Памятка сотрудникам о предоставлении документов в бухгалтерию

Содержание
  1. Как помирить бухгалтерию и отдел кадров
  2. ДИАГНОСТИКА: ВЫЯВЛЯЕМ ИСТОЧНИКИ ПРОБЛЕМ
  3. Регламент взаимодействия: разрешаем разногласия
  4. Первичные документы бухгалтерского учета | Первичная документация в бухгалтерии — Контур.Бухгалтерия
  5. Разделение первичных документов по стадиям бизнеса
  6. Этап 2. Происходит оплата по сделке
  7. Этап 3. Получение товара или услуги
  8. Обязательные первичные документы
  9. Договор
  10. Счет на оплату
  11. Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)
  12. Товарная накладная или товарный чек
  13. Акт оказанных услуг (выполненных работ)
  14. Счет-фактура
  15. Бланки документов – Официальный сайт ВятГУ
  16. Бланки документов для оформления служебных командировок:  
  17. Бланки документов для направления сотрудника на повышение квалификации:
  18. Памятка сотрудникам о предоставлении документов в бухгалтерию
  19. Приказ о сроках сдачи документов в бухгалтерию
  20. Памятки помогут сотрудникам проверить, верно ли контрагент оформил документы
  21. Памятка сотрудникам о предоставлении документов в бухгалтерию 8
  22. Унифицированные формы к применению не обязательны
  23. Памятка сотрудникам о предоставлении документов в бухгалтерию 3
  24. Бухгалтер на страже сроков
  25. Включите в Положение о премировании пункт о санкциях за опоздание с первичкой
  26. Как упростить работу с первичными документами
  27. Выставление счетов в неурочное время
  28. Заведение первичных документов в учет
  29. Хранение и систематизация первички
  30. Приказ об установлении сроков предоставления в бухгалтерию первичных документов и отчетности ответственными работниками структурных подразделений организации
  31. Приказ об установлении сроков сдачи отчетности
  32. Приказ об установлении лимита остатка кассы
  33. Как заставить сотрудников сдавать «первичку» вовремя

Как помирить бухгалтерию и отдел кадров

Памятка сотрудникам о предоставлении документов в бухгалтерию

Кадровая служба и бухгалтерия очень тесно взаимодействуют друг с другом. В трудовом процессе между работниками этих направлений часто возникают конфликты.

Поскольку кадровики являются источником первичной информации, случается, что бухгалтерия возвращает им документы для корректировки по тем или иным причинам. Однако это не всегда оправданно с точки зрения трудового законодательства. Также бухгалтеры часто высказывают кадровикам претензии о нарушении сроков подачи документов.

Кадровики же, решая нестандартные задачи, вынуждены практически постоянно обрабатывать большой объем нормативной документации.

Кроме того, особенно в больших компаниях, кадровикам нужно производить значительный объем операций, связанных с оформлением трудовых отношений, движения персонала и различных гарантий и прав (предоставление отпусков, выдача справок и др.).

В связи с этим кадровым работникам часто требуется большое количество времени для надлежащего оформления документов.

В данном случае понять можно представителей обеих служб. И первые, и вторые стремятся оформить документы и осуществить процедуры, не нарушая законодательство и с учетом интересов работодателя. Ведь если оформить документы неправильно или не в срок, у работодателя появляются определенные риски.

Например, за несвоевременные выплаты работодателю, независимо от наличия вины, придется выплатить работникам проценты в размере 1/150ключевой ставки Банка России от фактически невыплаченных сумм за каждый день задержки (ст. 236 ТК РФ).

Кроме того, работник в случае нарушения его трудовых прав имеет право потребовать от работодателя возмещение морального вреда (ст. 237 ТК РФ).

Если документы работодателя проверит трудовая инспекция, то в случае выявления нарушений работодателю грозят санкции по ст. 5.

27 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Чаще всего такой санкцией является штраф.

Если в вашей компании отдел кадров и бухгалтерия постоянно конфликтуют, возможно, эту ситуацию можно поправить. Посмотрим, какие мероприятия могут этому поспособствовать.

ДИАГНОСТИКА: ВЫЯВЛЯЕМ ИСТОЧНИКИ ПРОБЛЕМ

Прежде всего необходимо выявить причину некачественного взаимодействия отделов. Как показывает практика, обычно причины следующие:

• процессы в организации (в частности, процедура приема и увольнения работников, технология расчета зарплаты и др.) недостаточно разработаны и не прописаны в документах, в связи с чем между отделом кадров и бухгалтерией возникают конфликты по поводу порядка действий и сроков;

• не выработана (не прописана) единая методология при оформлении кадровых документов, в связи с чем бухгалтерия высказывает претензии по форме и содержанию документов, поступающих из отдела кадров;

• не налажено эффективное взаимодействие линейных руководителей (руководителей подразделений) и отдела персонала в части предоставления документов для кадровых процедур. В связи с этим отдел кадров не получает своевременно необходимую документацию и информацию из подразделений и, соответственно, задерживает сроки сдачи документов;

• процессы кадрового учета недостаточно автоматизированы.

Чтобы выяснить причины, можно проинтервьюировать работников отдела кадров и бухгалтерии, а также понаблюдать за процессом их работы. Это поможет определить, какие из указанных проблем (возможно, несколько или даже все) имеют место в данном конкретном случае.

По итогам диагностики все взаимные претензии и недовольства, риски и причины проблем можно свести в таблицу (пример 1).

Как видим, все жалобы в примере 1 так или иначе связаны с указанными выше причинами.

Регламент взаимодействия: разрешаем разногласия

Регламентация взаимодействия отделов может стать решением основных разногласий между работниками отдела кадров и бухгалтерии.

При разработке регламентов необходимо закрепить следующие вопросы:

• сроки предоставления документов;

• требования к документам;

• методики, используемые при оформлении документов;

• перечни предоставляемых документов.

Регламент взаимодействия между отделами призван детально описать порядок приема документов в отдел кадров от руководителей рабочего персонала, их оформления, а также предоставления в бухгалтерию.

Для разработки работающего регламента следует провести совещание руководителей отдела кадров, бухгалтерии и линейных руководителей, на котором рассмотреть вопросы:

• о сроках передачи документов при оформлении отпусков, табелей, увольнений и др.;

• составе передаваемых документов в каждом случае (отпуск, увольнение, нетрудоспособность и т. д.);

• способе фиксации факта передачи документов;

• проблеме своевременного подписания кадровых документов генеральным директором;

• методике расчета дней отпуска для расчета и выплаты компенсации при увольнении;

• оформлении документов о премировании и документов для начисления и выплаты пособий.

После обсуждения всех вопросов и достижения соглашения в протоколе совещания могут быть отражены следующие вопросы:

• приемлемые для всех сроки представления документов (конкретные дни и часы);

• перечень документов, представляемых в каждом случае;

• способ фиксации факта передачи в отделы документов. Это может быть, например, специальный реестр передаваемых документов, в котором должны расписываться обе стороны: передающая документы и принимающая их в работу (пример 2). Экземпляр такого реестра должен оставаться у каждой из сторон;

• необходимость оформления доверенности, дающей право начальнику отдела кадров подписывать оформляемые в отделе документы в случае отсутствия генерального директора, для решения проблемы задержки оформленных документов;

• выработанная общая позиция по спорным вопросам трудового права (возможно, после консультации с юристами и аудиторами);

Например, в организации были разногласия между отделами по поводу расчета дней для компенсации отпуска при увольнении вахтовиков. Рекомендации консультанта помогли сформировать общую позицию по этому вопросу.

• возможность передачи неспецифических обязанностей от отдела кадров в бухгалтерию.

Например, в одной компании расчет премии производился в отделе кадров, причем с ошибками. После обсуждения было принято решение, что бухгалтеры обладают необходимой компетенцией для таких расчетов, и эта обязанность должна быть передана в бухгалтерию.

На основании договоренностей следует разработать регламент взаимодействия между отделами, который утверждается руководителем и вводится приказом по организации.

Работников отдела кадров и бухгалтерии следует ознакомить с регламентом под роспись.

Затем необходимо внести соответствующие изменения в положения об отделах и должностные инструкции работников этих отделов.

Ю. Ю. Жижерина,
директор по персоналу

Источник: https://www.profiz.ru/kr/12_2021/pomirit_buh_i_ok/

Первичные документы бухгалтерского учета | Первичная документация в бухгалтерии — Контур.Бухгалтерия

Памятка сотрудникам о предоставлении документов в бухгалтерию

В федеральном законе 402-ФЗ «О бухучете» описаны все бухгалтерские и первичные документы. Они нужны, в основном, для налоговой — как документы, которые подтверждают понесенные вами расходы и правильность определения налоговой базы.

Первичные документы нужно хранить 4 года. В течение этого времени налоговая может в любой момент их запросить для проверки вас или ваших контрагентов. «Первичка» также используется в судебных процессах при спорах с контрагентами.

Документы первичного учета составляются в момент осуществления хозяйственных операций и свидетельствуют об их совершении. Список документов, сопровождающих ту или иную сделку, в зависимости от типа сделки может быть разным.

 Подготовкой всех необходимых первичных документов, как правило, занимается поставщик.

Особое внимание нужно уделять тем документам, которые возникают в ходе сделок, где вы покупатель, потому что это ваши расходы, и поэтому вы более заинтересованы в соблюдении буквы закона, нежели ваш поставщик.

Разделение первичных документов по стадиям бизнеса

Все сделки можно разделить на 3 этапа:

Этап 2. Происходит оплата по сделке

Подтверждают оплату:

  • выписка с расчетного счета, если оплата была безналом, или путем эквайринга, или через платежные системы, где деньги перечисляются с вашего расчетного счета;
  • кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, бланки строгой отчетности — если оплата производилась наличными. В большинстве случаев такой способ оплаты используют ваши сотрудники, когда берут деньги под отчет. Расчеты между организациями редко бывают в форме наличных денег.

Этап 3. Получение товара или услуги

Обязательно нужно подтвердить, что товар действительно получен, а услуга оказана. Без этого налоговая не разрешит уменьшать налог на потраченные деньги. Подтверждают получение:

  • товарная накладная — для товаров;
  • товарный чек — обычно выдается в пару к кассовому чеку, или если товар продает ИП;
  • акт выполненных работ/оказанных услуг.

«Я заношу в Бухгалтерию первичку, учетом и отчетностью занимается бухгалтер. У сервиса очень удобный и понятный интерфейс, разобрался сразу, без всякой помощи. Очень добротно, сделано для людей! И, конечно, удобно то, что заходить в систему можно из любого места, с любого устройства».

Марат Иманов, директор в ООО «Диалог», Санкт-Петербург.

Обязательные первичные документы

Несмотря на вариативность сделок, есть перечень обязательных документов, которые оформляются для любого вида сделки:

  • договор;
  • счёт;
  • бланки строгой отчетности, кассовый, товарный чек;
  • накладная;
  • акт выполненных работ (оказанных услуг).

Договор

С клиентом при осуществлении сделки заключается договор, в котором уточняются все детали предстоящих хозяйственных операций: порядок расчетов, отгрузка товара, сроки выполнения работ или условия оказания услуг.

В договоре регламентируются права и обязанности сторон. В идеале каждая сделка должна сопровождаться отдельным договором на поставку товаров или услуг. Однако при продолжительном сотрудничестве и осуществлении однотипных операций можно заключить один общий договор. Договор оформляется в двух экземплярах с оттисками печатей и подписями каждой из сторон.

Для некоторых сделок не требуется письменная форма договора. Скажем, договор купли-продажи с момента получения покупателем кассового или товарного чека является заключенным.

Счет на оплату

Счет на оплату – это соглашение, в соответствии с которым поставщик фиксирует цену на свои товары или услуги.

Покупатель принимает условия соглашения, производя соответственную оплату. Форма счета на оплату строго не регламентирована, поэтому каждая компания имеет право разработать собственную форму этого документа. В счете можно прописать условия сделки: сроки, уведомление о предоплате, порядок оплаты и поставки и прочее.

В соответствии статьей 9-ФЗ «О бухгалтерском учете», наличие подписи директора или главного бухгалтера и печати необязательны для этого документа.

Но ими не стоит пренебрегать во избежание вопросов со стороны контрагентов и государства. Счет не позволяет предъявить поставщику требования — он лишь фиксирует цену товара или услуги.

При этом за покупателем остается право на требование возврата денежных средств в случае необоснованного обогащения поставщика.

Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)

Эта группа первичных документов позволяет подтвердить факт оплаты приобретаемых товаров или услуг.

К платежным документам относятся товарные и кассовые чеки, БСО, платежные требования и поручения. Поручение покупатель может получить в банке, осуществив оплату безналичным платежом. Чек кассовый или товарный покупатель получает от поставщика при оплате наличными.

Товарная накладная или товарный чек

Товарные чеки, как мы уже говорили выше, оформляются при продаже товара физлицам или самими физлицами.

Накладные используются преимущественно юрлицами для оформления отпуска/продажи товаров или товарно-материальных ценностей и дальнейшего оприходования их клиентом.

Оформлять накладную следует в двух экземплярах. Первый остается у поставщика как документ, подтверждающий факт передачи товаров, а второй экземпляр передается покупателю.

Данные в накладной должны совпадать с цифрами в счете-фактуре.

Уполномоченное лицо, отвечающее за отпуск товара, должно поставить в накладной свою подпись и печать организации. Сторона, принимающая товар, также обязана поставить роспись и заверить ее печатью в товарной накладной. Применение факсимильной подписи допускается, но это должно быть зафиксировано в договоре.

Акт оказанных услуг (выполненных работ)

Акт — это двусторонний первичный документ, который подтверждает факт свершения сделки, стоимость и сроки выполнения услуг или работ.

Акт выдается исполнителем своему клиенту по итогу оказания услуг или выполненных работ. Этот первичный документ подтверждает соответствие оказанных услуг (выполненных работ) условиям заключенного договора.

Счет-фактура

Счет-фактура — документ, который нужен исключительно для того, чтобы контролировать движение НДС. Счета-фактуры обычно оформляются в пару к товарным накладным или актам. Встречаются счета-фактуры на выплаченный аванс.

Этот первичный документ строго регламентирован. Он содержит:

  • информацию о суммах денежных средств;
  • фактурную часть.

Счет-фактура — это основание для принятия предъявленных сумм НДС к вычету. Его обязаны выписывать все предприятия-плательщики НДС.

В последнее время популярен УПД — универсальный передаточный документ. Этот документ заменяет пару накладная + счет-фактура или акт + счет-фактура.

Ведите бизнес в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис автоматически формирует первичные документы и УПД. 

Есть старая поговорка: «Кому война, а кому мать родна», — и ее часто вспоминают в кризис, потому что даже в условиях глубокой рецессии можно найти свою нишу и открыть бизнес. Расскажем, в каких сферах это возможно сегодня.

, Елена Космакова

Все крупные бизнесы когда-то были маленькими стартапами: IKEA, KFC или продуктовая сеть «Магнит». Такие примеры вдохновляют и мотивируют начинающих предпринимателей. Как найти идею для своего стартапа? В статье расскажем о нескольких подходах.

, Елена Космакова

Ваши продукты или услуги популярны на рынке, а вложения в бизнес быстро окупаются? Откройте франшизу, чтобы расширить территорию влияния. Расскажем о подготовке, поиске партнеров и приведем чек-лист для начинающего франчайзера.

, Елена Космакова

Источник: https://www.B-Kontur.ru/enquiry/263

Бланки документов – Официальный сайт ВятГУ

Памятка сотрудникам о предоставлении документов в бухгалтерию

Памятка кандидату: список документов, предъявляемых кандидатом в день оформления трудовых отношений в отделе кадров (Приложение 2 к Порядку оформления трудовых договоров и соглашений к ним)

Документы, предъявляемые при заключении трудового договора:

в отдел кадров (ауд. 1-210, 1-208):

– паспорт;

– трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые (трудовая книжка будет оформлена в отделе кадров);

– заверенная копия трудовой книжки для работников, поступающих на работу на условиях совместительства (копия трудовой книжки заверяется по основному месту работы);

– документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

– документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета;

– свидетельство о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации (ИНН);

– полис добровольного медицинского страхования (для иностранных граждан);

– данные предварительного медицинского осмотра;

– данные психиатрического освидетельствования;

– справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел;

– документы, свидетельствующие об инвалидности, ограничении трудоспособности;

– документы, подтверждающие изменение фамилии (свидетельство о браке, справка из ЗАГСа);

– 2 фотографии (3х4 см);

– полный список научных и методических трудов, заверенный по прежнему месту работы или ученым секретарем университета (для профессорско-преподавательского состава);

– личный листок по учету кадров (для профессорско-преподавательского состава);

– автобиография (для профессорско-преподавательского состава);

– согласие на обработку персональных данных.

во II отдел (ауд. 1-238): – документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

в бухгалтерию  (ауд. 1-200):

– справка(и) с предыдущего места работы о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ);

– реквизиты банковской карты для перечисления заработной платы; – документы, свидетельствующие об инвалидности, ограничении трудоспособности;

– документы, дающие право на получение стандартных налоговых вычетов: медицинское заключение, программа реабилитации инвалида, свидетельство о рождении ребенка и т.д.

Трудовые договоры и соглашения

Бланки документов для оформления служебных командировок:
 

Порядок оформления документов для служебных командировок:

Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 года № 1595, внесены изменения в Акты Правительства Российской Федерации, регулирующие порядок оформления документов при направлении сотрудников в командировки. Вышеуказанным  Постановлением  отменена необходимость оформления ранее обязательных документов, а именно командировочного удостоверения и служебного задания.

    С учетом изложенного, с 22 января 2014 в порядок оформления документов при выезде в командировку сотрудников ВятГУ внесены изменения. С новым порядком Вы можете ознакомиться ниже:

1. Для оформления  выезда в командировку на сотрудника, направляемого в командировку, в Управление по работе с персоналом должны быть  представлены  следующие документы:

  • Служебная записка (по предложенной форме), подписанная работником,   непосредственным руководителем, деканом факультета (для работников факультетов и кафедр), главным бухгалтером;
  • Заявление на командировочные расходы (форма размещена на сайте, не изменялась), подписанное главным бухгалтером и сотрудником Управления бухучета, контролирующим расходы на служебные командировки.

К указанным документам должны быть приложены письма, приглашения, иные документы, обосновывающие целесообразность и необходимость поездки сотрудника в командировку.

Все документы должны быть заполнены корректно, без зачеркиваний и исправлений.

2. Указанный в п. 1 пакет документов не позднее чем за 5 рабочих дней до выезда в командировку должен быть представлен в Управление по работе с персоналом (каб. 1-210) для проверки правильности заполнения и подготовки приказа о направлении сотрудника в командировку.

3. После подготовки приказа все документы (приказ, служебная записка, заявление на командировочные расходы, иные документы, обосновывающие необходимость командирования сотрудника) передаются сотрудником Управления по работе с персоналом для подписания ректором университета (лицом, его заменяющим).

4. После согласования и подписания документов  ректором все документы (приказ, служебная записка, заявление на командировочные расходы, иные документы, обосновывающие необходимость командирования сотрудника) сотрудником Управления по работе с персоналом передаются в Управление бухучета для перечисления аванса на командировочные расходы.

5. Не позднее 3-х рабочих дней со дня возвращения из командировки сотрудник обязан предъявить авансовый  отчет в Управление бухучета об израсходованных суммах с прилагаемыми подтверждающими документами и произвести окончательный расчет по ним, а также отчет о командировке (по форме, размещенной на сайте университета).

ВНИМАНИЕ!

Документы, оформленные с нарушением  вышеизложенного порядка, к оплате приниматься не будут.

Бланки документов для направления сотрудника на повышение квалификации:

Источник: https://www.vyatsu.ru/sotrudniku/upravleniya/upravlenie-po-rabote-s-personalom/blanki-dokumentov.html

Памятка сотрудникам о предоставлении документов в бухгалтерию

Памятка сотрудникам о предоставлении документов в бухгалтерию

Кладовщик обязан: — находиться на рабочем месте в специальной одежде; — соблюдать правила внутреннего трудового распорядка; — соблюдать сроки представления документов, установленные графиком документооборота.

(или) закрепите обязанность соблюдать сроки передачи документов приказом по организации, если должностных инструкций у вас нет.

ПРИКАЗ

В целях организации рационального документооборота ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Всем сотрудникам ООО «Калинка» при составлении, получении, оформлении и передаче документов руководствоваться графиком документооборота. 2. Неукоснительно соблюдать сроки передачи документов, установленные графиком документооборота. 3.

Приказ о сроках сдачи документов в бухгалтерию

Из-за позднего получения первички бухгалтерии приходится корректировать уже сданную отчетность. Это может привести к доплате налога с пенями и штрафам. То есть компания теряет деньги. Сбор первичных документов — непростое дело для главбуха.

Особенно в конце года. Добиться, чтобы с первичкой было все в порядке, поможет особый приказ.

Внимание Ведь выплата премии – право, а не обязанность работодателя. И этот вид наказания к дисциплинарным взысканиям из статьи 192 ТК РФ не относится.

Памятки помогут сотрудникам проверить, верно ли контрагент оформил документы

Валерия Большакова, бухгалтер «Капкан»:

– Иногда первичка поздно попадает в бухгалтерию из-за того, что контрагент выписывает документ с ошибками. Тогда бумагу приходится возвращать бухгалтеру поставщика, чтобы ее исправили.

Бывает, что ошибку не получается исправить с первого раза и первичка мигрирует из одной бухгалтерии в другую не один раз. Тогда вероятность потерять бумаги или получить их позже нужного срока возрастет.

Тут помогут памятки для сотрудников с образцами правильно заполненных документов.

Памятка сотрудникам о предоставлении документов в бухгалтерию 8

Первичный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания…

Пункт 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации устанавливает: порядок и сроки передачи документов их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Своевременное и качественное оформление первичных документов, передачу «первички» в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Унифицированные формы к применению не обязательны

Товары толщиной до 3 мм, продаются навалом или в мешках с индентором, берут около 1 кг Товаров до 3 мм, продаются в бумажных мешках по 400 г с мешками верхнего и нижнего слоев на поддоне.

Памятка сотрудникам о предоставлении документов в бухгалтерию 3

______________________________________________________________________ Инвентаризации подлежат _________________________________________ (указать, какие ценности,

______________________________________________________________________ расчеты подлежат инвентаризации)

К инвентаризации приступить внезапно ____________________________ (дата, часы начала)

и окончить ___________________________________________________________ Причина инвентаризации __________________________________________ (указывается: контрольная, смена

______________________________________________________________________ материально ответственных лиц, переоценка и т.п.)

Указанную инвентаризацию провести в полном соответствии с действующей инструкцией о порядке проведения инвентаризации ценностей.

Однако Минтруд предупреждает: дисциплинарное взыскание должно быть соразмерно тяжести совершенного проступка и обстоятельствам, при которых он был совершен.

Бухгалтер на страже сроков

Если в вашей компании со сроками представления «первички» неблагополучно, рекомендуем в бухгалтерии завести журнал регистрации поступающих документов наподобие того, в котором регистрируют входящую корреспонденцию.

В журнале фиксируют сведения о сотруднике, представившем документ, а также сроках представления — фактическом и предусмотренном графиком документооборота.

Каждая запись в нем подтверждается двумя подписями — работника, сдавшего документ, и бухгалтера, данный документ принявшего.

А теперь предположим, что за каждый день просрочки предусмотрено лишение премии в размере 100 рублей.
И это условие закреплено в положении о премировании.

К тому же порядок обмена документами можно закрепить в договоре. Причина задержки бумаг в плотном рабочем графике коллеги? Согласуйте с ним приемлемое время представления документов. Лучше пойти на компромисс и немного удлинить срок сдачи, чтобы он стал комфортным для работника.

Когда заранее понятно, что сотрудник не успеет уложиться в установленный период, толку от таких правил будет мало.Совет № 3

Включите в Положение о премировании пункт о санкциях за опоздание с первичкой

Еще один способ, который поможет дисциплинировать сотрудников, вечно опаздывающих с первичкой, это наказание рублем. Решать вопрос о необходимости материальной ответственности за бумаги нужно с руководством.

Компания не вправе наказать сотрудника за задержку первички штрафом. Такое дисциплинарное взыскание с точки зрения Трудового кодекса будет незаконным.

Поэтому такая форма оптимальна для небольших организаций.

График документооборота (по формам документов) может выглядеть так.

Наименование документа Количество экземпляров Создание документа Представление документа Ответственный за обработку документа Срок хранения Место хранения Кто отвечает за создание и оформление Кто утверждает (визирует, подписывает) Кто Кому В какой срок Платежное поручение 1 Старший бухгалтер Руководитель, главный бухгалтер Старший бухгалтер Операционист банка Ежедневно, не позднее 15.00 Старший бухгалтер 5 лет с 1 января года, следующего за годом составления До окончания календарного года — каб. 301, далее — каб.
Включены в цену продукта; продается отдельно, счет-фактура будет отдельным предметом; вернуть в течение 60 дней с даты получения товара. Подтверждение принятой формы маркетинговых пакетов с получателем содержится в «Подтверждении заказа», выданном Поставщиком, или в письменном контракте между Поставщиком и Получателем.

Директор может отказаться издавать приказ. Чтобы его убедить, можно использовать такой аргумент.
Из-за позднего получения первички бухгалтерии приходится корректировать уже сданную отчетность. Это может привести к доплате налога с пенями и штрафам. То есть компания теряет деньги.

Образец приказа о предоставлении документов:

В случае возвратной упаковки вместе с документом доставки получатель получит квитанцию ​​для возвратных пакетов: «Денежная выдача».

Для успешного внедрения нововведений:

  • (или) внесите изменения в должностные инструкции сотрудников: дайте ссылку на график документооборота, пропишите в обязанностях соблюдение сроков представления документов. Например, должностная инструкция кладовщика после внесения изменений может выглядеть так (изменения выделены курсивом).

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ Кладовщика

2. Должностные обязанности: — принимает материальные ценности; — проверяет соответствие принимаемых на хранение материалов сопроводительным документам; — составляет документы в соответствии с графиком документооборота на прием и списание материалов; — ведет учет наличия материалов на складе и ведение отчетной документации по их движению; — участвует в проведении инвентаризаций.

Источник: https://juristmsk.com/pamyatka-sotrudnikam-o-predostavlenii-dokumentov-v-buhgalteriyu/

Как упростить работу с первичными документами

Памятка сотрудникам о предоставлении документов в бухгалтерию

Традиционно бумаги передаются из рук в руки, часто с опозданиями, порой теряются.

Если в игру вступают курьер или «Почта России», повышаются финансовые и временные издержки, приходится тратить время на звонки и напоминания, а передача документов все равно откладывается до последнего момента.

В итоге бухгалтеру, особенно удаленному, чтобы получить документы от директора и менеджеров вовремя и в полном объеме, нужно приложить немало усилий.

«Гаджетный» директор не беспокоит бухгалтера в неурочное время, даже если договорился о сделке с клиентом в субботу и не готов ждать до утра понедельника, чтобы выставить счет. Такой директор сам выставляет счета, делает акты, может посмотреть выписку банка.

Чтобы стимулировать сотрудников передавать документы вовремя, объясните директору важность своевременного получения первички для корректного учета и отчетности.

Это позволит избежать штрафов и претензий от налоговой, а еще получать все вычеты по НДС и не нести финансовых потерь. Согласуйте с руководителем санкции для менеджеров, которые передают первичку с опозданием.

Например, закрепите в локальном нормативном акте сроки передачи первички, от соблюдения которых будет зависеть премиальная часть зарплаты сотрудников.

Чтобы оперативно заводить документы в учет, можно принимать сканы документов. Главное договориться о едином канале их передачи — электронной почте или мессенджере, чтобы избежать путаницы и потерь.

— В нашем сервисе есть чат для общения с клиентом, и директора передают сканы прямо через чат. Бухгалтеру удобно отслеживать документы в этом канале, — рассказывает Татьяна Евдокимова, эксперт веб-сервиса Контур.Бухгалтерия.

Правда, при работе со сканами остается проблема с получением оригиналов по привычным каналам и появляется риск дублирования документов.

Поэтому можно перейти на следующий уровень — и начать работать с электронными юридически значимыми документами в бухгалтерской программе или сервисе.

Это позволит оперативно отправлять и получать документы от поставщиков и покупателей, распознавать сканы накладных, автоматически загружать банковскую выписку.

— Электронный документооборот — это отличный способ своевременно получать большую часть первички, — считает Татьяна Скуратова, руководитель консалтинговой группы «Бизнес Онлайн». — Мы стараемся максимально подключить клиентам эту возможность, тем более что она включена в тарифы Контур.Бухгалтерии у всех наших клиентов. Нужно сделать только пару кликов, чтобы настроить.

А еще можно дать ограниченный доступ директору и сотрудникам к бухгалтерской программе или сервису, чтобы они ничего не испортили в учете, но в то же время могли в любое время выставлять счета и заводить накладные, делать сверки расчетов и владеть информацией по дебиторке. И тогда не придется «трясти» с них документы в конце месяца.

Выставление счетов в неурочное время

Предоставить директору возможность формировать документы, от которых зависит скорость оплат и сделок, — значит решить еще одну проблему. Собственники малого бизнеса часто очень щепетильны в вопросах сроков подготовки такой первички.

Если директор договорился о сделке с клиентом в субботу, он не готов ждать до утра понедельника, чтобы выставить счет, ведь от этого зависит оплата.

Такие руководители часто требуют не только от аутсорсеров, но и от штатных бухгалтеров формировать первичку в кратчайшие сроки независимо от дня недели и времени суток. Когда директор может это сделать сам, он реже беспокоит бухгалтера.

— Наш основной клиент — это «гаджетный» директор, который вовлечен в бухгалтерию. Он сам выставляет счета, делает акты, может посмотреть выписку банка, — рассказывает Светлана Шевелева, директор бухгалтерской фирмы ООО «Контакт».

— Как показала практика, наиболее успешные и долгосрочные отношения выстраиваются тогда, когда директор и сам работает в бухгалтерии, и одновременно может контролировать работу бухгалтера.

Он воспринимает это как неотъемлемую часть сервиса в бухгалтерском аутсорсе, прозрачность и доступность того, что мы делаем.

Порой предприниматели опасаются переходить на цифровой документооборот. Работать с бумагами им привычнее. Вот несколько аргументов, которые помогут вам убедить директоров.

  1. Оригиналы документов должны храниться в надежном месте — в офисе директора, который по закону отвечает за предоставление первички налоговикам.
  2. Право выставлять счета и заводить документы дает директору независимость от занятости бухгалтера и позволяет оперативно получать оплаты от клиентов.
  3. Самостоятельное заведение в бухгалтерскую программу части документов — это основание для снижения платы за обслуживание (и это существенный плюс для микро- и малого бизнеса, ресурсы которого весьма ограничены).
  4. Технологичные формы взаимодействия имеют цель — обезопасить директора от претензий и штрафов налоговиков, а также снизить налоговую нагрузку (корректные вычеты по НДС).

Заведение первичных документов в учет

«Ручная» обработка первички — кропотливое и утомительное занятие, которое съедает львиную долю рабочего времени.

Приходится в каждом документе проверять, все ли реквизиты и подписи проставлены, отвечает ли он требованиям закона. И это все равно не исключает ошибок.

Чтобы минимизировать рутинную работу, нужно максимально автоматизировать эти процессы, оставив за собой только контроль и решение более сложных задач.

Так, интеграция бухгалтерской программы с банком позволяет автоматизировать разнесение банковской выписки, быстро формировать платежки и отправлять их в интернет-банк, где клиенту останется их только подписать. Вместо того чтобы усердно переносить данные, бухгалтеру достаточно лишь контролировать правильность заполнения строк и делать проводки.

Объясните коллегам важность своевременного получения первички для ведения учета и отчетности. Пропишите санкции для менеджеров, которые передают первичку с опозданием. Договоритесь о едином канале передачи сканов, чтобы оперативно заводить документы в учет.

Чтобы быстро заводить документы, можно также использовать систему распознавания сканов накладных в бухгалтерских программах. Она сама определяет номенклатуру, количество, цену товаров, а при сомнении в правильности распознавания обратит на это ваше внимание.

Чтобы сэкономить время, которое тратится на ввод данных или устранение ошибок распознавания сканов, переходите на электронные юридически значимые документы. Они вводятся в учет в несколько кликов.

Ошибки, возникающие при «ручной» обработке первички, а также расхождения при налоговой сверке с контрагентом при работе с ЭДО исключены.

Ведь все работают с одним и тем же документом, подписанный экземпляр которого изменить нельзя.

Хранение и систематизация первички

Для хранения бумаг приходится выделять офисные площади, закупать стеллажи и папки. Это влечет дополнительные расходы на аренду и оборудование. Также нужно следить за полнотой первички, а документы располагать в удобной системе, чтобы в случае налоговой проверки не возникло проблем с поиском и предоставлением большого объема бумаг.

Штатному бухгалтеру придется заниматься бумажным архивом самостоятельно, а удаленные специалисты могут перепоручить эту задачу клиенту и принимать от него сканы первички или электронные документы.

— Поясните клиенту, что первичка — это ЕГО документы, — советует Елена Спирова, финансовый директор аутсорсинговой компании ООО АК «ЮрфинэкС». — Ответственность за их наличие и сохранность всегда несет директор, и отдавать оригиналы кому-нибудь (даже если это прописано в договоре) не совсем верно.

Составьте для директора инструкцию по хранению первички в его офисе. Убедите его, что в этом случае оригиналы не потеряются, как это могло бы случиться, например, при прекращении сотрудничества с удаленным бухгалтером.

— В случае утери документов клиент может компенсировать свой коммерческий риск в том размере, в котором он будет прописан в договоре, — продолжает Елена Спирова. — При этом клиент не освобожден от обязанности восстановить первичку. Последствия могут быть значительно большими, чем компенсация от фирмы за утерю документов.

Чтобы сэкономить время, деньги и офисную площадь, переносите архив в цифровой мир. От бумажных документов можно отказаться полностью или частично.

Современные сервисы систематизируют размещение сканов и электронных документов в электронном архиве. Это существенно облегчает хранение и поиск первички. Можете прикрепить скан к заведенному электронному документу, а потом легко найти его при налоговой проверке. В списках бухгалтерского сервиса легче следить за недостающей первичкой, закрытием сделок, оплатами и документами по ним.

— Файлохранилище в Контур.Бухгалтерии позволяет отражать все файлы, которые были переданы бухгалтеру, и помечать обработанные, а недостающие документы видеть в списках операций, — рассказывает Татьяна Евдокимова.

Вам также могут быть интересны другие статьи:

Источник: https://kontur.ru/articles/5239

Приказ об установлении сроков предоставления в бухгалтерию первичных документов и отчетности ответственными работниками структурных подразделений организации

Памятка сотрудникам о предоставлении документов в бухгалтерию

Образец приказа о предоставлении документов в бухгалтерию Документы в бухгалтерию попадают из всех подразделений компании.

Чтобы бумаги отдавали вовремя, организация обычно разрабатывает график документооборота. Но даже если этот регламент утвержден, сроки соблюдают далеко не все службы. В конце года в режиме аврала собрать первичку непросто.

Поможет в этом специальный приказ Образец приказа о предоставлении документов вы найдете ниже Пожалуйста, предоставьте следующую информацию в своем заказе.

Приказ также может быть подтвержден путем подписания соглашения между сторонами.

. В «Подтверждении заказа» указаны условия и условия, в которых был принят заказ, например, товар, цена, время доставки, форма упаковки, форма оплаты, способ оплаты, транспорт, место получения, или путем подписания договора между Поставщиком и Клиентом.

Перед тем, как поднять товар, вы должны предоставить в письменной форме квитанцию ​​о получении товара, в место, указанное в «Подтверждении заказа» или в договоре между сторонами.

Счет на полученные товары будет отправлен Получателю в бумажной форме по почте или в электронной форме, если будет подписано отдельное соглашение по этому вопросу.

В первую очередь в документе надо перечислить первичку, которую работники не представили в срок, графиком. А также установить крайний срок, когда надо передать бумаги. В приказе можно перечислить меры, которые будут применяться к нарушителям сроков, — выговор или снижение части премии.

С приказом надо ознакомить подразделений. А они сообщат о новом порядке сотрудникам.

Срок оплаты рассчитывается с даты получения счета. Виды упаковок товаров, предлагаемых Поставщиком. Рыхлые, загруженные на самосвалах или танкерах; в больших пакетах на европоддонах или без поддонов; в бумажных мешках на европоддонах.

Включены в цену продукта; продается отдельно, счет-фактура будет отдельным предметом; вернуть в течение 60 дней с даты получения товара. Подтверждение принятой формы маркетинговых пакетов с получателем

Приказ об установлении сроков сдачи отчетности

Сбор первичных документов – непростое дело для главбуха. Особенно в конце года. Добиться, чтобы с первичкой было все в порядке, поможет особый приказ. Чтобы бумаги отдавали вовремя, организация обычно разрабатывает график документооборота. Директор может отказаться издавать приказ.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Сроки сдачи отчетности

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

  • Приказ об установлении сроков отчетности подотчетными лицами
  • Приказ об установлении лимита остатка кассы
  • Приказ о предоставлении нарядов и табелей
  • Как заставить сотрудников сдавать «первичку» вовремя
  • Добиться сдачи первичных документов в бухгалтерию поможет специальный приказ
  • Приказ на установление лимита кассы
  • Приказ об установлении лимита кассы
  • Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию»

Приказ об установлении лимита остатка кассы

Настоящую форму можно распечатать из редактора MS Word в режиме разметки страниц , где настройка параметров просмотра и печати устанавливается автоматически. Для перехода в MS Word нажмите кнопку. Об установлении сроков отчетности подотчетными лицами.

Документы как создаются внутри организации, так и поступают извне. Мы расскажем, как организовать документооборот, чтобы документы попадали в бухгалтерию вовремя.

Как правильно составить расписку о передаче денег. Расчет лимита остатка кассы на год. Расходный кассовый ордер: образец заполнения. Лимит остатка кассы.

Как заставить сотрудников сдавать «первичку» вовремя

П Р И К А З о предоставлении бригадных нарядов, табелей учета рабочего времени, отчета о расходе материалов форма М В срок до 05 числа месяца, следующего за отчетным, производителям работ, ответственным за ведение табеля учета рабочего времени и выполняемых работ, предоставлять в отдел кадров и бухгалтерию: бригадные наряды, табели учета рабочего времени. Ответственные — руководители подразделений, производители работ. Срок — постоянно. В срок до 05 числа месяца, следующего за отчетным, производителям работ и другим материально ответственным лицам предоставлять в бухгалтерию отчеты о расходе материалов форма М

Захарова: Украине было предложено вернуть не только моряков, но и корабли Большинство россиян собираются работать на пенсии Локализация зарубежных разработчиков ПО в России создает риски для отечественных продуктов Опрос: заработная плата — ключевой критерий в выборе работодателя Путин: государство будет развивать систему социальных гарантий для правоохранителей и военных.

Рассчитывает его компания самостоятельно. Лимит надо утвердить приказом руководителя. При его расчете надо учесть выручку или сумму сданных денег конкретного обособленного офиса.

Источник: https://FondBiz.ru/dokumenty/polozhenie-o-dokumentah-i-dokumentooborote.html

Ваш юрист
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: