решил поделить отдых, то кадровая служба обязана представить работнику ознакомительный документ, где тот должен поставить подпись.

Последняя ошибка – отсутствие записи о сотруднике в графике. Это не критичное замечание, так как работник может самостоятельно написать заявление на предоставление отдыха.

-составление графика отпусков

, в котором подробно раскрыта тема, как составить график отпусков в организации с учетом всех нюансов:

График отпусков – один из компонентов основной документации, который в обязательном порядке должен присутствовать на предприятии, в противном случае проверяющие органы могут выписать штраф за несоблюдение положений Трудового кодекса. При составлении документа необходимо опираться не только на букву закона, но и на мнение и потребности самих сотрудников производства.

Источник: https://moyaidea.ru/grafik-otpuskov-i-ego-sostavleniya.html

График отпусков на 2020 год: 10 советов по составлению (Шпаргалка для Работодателя)

Памятка работникам о планируемом отпуске

Из статьи вы узнаете, как правильно составить, изменить, дополнить график отпусков. Совет первый: помните про категории работников, которые имеют право на ежегодный отпуск в удобное для них время

В некоторых организациях не составляют графики отпусков или составляют их формально. А ведь этот документ является обязательным для работодателя и для работника (ст. 123 ТК РФ).

Подготовить график отпусков надо к декабрю, утвердить — не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Пример: график отпусков на 2021 год надо утвердить не позднее 17 декабря 2020 года. Утверждают график приказом руководителя организации. Если в организации есть профсоюз, то график утверждают с учетом его мнения.

В чем польза графика 

  1. Работодатель сможет выплатить отпускные в определенный трудовым законодательством срок: не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).
  2. Работодатель может заранее найти того, кто сможет выполнять должностные обязанности работника на время его отпуска.
  3. Работодатель может отследить количество использованных работниками дней отпуска, видит информацию о переносе неиспользованных дней отпуска.
  4. В графике отпусков отмечают даты ежегодных оплачиваемых отпусков, что позволит работодателю не брать с работников заявление о предоставлении отпуска.

Что учитывать при составлении графика отпусков

  • Совет № 1. Помните, что есть категории работников, которые имеют право использовать ежегодный отпуск в удобное для них время. Например, работники в возрасте до 18 лет или работники-совместители (лицам, работающим по совместительству, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы).
  • Совет № 2. При составлении графика отпусков учитывайте пожелания работников, не забывая при этом о производственном процессе. 
  • Совет № 3. Используйте унифицированную форму № Т-7, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или разработайте форму бланка самостоятельно. 

В графике отпусков отражают не только ежегодные основные оплачиваемые отпуска, но также дополнительные оплачиваемые отпуска и отпуска, не использованные в текущем году, которые были перенесены на другой год.

  • Совет № 4. Ознакомьте работников под подпись с утвержденным графиком отпусков, несмотря на то что ТК РФ напрямую не обязывает делать это. Ознакомить можно так: внести в форму графика дополнительную графу «Подпись работника и дата ознакомления». В некоторых организациях заводят специальный журнал для ознакомления работников со всеми локальными нормативными актами организации и иными внутренними документами организации.

Изменение графика отпусков

На практике сложно четко следовать графику. Ведь есть случаи, когда работодатель не просто может, а обязан перенести отпуск работника на другой срок: например, если тот заболел в ежегодном оплачиваемом отпуске.

  • Совет № 5. Информацию, связанную с перенесением отпуска на другой срок, обязательно отразите в графике. Если в организации применяется унифицированная форма № Т-7, то в графе 8 укажите, на основании какого документа переносится отпуск. Основанием может служить заявление работника, в котором он указывает свою просьбу о переносе отпуска. Дата, на которую переносится отпуск, отражается в графе 9 формы № Т-7. 
  • Совет № 6. Если пришлось отозвать работника из отпуска, внесите изменения в график. Основания — согласие на отзыв от работника, а также приказ об отзыве. 

Не каждого работника можно отозвать из отпуска, даже если работник не против выйти на работу раньше срока. Например, трудовое законодательство запрещает отзывать из отпуска беременных женщин. В общем случае отзыв возможен только с согласия работника.

  • Совет № 7. Отразите в графике информацию о разделении отпуска на части, если ранее при составлении такая возможность не была учтена. Основания для внесения изменений в график отпусков: заявление, полученное от работника с просьбой предоставить ему только часть отпуска, и приказ о предоставлении этой части. Помните, что при делении отпуска на части одна из таких частей не может быть менее 14 календарных дней.
  • Совет № 8. Внесите изменения в график и в том случае, если работники хотят пойти в отпуск в другое, отличное от графика время. В этом случае основаниями будут заявление работника и приказ на отпуск.
  • Совет № 9. Дополните график отпусков графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в локальных нормативных актах.
  • Совет № 10. Для новых работников составьте дополнительный график отпусков либо предоставляйте отпуск только на основании их заявления. Как поступить в этой ситуации — на усмотрение работодателя. Трудовой кодекс не обязывает вносить дополнения в уже утвержденный график отпусков, но и не запрещает дополнить график сведениями об отпусках новых работников.

Отсутствие графика отпусков: ответственность

  1. Если график отпусков не соблюдается и это не ухудшает положение работников, то никакой ответственности для работодателя нет. Например, если работники уходят в отпуск вне графика и их это устраивает.

     

  2. Если график отпусков не соблюдается и это ухудшает положение работников, то ответственности работодателю не избежать.

    Например, если работодатель не соблюдает график и работникам не предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд, то это прямое нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ).

Онлайн-обучение для кадровика

Повышение квалификации и профпереподготовка в Контур.Школе.

Посмотреть программы

За отсутствие графика отпусков работодателя могут оштрафовать по ст. 5.27 КоАП РФ. В этом случае штраф составляет:

  • для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб.;
  • для ИП — от 1 000 до 5 000 руб.;
  • для юридического лица — от 30 000 до 50 000 руб.

При повторном нарушении размер штрафа увеличивается.

Источник: https://School.Kontur.ru/publications/1446

Как спланировать отпуска сотрудников когда все хотят в отпуск

Памятка работникам о планируемом отпуске

Сезон отпусков в самом разгаре, а значит, ваши сотрудники очень скоро начнут писать заявления на отпуск и разъедутся кто куда. В сегодняшней статье расскажем, как подготовиться к сезону отпусков, не попасть в ситуацию, когда некому работать и научим планировать бюджет. Начинаем!

Немного законодательства

Право на отдых регламентируется конституцией РФ, трудовым кодексом и другими нормативно-правовыми актами и законами. Минимальная продолжительность оплачиваемого ежегодного отпуска – 28 календарных дней.

Больше – пожалуйста, меньше – нельзя. Дополнительные дни к отпуску полагаются отдельными категориям работников, занятых во вредных условиях труда.

К интернет-магазину это не относится, поэтому касаться темы не будем.

Отпуск можно делить на несколько частей – это законно. Но есть одно условие: продолжительность одной части не может быть меньше 14 дней. То есть, половину положенного времени сотрудник должен отгулять подряд, а все остальное – на его усмотрение. Хоть по одному дню в течение последующего года может брать – законом это тоже не запрещено.

Право на очередной оплачиваемый отпуск появляется у сотрудника через 6 месяцев после трудоустройства. Но по прошествии полугода он заработает только 14 дней, а не 28. Полный отпуск можно будет брать только через 11 месяцев.

Если во время отпуска сотрудник оформлял больничный лист, то время отдыха продляется на количество дней, которые он проболел. То же самое касается и праздничных нерабочих дней. Если они попали на отпуск – он также увеличивается.

Отпуска нужно правильно оформлять. Во-первых, сотрудник обязан написать соответствующее заявление. Его должен подписать непосредственный руководитель и сам работник.

Это делается не позднее, чем за 2 недели до предполагаемой даты ухода в отпуск. На основании заявления издается приказ по организации. Сотрудника необходимо ознакомить с документом под роспись.

Приказ подписывает руководитель или лицо, уполномоченное на это, например, заместители директора.

Пример заявления на отпуск

После этого бухгалтерия должна рассчитать сумму оплаты отпуска – так называемые отпускные. Сотрудник должен получить их не позднее, чем за три дня до того, как пойдет в отпуск.

Отпускные считаются как среднее арифметическое заработных плат за последние 12 месяцев работы. После этого полученное число нужно разделить на 29,3 – так мы получим дневной заработок.

(29,3 – среднее количество календарных дней в году)

Если сотрудник увольняется до того, как использовал отпуск, ему необходимо выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск. Она рассчитывается по той же формуле. И последнее: отпуск – это не только право, но и обязанность. Нельзя не предоставлять его более 2 лет подряд.

Составляйте график отпусков

Планирование – это основа основ, а с отпусками тем более. График позволяет распределить рабочие силы и спланировать бюджет.

Здесь можно пойти двумя путями: составить график самостоятельно, без учета пожеланий работников, или учесть их предпочтения.

На практике обычно делается так: у сотрудников спрашивают их пожелания и составляют предварительный график, а затем корректируют его так, чтобы устраивал все стороны. Но тут нужно проявить дипломатичность вкупе со строгостью: понятно, что все хотят гулять летом.

Опытные руководители вообще следуют принципу: если у меня в компании 12 человек, значит, в отпуске должен находиться 1 человек в месяц, вне зависимости от времени года. Но если можете позволить себе обойтись без нескольких сотрудников, нет смысла лишать их именно летнего отдыха.

Очень часто делается так: если работник, в прошлом году, брал отпуск в летние месяцы, значит в этом отдыхает осенью или зимой и наоборот. Но учтите: есть категории работников, которым положен отпуск в любое удобное для них время, вне зависимости от графика или стажа работы в вашем интернет-магазине.

Это родители детей-инвалидов, пострадавшие на Чернобыльской АЭС, почетные доноры, ветераны ВОВ и другие. Такие – вне графика. Если у вас есть сотрудники, работающие по совместительству, то закон требует от вас отпустить их в отпуск в то же время, когда они берут его на основной работе.

У таких сотрудников тоже свой график, это нужно учитывать.

Образец графика отпусков

Утвержденный график отпусков нужно распечатать и дать сотрудникам на подпись. А еще лучше – развесить в отделах, чтобы сотрудники были в курсе. График составляется в конце каждого года на следующий. Лучше не тянуть до декабря, а решить этот вопрос уже в октябре-ноябре.

Планируйте бюджет

Как мы уже говорили, человеку, идущему в отпуск, положена средняя зарплата. А теперь представьте: у вас уходит несколько человек скопом, и всем им нужно разово выплатить отпускные.

Суммы могут получиться внушительными, особенно, если вы платите полностью официальную и белую заработную плату. Одно дело, если бизнес работает сильно в плюс и на ваших счетах всегда есть резервы на этот случай. А вот когда финансы на пределе, это может стать проблемой.

А если учесть то, что сотрудник в это время не приносит никакой прибыли, а деньги ему платить нужно, то это проблема вдвойне.

Чтобы не попасть впросак, нужно закладывать эти деньги в годовой бюджет – в фонд заработной платы.

Попросите бухгалтерию сделать такой расчет – так вы не попадете в ситуацию, когда человек идет в отпуск, а платить ему нечем. Это особенно важно, когда помимо законных отпускных, вы платите еще и различные пособия.

Закон не обязывает этого делать, но многие руководители идут сотрудникам навстречу и подкидывают им дополнительные бонусы к отпуску.

Структура фонда заработной платы

Не отпускайте взаимозаменяемых сотрудников одновременно

Вообще это нужно предусмотреть еще на этапе составления графика. Речь здесь вот о чем: например, у вас есть руководитель отдела продаж и старший менеджер.

Они не должны уходить в отпуск в одно и то же время – так у вас провиснет целое направление. Придется брать эту работу на себя, или кому-то ее делегировать.

Лучше этого избежать: сделать так, чтобы такие сотрудники гуляли в разное время.

Еще один момент: если один сотрудник заменяет другого на время его отсутствия, ему нужно организовать доплату. Это касается всех должностей, за исключением штатных заместителей.

То есть, когда старший менеджер выполняет функции начальника отдела продаж, нужно ему доплатить. Размер доплаты законом не установлен – он определяется по соглашению сторон, как они договорятся.

Обычно это разница в окладах: старший менеджер, заменяющий своего руководителя, должен получать зарплату начальника отдела. Но необязательно.

Просите сотрудников делить отпуска

Одно дело, когда человек отсутствует на рабочем месте целый месяц и совсем другое, если это всего лишь 2 недели. Поэтому целесообразно будет просить сотрудников делить отпуска и брать 2 недели, допустим, осенью и 2 недели летом. Да и с оплатой проще – нужно выплачивать отпускные не в полном размере, а частично.

В этом случае в графике каждый сотрудник будет встречаться 2 раза. Но здесь возможны накладки: вряд ли кто-то захочет брать обе половины отпуска в зимние месяцы.

Сдавайте и принимайте дела

Сотрудник уходит в отпуск? В последний день, пока он на работе, пройдитесь по его актуальным задачам, стоящим на повестке. Особенно это касается ключевых работников, на которых завязано множество вопросов. Пусть расскажут, какие вопросы в приоритете, что нужно разрулить и решить в первую очередь. Плохо, если какой-то вопрос повиснет на 2 недели или месяц.

Если задачи не срочные и могут дождаться человека, который предметно ими занимался, есть смысл подождать. А вот неотложные вопросы лучше перепоручить другому исполнителю. Назначьте ответственного работника – пусть тот, кто идет в отпуск введет его в курс дела. Эта простая хитрость позволит избежать многих неудобств.

Основные правила делегирования

Грамотно делегируйте полномочия

Продолжение предыдущего пункта. Работу отсутствующего сотрудника нужно равномерно распределить между остальными работниками.

Если это простые менеджеры по продажам – будет проще: работа однотипная и шаблонная, можно без труда перепоручить ее кому угодно. С нестандартными задачами сложнее: часто выполнить их сможет только тот, кто с головой погружен в вопрос.

Но и тут есть выход – выше мы писали об этом. Есть еще вариант – требовать от сотрудников перед отпуском закрывать важные задачи и не оставлять их на потом.

Буквально – доделай и иди в отпуск. Очень часто за пару дней до долгожданного отдыха, когда сотрудник уже “одной ногой там”, все начинают немного лениться – такого допускать нельзя. Напротив, перед отпуском сотрудник должен совершить рывок и закрыть текущие задачи.

Если уж совсем не получается, то, как минимум, вы должны знать о таких вещах и быть к ним готовым.

Предупредите партнеров и контрагентов, что берете тайм-аут на пару недель, пока не вернется отсутствующий сотрудник. “У нас человек в отпуске” – не является уважительной причиной простоя.

Бизнес должен быть построен так, чтобы все функционировало и без одного-двух человек. Если у вас есть незаменимые сотрудники – это плохо.

Просите сотрудников перенести отпуск на другое время

Крайняя мера, прибегать к которой следует только при острой необходимости, когда по-другому никак. Здесь главное все правильно и законно оформить.

Учтите: сотрудник не обязан переносить отпуск – это его право. Поэтому перед тем, как вносить изменения в график, закон требует получить письменное согласие сотрудника.

Оформляется от руки в свободной форме. Выглядит примерно так:

“Я (фамилия, имя и отчество сотрудника), согласен на перенос очередного оплачиваемого отпуска с июля 2019 года на другое время”. Дата, подпись.

Согласие пишется на имя руководителя организации. Но помните: после этого вы обязаны предоставить человеку отпуск уже в любое удобное для него время.

Пример заявления о переносе отпуска

После получения согласия можно оформлять приказ по организации – с ним работника тоже знакомят под роспись.

А еще сотрудника можно вызвать из отпуска

Но тоже только с его письменного согласия. Без него можно отзывать только для ликвидации последствий аварий, когда есть угроза жизни населению.

К интернет-магазинам такое не относится, поэтому согласие придется получить. Кроме этого, требуется весомая причина отзыва: производственная необходимость, болезнь другого сотрудника и тому подобное.

Отзыв из отпуска регламентируется статьей 125 ТК РФ.

Помните: сотрудник имеет право отказаться выходить – закон это позволяет. В целом вызов оформляется так же, как и перенос: получаете согласие и оформляете приказ, в котором сотрудник должен расписаться. Лучше, если появится служебная записка непосредственного руководителя. В документе он должен изложить причины ситуации и обосновать необходимость вызова сотрудника.

После этого человек имеет право отгулять отработанные дни в любое удобное время, или приплюсовать их к следующему отпуску.

Отзывать из отпуска можно не всех. Запрещается прерывать отдых у беременных женщин, лиц, не достигших 18-летия, а также работников вредных условий труда.

Заключение

Резюмируем: всегда проще и удобнее составить адекватный график отпусков, спланировать работы и распределить обязанности среди сотрудников, чем потом переносить отпуска и вызывать работников. Планируйте время отдыха, закрывайте задачи до отпуска и тогда проблем не будет. Удачи!

Источник: https://www.insales.ru/blogs/university/kak-perezhit-sezon-otpuskov

Составление графика отпусков: правила, графики, порядок планирования

Памятка работникам о планируемом отпуске

Последнее обновление: 13.02.2020

Право на отдых гарантировано Трудовым кодексом. Помимо еженедельных выходных дней, наемные рабочие могут претендовать на отпуск с сохранением за этот период среднего заработка и рабочего места.

 Нарушение трудового законодательства чревато для работодателя административным наказанием.
Составление графика отпусков исключит как претензии самих сотрудников, так и замечания надзорных органов.

 Остановимся на основных моментах, касающихся правил составления графика отпусков, что принимают во внимание при его заполнении.

Что такое график отпусков

Занеся в таблицу сведения обо всех работниках и сроках планируемого отпуска, получаете график.

Документ одновременно носит информативный характер о распределении в течение календарного года:

  • очередных отпусков всех официально трудоустроенных сотрудников по месяцам;
  • дополнительных дней оплачиваемого отдыха, положенных за особые и опасные, вредные условия труда:
  • даты начала, продолжительность;
  • сведения о переносе запланированного отдыха, с уточнением оснований, послуживших для этого причиной.

После утверждения работодателем и согласования с профсоюзной организацией, график набирает силу локального нормативного акта. Как любой документ внутреннего пользования, касающийся трудовых правоотношений, обязателен для исполнения обеими сторонами.

Образец формы Т-7

Для чего составляется график отпусков

Документ удобен в организации работы собственнику или руководителю:

  • помогает контролировать использование положенных дней оплачиваемого отдыха подчиненными;
  • позволяет найти замену на время отсутствия работников;
  • для формирования резерва на оплату отпускных, что необходимо в бухгалтерском и налоговом учете;
  • для своевременности выплаты причитающихся средств.

Работникам, собирающимся активно отдохнуть, также полезна эта информация:

  • зная, когда уже не нужно идти на работу, они могут заранее купить путевки, билеты;
  • если работодатель необоснованно не дает разрешения на запланированный отпуск, можно аргументированно пожаловаться в надзорные органы.

Законодательные акты, указывающие порядок работы с графиком отпусков

Для постоянных сотрудников ежегодный отдых планируется заранее, согласно требованиям ст. 123 ТК РФ.

Проект локального правового акта в установленном ст. 372 ТК РФ порядке согласовывают с профсоюзом, действующим в интересах трудящихся (если таковой имеется у работодателя).

Первая плановая проверка территориальной инспекцией труда закончится для работодателя предписанием, а возможно и штрафными санкциями при отсутствии такого документа.

Право воспользоваться оплачиваемым отдыхом в общих ситуациях человек получает спустя полгода непрерывной работы в данной организации. Это значит, что люди, принятые на работу в течение первых шести месяцев нового года, когда составлялся график отпусков, не были учтены. Им отпуск по желанию оформляют согласно поданному заявлению.

Имеются исключения, когда работодатель обязан предоставить оплачиваемые дни отдыха, независимо от отработанного стажа, например:

  • беременным сотрудницам перед декретом или после окончания послеродового периода;
  • несовершеннолетним работникам;
  • подчиненным, усыновившим малышей в возрасте от 0 до 3 месяцев со дня рождения;
  • прочим.

В соответствии с нормами ст. 305 ТК РФ, предприниматели, не зарегистрировавшие свою деятельность, могут обойтись без графика. Оплачиваемый отдых наемному персоналу дается по достигнутому сторонами соглашению.

Следует придерживаться норм закона

Кто составляет график и несёт за него ответственность

Как правило, в организациях, имеющих в штатном расписании кадровую службу, инспектор отдела кадров занимается ведением личных дел сотрудников и всей документацией, касающейся трудовой деятельности.

При незначительной численности рабочих, если нет специалиста кадровика:

  • планирование очередности предоставления ежегодного оплачиваемого отдыха достается непосредственно работодателю;
  • второй вариант: кто должен составлять график отпусков в организации руководитель указывает в специально изданном письменном распоряжении (чаще всего, назначая главного бухгалтера).

Лицо, занимающееся составлением, графика отпусков, ведет учет:

  • стажа работы, дающего право на оплачиваемый отдых;
  • использованных дней ранее запланированного срока по заявлению.

Когда составляется график отпусков в крупной организации, задействованы начальники отделов, руководители всех структурных подразделений. С учетом преимущественных прав отдельных категорий сотрудников в выборе отпускного периода, они планируют предоставление отдыха своим подчиненным.

Далее эта информация передается кадровой службе. Инспектор составляет общий график по предприятию.

Форму графика допускается корректировать

Сроки составления и утверждения графика

В середине декабря график должен быть утвержден. Максимально допустимый срок – две недели до новогодних праздников. Естественно, если людей много, проект документа начинают готовить заранее.

Важно принять во внимание, что график может находиться до пяти рабочих дней на согласовании с профсоюзом.

Преимущества составления графиков отпусков для работодателя

Закон запрещает, чтобы отпуск не был использован:

  • два года подряд;
  • работниками, занятыми во вредных, опасных условиях труда;
  • несовершеннолетними лицами.

Благодаря графику руководитель может:

  • назначить лицо, которое примет по акту передачи материальные ценности на время отсутствия материально ответственного сотрудника;
  • своевременно выплатить отпускные;
  • если присутствие собирающегося отдыхать специалиста необходимо для выполнения срочных заданий, договориться о переносе сроков.

Ответственность за отсутствие графика отпусков

Игнорирование работодателем требований о планировании предоставления подчиненным оплачиваемого ежегодного отдыха наказуемо.

Административная ответственность назначается с учетом совокупности обстоятельств в виде:

  • предупреждения;
  • взыскания штрафа;
  • дисквалификации виновных должностных лиц сроком 1-3 года.

За нарушения работодателя накажут

Для наглядности приведем таблицу размеров штрафных санкций, руководствуясь нормами п. 1, п. 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ:

Инспектор отдела кадров (или другое назначенное лицо) вместе с руководителем1-5 тыс. рублейесли ранее привлекались к ответственности за аналогичное правонарушение -10-20 тыс. рублей
Предприятие, выступающее юридическим лицом30-50 тыс. рублей50 -70 тыс. рублей

Продолжительность ежегодного отпуска для разных категорий работников

Правила заполнения графика отпусков требуют указания периода отдыха работника. Минимально людям должны за отработанный год предоставить 28 календарных дней оплачиваемого отдыха (ст. 115 ТК РФ).

Учитывая специфику работы, психо-эмоциональную напряженность, прочие факторы, предусмотрен удлиненный отпуск. Например:

Законодательный актКатегория трудящихсяОтпускной период, количество дней
ст. 334 ТК РФвоспитатели, учителя, преподаватели вузов и других образовательных заведений42-56
ст. 267 ТК РФдо 18 лет31
ст. 23 ФЗ № 181 (в редакции от 18.07.2019)инвалиды30

Источник: https://urist-bogatyr.ru/article-item/kak-pravilno-sostavit-grafik-otpuskov/

10 вещей, которые нужно знать перед планированием отпуска

Памятка работникам о планируемом отпуске

Согласно статье 122 Трудового кодекса, у работника возникает право на отпуск по истечении шести месяцев непрерывной работы. Но если работодатель не против, то в отпуск можно пойти и раньше.

Например, такие ситуации случаются при переходе из одной компании в другую, когда работник заранее запланировал отпуск. При устройстве можно договориться, что отпуск будет через неделю после начала работы. Если работодатель заинтересован в специалисте, то он не откажет.

2. В отпуск нужно ходить хотя бы раз в два года

Даже если вы трудоголик, то работодатель обязан отправить вас в отпуск хотя бы один раз в течение двух лет. Этого требует 124 статья Трудового кодекса. Если работодатель этого не сделает, то его оштрафуют.       

3. Заявление на отпуск писать не нужно

Если вы идёте в ежегодный оплачиваемый отпуск, который предусмотрен графиком отпусков, то вам не нужно писать заявление. Трудовой кодекс не имеет нормы, по которой работник обязан это делать. Наоборот, работодатель обязан уведомить работника под подпись о времени начала отпуска. Согласно статье 123 Трудового кодекса, делать это нужно не позднее чем за две недели до начала отпуска.

Заявление на оплачиваемый отпуск пишется лишь в случаях, когда работник хочет пойти в отпуск, не отработав шести месяцев, или когда он не совпадает с графиком отпусков.   

График отпусков составляется ежегодно не позднее чем за две недели до Нового года.

4. Отпуск может быть большим

Ежегодный оплачиваемый отпуск длится 28 дней. Но в зависимости от условий работы или по согласованию с работодателем он может быть больше. Например, педагоги могут отдыхать 42–56 дней, воспитатели в детских садах — 42 дня, доктора наук — 48 дней, а сотрудники полиции — более 50 дней в году.

5. Деньги за отпуск должны перечислять заранее

Оплата отпуска происходит не позднее чем за три дня до его начала. Об этом говорит статья 136 Трудового кодекса.

6. Есть месяцы, в течение которых невыгодно уходить в отпуск

Зарплата в отпускные дни исчисляется исходя из размера среднего заработка за минувшие 12 месяцев. Чем меньше рабочих дней в месяце, когда вы идёте в отпуск, тем меньше начисление зарплаты.

Например, если вы зарабатываете 50 000 рублей и возьмёте две недели отпуска во второй половине января, то зарплата вместе с отпускными составит 31837 руб., то есть вы недополучите 18163 руб.

Чтобы этого не произошло, следуйте простому правилу: отпуск брать в месяцы, в которых больше всего рабочих дней. Лучше отказаться от отпуска в январе и мае, когда много праздников.

https://www.sravni.ru/text/2015/12/8/bytovaja-analitika-kogda-vygodno-idti-v-otpusk/

Если отпуск приходится на эти праздничные дни:

  • 1–8 января 

  • 23 февраля

  • 8 марта

  • 1 и 9 мая

  • 12 июня

  • 4 ноября,

то они не оплачиваются работодателем, а отпуск увеличивается на количество праздничных дней. Например, если вы хотите отгулять с 1 по 14 мая, то ваш отпуск увеличится на два дня за счёт 1 и 9 мая, то есть на работу вам нужно выйти только 17 мая. Но пострадает ваша зарплата.  

8. Отпуск лучше брать на выходные

Это делается, чтобы получить больше денег и потратить неиспользованный отпуск. Вам заплатят оклад и ещё за дни отпуска, которые приходятся на выходные.

Например, если вы больше года работаете без отпуска, не было больничных, а оклад составляет 50 000 руб., то написав отпуск на два выходных, вы дополнительно получите 3287 руб.

, а если отпускные дни придутся на 8 выходных дней в месяце, то бонус составит 13 150 руб., то есть вы получите 63 150 руб. (+26,3%).  

Такая схема работает, только если работодатель не против. Он имеет право отказать.

9. За отпуск можно получить компенсацию

Неиспользованные дни оплачиваемого отпуска не пропадают, если их не использовать. За них можно получить компенсацию в двух случаях:

  • если работодатель не возражает, то компенсировать можно только дополнительные дни отпуска, если он превышает 28 дней. Накопленные дни при отпуске в 28 дней не считаются.

  • при увольнении с работы вам заплатят за все накопившиеся дни отпуска. Если у вас накопилось три месяца отпуска, то вы получите три оклада.

10. Если вы ИП, то за отпуск вам не заплатят

Индивидуальные предприниматели сами распоряжаются своим временем. Они могут отдыхать хоть большую часть года, если на это заработали.

Осторожными нужно быть работникам, которые оформляют ИП и работают по договорам с другими компаниями, как бы в штате, но в качестве ИП. Им также не положены ни отпускные, ни оплачиваемые больничные дни. В ряде случаев работодатель может оплачивать отпуск таких людей, например, сделав акт о дополнительном оказании услуг, но так бывает не всегда.  

Максим Глазков, источник фото – shutterstock.com

Источник: https://www.Sravni.ru/text/2018/3/23/10-veshhej-kotorye-nuzhno-znat-pered-planirovaniem-otpuska/

Ваш юрист
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: